人事檔案管理的特點(diǎn)及改進(jìn)措施

雷明秋

人事檔案是人事管理的一項(xiàng)重要工作，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

新時期人事檔案管理特點(diǎn)

人事檔案管理具有較強(qiáng)的社會性。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動。新型的人事管理制度，如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理成為一種社會化的活動。作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只負(fù)責(zé)收集、管理本單位人事檔案。市場經(jīng)濟(jì)條件下建立了具有較強(qiáng)社會性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會，其服務(wù)對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員，為其提供人事檔案管理服務(wù)，因而更具有社會性。

人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供往往由各單位人事機(jī)構(gòu)行使，由于人事檔案來源單一，僅限于本單位人員，內(nèi)容也相對簡單。社會化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，加上每類人員身份不同，集中起來顯得更復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也顯得各具特色。

利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會的進(jìn)步需要不斷引進(jìn)各類人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都會涉及到人事檔案問題。利用者類型、使用用途的多樣性，導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不再局限于單位組織部門使用，而是延伸到許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，這樣就呈現(xiàn)出需求的多樣性。

加強(qiáng)人事檔案管理的措施

加大宣傳培訓(xùn)力度，重視人事檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案管理工作。要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《保密法》《人事檔案管理工作細(xì)則》《檔案工作條例》《任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計(jì)算機(jī)操作，并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)。通過培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。同時，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。

建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中必須建立更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確、裝訂整齊；在傳遞或轉(zhuǎn)移檔案過程中要做到按章辦事，確保檔案材料安全；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。

提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高其思想認(rèn)識和政治水平。其次，要保持和維護(hù)固定的企業(yè)人事檔案管理人員。檔案管理工作的熟練源自于長期經(jīng)驗(yàn)的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。

結(jié)語

人事檔案一直都是人的學(xué)習(xí)、工作、生活軌跡的體現(xiàn)，應(yīng)該受到整個社會的重視，當(dāng)然就少不了科學(xué)的人事檔案管理手段、安全的檔案管理設(shè)備以及便捷的檔案管理流程。關(guān)于人事檔案管理的改善工作還需要走很長很長一段路，這不但是檔案管理部門需要考慮的問題，也是整個社會需要深思的問題。