企業(yè)檔案部門競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)價(jià)值開發(fā)

楊銘鑫

【摘要】競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)價(jià)值的開發(fā)可以幫助企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中知己知彼，輔助企業(yè)管理者進(jìn)行決策，更好地制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。本文從競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的概念和特征著手，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案部門競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)開發(fā)的必要性分析，提出了企業(yè)檔案部門的相關(guān)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)

伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)對(duì)信息的普遍重視，電子政務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)檔案館中逐步普及，我國(guó)企業(yè)檔案工作所面臨的環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。企業(yè)檔案部門除了履行基本的保管職能，維護(hù)企業(yè)檔案的憑證價(jià)值外，更為重要的工作應(yīng)該是“運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和管理方法，通過(guò)資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。”企業(yè)檔案部門提供競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)服務(wù)是檔案信息資源開發(fā)的一種重要形式，是企業(yè)檔案價(jià)值增值的一種有效實(shí)現(xiàn)形式。

一、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的概念和特征

（一）競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)（CI， Competitive Intelligence）的基本概念。圖書檔案學(xué)界對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)提出了許多種不同的概念，但是在本篇文章中，筆者將引用由SCIP（Society for Competitive Intelligence Professionals）在其網(wǎng)站上提出的概念。他們認(rèn)為競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)是用于對(duì)可能影響企業(yè)計(jì)劃、決策和運(yùn)營(yíng)的外部信息進(jìn)行收集、分析和管理的一個(gè)系統(tǒng)或道德規(guī)范。即競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)是通過(guò)對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境更為明確的倫理理解，來(lái)提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，就是企業(yè)通過(guò)使用其他數(shù)據(jù)庫(kù)、開放的資源以及倫理調(diào)查，對(duì)商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的能力、弱點(diǎn)和意圖等信息進(jìn)行的合法收集和分析。

（二）競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的特征。1.對(duì)抗性。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)產(chǎn)生于市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，本身具有明顯的目的和目標(biāo)，一方面是對(duì)企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行分析總結(jié)，為企業(yè)決策提供智力支持；另一方面更為重要的是根據(jù)所搜集到的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息，分析得出情報(bào)研究。因此，從這一角度分析，可以發(fā)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的根本目的是通過(guò)戰(zhàn)勝競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手達(dá)到為本企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益服務(wù)，具有強(qiáng)烈的對(duì)抗性質(zhì)。2.時(shí)效性。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)具有極強(qiáng)的時(shí)效性，一條及時(shí)的情報(bào)甚至可以幫助一個(gè)瀕臨倒閉的企業(yè)絕處逢源；而一條過(guò)時(shí)的信息則可能毫無(wú)意義，甚至使企業(yè)喪失發(fā)展良機(jī)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)外部環(huán)境變化莫測(cè)，企業(yè)只有通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)外部信息保持動(dòng)態(tài)跟蹤，才能在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中立足并保持自己的優(yōu)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)地位。3.保密性。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)是決定競(jìng)爭(zhēng)主體能否在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中克敵制勝的關(guān)鍵因素，它的獲取往往需要在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手不知道、不協(xié)助，甚至是反對(duì)的情況下進(jìn)行，否則不易成功。因此，嚴(yán)格的保密性是競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的重要特征。對(duì)于企業(yè)檔案部門來(lái)說(shuō)，由于部分檔案涉及到企業(yè)的核心機(jī)密和技術(shù)，因此嚴(yán)格的保密性也是企業(yè)檔案的重要特征。

二、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)價(jià)值開發(fā)的必要性分析

企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案具體應(yīng)該包括三方面的具體內(nèi)容，即競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手檔案、競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境檔案以及企業(yè)自身素質(zhì)檔案。因而檔案部門對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的開發(fā)利用具有以下三方面的必要性。

（一）有利于使企業(yè)隱性知識(shí)顯性化。二十世紀(jì)六十年代，邁克爾·波蘭尼首次將知識(shí)分為顯性和隱形兩個(gè)側(cè)面。在知識(shí)管理中，顯性知識(shí)通常是指能夠被直觀地表達(dá)和理解的有物質(zhì)載體的編碼化知識(shí)；而隱性知識(shí)一般存在于人腦或組織的結(jié)構(gòu)和文化中，是難以被記錄或表述的。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理就是要開發(fā)和應(yīng)用顯性知識(shí)，同時(shí)發(fā)掘隱性知識(shí)，促進(jìn)隱形知識(shí)顯性化的循環(huán)運(yùn)動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)可以被看作是組織用來(lái)改善與公司運(yùn)營(yíng)環(huán)境相關(guān)的競(jìng)爭(zhēng)問題的知識(shí)策略。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的開發(fā)即是以文件的形式將員工所了解的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)信息表現(xiàn)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)這些隱性信息的可視化，使其成為企業(yè)知識(shí)管理的一部分。

（二）有利于支持企業(yè)戰(zhàn)略決策。過(guò)去，我國(guó)很多企業(yè)由于對(duì)檔案工作和競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)缺乏重視，在決策時(shí)沒有得到足夠的信息知識(shí)，在很多情況下采用的是高層決策者“拍腦袋”的方式制定決策，這十分容易形成錯(cuò)誤的決策，給企業(yè)本身帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。此外，很多企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作缺乏連續(xù)性，做不到信息跟蹤的及時(shí)有效，使得企業(yè)無(wú)法洞察自身所面臨的威脅和機(jī)遇，失去持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而建立競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)則是通過(guò)每天系統(tǒng)地收集情報(bào)信息，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行歸檔，幫助企業(yè)管理者充分了解行業(yè)內(nèi)部信息和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的相關(guān)動(dòng)態(tài)以及企業(yè)自身的優(yōu)劣勢(shì)分析，為企業(yè)正確的戰(zhàn)略決策提供充足的信息保障，而這也是企業(yè)開展情報(bào)活動(dòng)的目的所在。一些企業(yè)在經(jīng)濟(jì)方面取得的成功已經(jīng)十分清楚地說(shuō)明競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的重要作用。美國(guó)咨詢公司PWC（Price waterhouse coopers）在2002年的一項(xiàng)研究就曾表明高層管理者對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)重視的企業(yè)比管理者沒有評(píng)估對(duì)手競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的公司盈利高出20%。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)逐漸成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)提高的一個(gè)至關(guān)重要的因素。顯然，當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜性要求高層管理者對(duì)信息和知識(shí)提供更多的信息和知識(shí)給予更多的關(guān)注。

（三）有利于為企業(yè)提供危機(jī)預(yù)警，提高企業(yè)學(xué)習(xí)能力。“危機(jī)預(yù)警是通過(guò)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的連續(xù)和實(shí)時(shí)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)中潛在的威脅或機(jī)遇，為企業(yè)制定應(yīng)對(duì)策略贏得更多的時(shí)間，從而使企業(yè)避免遭受突然襲擊或坐失良機(jī)?！碑?dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，企業(yè)隨時(shí)都有可能遭遇到各種各樣的危機(jī)，例如自然災(zāi)害、政治法律相關(guān)政策的變化等。但是通過(guò)企業(yè)檔案競(jìng)爭(zhēng)系統(tǒng)的建立，可以幫助企業(yè)提前發(fā)現(xiàn)、分析可能出現(xiàn)的各種變化，及時(shí)作出積極正確的反應(yīng)，采取相應(yīng)的措施。

三、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)價(jià)值開發(fā)對(duì)策——建立競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案

（一）深入了解企業(yè)信息需求，開展檔案編研工作。企業(yè)檔案編研，是以特定的題目為線索，通過(guò)對(duì)相關(guān)企業(yè)檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業(yè)文獻(xiàn)，從而滿足各項(xiàng)實(shí)際需要的工作。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案編研的實(shí)質(zhì)就是把企業(yè)檔案信息進(jìn)行再加工和再利用，有效地將所掌握的一次信息、二次信息經(jīng)加工后與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求結(jié)合起來(lái)，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展建設(shè)。檔案部門通過(guò)與其他部門人員相配合，明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，以提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力作為競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案編研選題的切入點(diǎn)，通過(guò)對(duì)檔案部門所搜集的大量競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案進(jìn)行分類匯總、整理研究，形成直觀生動(dòng)的專題檔案材料。endprint

（二）推進(jìn)企業(yè)檔案部門的信息化建設(shè)。當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，因此傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體依靠人工力量的檔案工作方式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)檔案部門對(duì)檔案競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)開發(fā)的需要。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案的時(shí)效性也決定了企業(yè)檔案部門需要通過(guò)建立信息化平臺(tái)，及時(shí)有效地為企業(yè)決策服務(wù)。與此同時(shí)，企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)能力檔案作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的檔案的重要組成部分，產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部。企業(yè)檔案部門可以利用企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)將企業(yè)職工通過(guò)各種渠道所掌握的情報(bào)信息匯集起來(lái)，形成情報(bào)檔案，建立企業(yè)自身的內(nèi)部情報(bào)信息網(wǎng)絡(luò)。

（三）建立與企業(yè)其他部門協(xié)同工作機(jī)制，強(qiáng)化全體員工競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)意識(shí)。企業(yè)檔案部門建立競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案的主要目的是為了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作提供檔案依據(jù)和服務(wù)，若想開發(fā)出能夠服務(wù)于企業(yè)決策的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案，必須要與企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門建立良好的合作關(guān)系，特別是戰(zhàn)略規(guī)劃部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門，以提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力為共同目標(biāo)，協(xié)同合作。例如通過(guò)建立具體的合作工作制度和機(jī)制，以相關(guān)的工作條例來(lái)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各部門在競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案建設(shè)過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作還是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需長(zhǎng)期持續(xù)學(xué)習(xí)，例如通過(guò)邀請(qǐng)相關(guān)專家前來(lái)開展專題講座、推薦部分員工參加專業(yè)培訓(xùn)等等。

（四）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案作為一項(xiàng)新生事物，其發(fā)展必然受到傳統(tǒng)勢(shì)力和工作制度的阻礙，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案部門開展競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案工作的重要保障。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案建立工作是一個(gè)需要各方力量配合的復(fù)雜工作，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作予以重視，才能為企業(yè)檔案部門配備專業(yè)的信息化設(shè)備和人員，才能幫助檔案部門完善過(guò)去不健全的工作制度，才能建立全體員工的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)意識(shí)，從而保證企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案工作的順利推進(jìn)。

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