淺談公路部門實(shí)物檔案管理的問題及對(duì)策

覃瑩

【摘要】實(shí)物檔案是記載和展示公路部門在廣西交通事業(yè)發(fā)展中取得豐碩成果的重要載體，具有重要的歷史、宣傳價(jià)值，本文對(duì)廣西公路部門實(shí)物檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】實(shí)物檔案；規(guī)范管理；數(shù)字化

實(shí)物檔案是單位技術(shù)儲(chǔ)備和文化儲(chǔ)備的一種形式，它反映了單位在生產(chǎn)管理方面取得的豐碩成果，體現(xiàn)了單位在改革發(fā)展進(jìn)程中開拓進(jìn)取和蓬勃發(fā)展的良好局面。廣西公路管理局成立60多年來，經(jīng)過幾代公路人的不懈努力，廣西公路交通面貌發(fā)生了翻天覆地的變化。在公路事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，各級(jí)公路部門產(chǎn)生了大量的實(shí)物檔案，它們對(duì)于記錄養(yǎng)護(hù)、建設(shè)、路政、征費(fèi)、精神文明等工作各個(gè)階段的輝煌成績(jī)，具有重要的歷史價(jià)值和積極意義。但是在當(dāng)前公路部門的實(shí)物檔案管理中，仍存在著很多不規(guī)范的問題，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來說，將會(huì)對(duì)單位的發(fā)展造成一定影響，因此，需要采取對(duì)策加以解決。

一、 實(shí)物檔案的含義與歸檔范圍

根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)實(shí)物檔案整理規(guī)則（試行）》的規(guī)定，實(shí)物檔案是單位在其職能活動(dòng)中直接形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄。即本單位獲得的具有保存價(jià)值的各種證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等?；蚴潜締挝慌e辦或承辦重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。以及本單位在國(guó)內(nèi)外活動(dòng)中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。

二、檔案的管理及保護(hù)工作中存在的問題

廣西公路系統(tǒng)共19個(gè)處級(jí)單位、188個(gè)科級(jí)單位。從近年來的檔案實(shí)踐現(xiàn)狀來看，不少基層單位文書檔案管理有序、整理規(guī)范，但在實(shí)物檔案的管理上還存在存放無序、管理混亂等現(xiàn)象，與規(guī)范檔案管理要求相差較遠(yuǎn)。主要存在以下幾問題：

（一）對(duì)實(shí)物檔案認(rèn)識(shí)不足，重視不夠?；鶎訂挝黄毡橹匾暀n案文字檔案的收集整理，而忽視實(shí)物檔案的整理與保管。目前公路部門的檔案管理人員基本上都為兼職（如兼保密、信訪等工作），工作量較大，加之實(shí)物檔案種類、形態(tài)各異，整理、歸集起來有一定難度，導(dǎo)致很多單位實(shí)物檔案長(zhǎng)期處于無人管理的空白狀態(tài)，稍為重視些的單位則由工會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)各種榮譽(yù)檔案進(jìn)行保管，但由于缺乏相關(guān)的專業(yè)性導(dǎo)致管理并不規(guī)范。

（二）歸檔意識(shí)不強(qiáng)，實(shí)物檔案存放分散無序。有的單位認(rèn)為獲得的獎(jiǎng)杯、錦旗、牌匾是單位或科室獲得榮譽(yù)的象征，應(yīng)該加以宣傳，因此在獲得榮譽(yù)后沒有交檔案室統(tǒng)一歸檔，而是擺放在辦公室或會(huì)議室、辦公樓等顯要位置陳列。榮譽(yù)證書一般是個(gè)人的由個(gè)人或業(yè)務(wù)科室保管，需要利用時(shí)通常耗費(fèi)大量人力和時(shí)間進(jìn)行翻找。

（三）實(shí)物檔案管理硬件設(shè)施條件不足。當(dāng)前在基層單位中，保管意識(shí)強(qiáng)的單位會(huì)把實(shí)物檔案存放在專門成立的榮譽(yù)室。而受條件限制的單位往往是隨意存放在某個(gè)庫房?jī)?nèi)，或是擺放在辦公室柜子頂上、桌子上、墻角處，由于通風(fēng)、濕度、溫度沒有符合檔案管理的條件，時(shí)間一長(zhǎng)，往往造成實(shí)物檔案自然老化或因潮濕及粉塵侵蝕引起字跡脫落、生銹、發(fā)霉等。一旦人員工作變動(dòng)或辦公室搬遷，就會(huì)發(fā)生實(shí)物檔案丟失、遺忘或損壞，甚至有人把陳舊獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌當(dāng)作廢品賣掉的情況。

三、加強(qiáng)公路部門實(shí)物檔案管理的思路及對(duì)策

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)和規(guī)范化管理。目前廣西公路系統(tǒng)制定有《廣西壯族自治區(qū)公路管理局文件材料歸檔實(shí)施辦法》，對(duì)于行業(yè)文書檔案管理有著較強(qiáng)的實(shí)際指導(dǎo)作用。但對(duì)于實(shí)物檔案，尚無明確規(guī)范的要求。應(yīng)結(jié)合公路行業(yè)的特點(diǎn)和工作實(shí)際，在《廣西壯族自治區(qū)實(shí)物檔案整理規(guī)則（試行）》的基礎(chǔ)上，制定適應(yīng)公路行業(yè)檔案管理需要的實(shí)物檔案管理實(shí)施辦法。加強(qiáng)科學(xué)分類，明確規(guī)定實(shí)物檔案的歸檔要求、歸檔范圍和管理辦法，并把相關(guān)工作納入檔案管理工作的考核范圍。同時(shí)要加強(qiáng)實(shí)物檔案管理的宣傳教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大力宣傳實(shí)物檔案管理的重要性，增強(qiáng)廣大干部職工的歸檔意識(shí)和提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平。

（二）加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集歸檔。一是以編寫公路志或公路年鑒為契機(jī)，在全區(qū)公路系統(tǒng)范圍內(nèi)開展一次實(shí)物檔案專項(xiàng)整理歸檔工作。要求各級(jí)公路部門開展一次大清查工作，把歷年所獲得的各類榮譽(yù)的實(shí)物檔案進(jìn)行清點(diǎn)、分級(jí)、分類、登記入冊(cè)、存檔入庫等。以此奠定實(shí)物檔案管理的基礎(chǔ)。二是以平時(shí)業(yè)務(wù)檢查和年終檢查為手段，督促基層各單位規(guī)范實(shí)物檔案的日常管理，使實(shí)物檔案真正納入檔案管理的范圍，并形成長(zhǎng)效機(jī)制。三是加大投入，著力改善實(shí)物檔案的保管條件。創(chuàng)造條件建立專門的實(shí)物檔案保管庫房，配備適應(yīng)各類實(shí)物檔案保管的裝具，定期除塵和清潔，做好防蟲防蝕等技術(shù)保護(hù)。

（三）加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化及利用。檔案利用是檔案管理整個(gè)過程中最終環(huán)節(jié)。廣西公路系統(tǒng)榮獲的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)榮譽(yù)實(shí)物檔案，已經(jīng)在當(dāng)前的生產(chǎn)、編研、精神文明工作中起到重要的作用。但由于實(shí)物檔案體積大、不易存取，在需要查閱、展出時(shí)往往不夠方便，這就需要充分利用電子數(shù)字化時(shí)代的技術(shù)手段，將實(shí)物進(jìn)行拍照或掃描過后，將數(shù)字文件進(jìn)行編號(hào)保存，這不僅實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案和電子檔案同步，可以利用現(xiàn)代編輯手段制作成畫冊(cè)、PPT、視頻等，充分發(fā)揮其在企業(yè)文化中的宣傳展示作用，大大增加實(shí)物檔案的有效利用。

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