檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用

賈茹

【摘要】基礎管理工作作為檔案管理體系的關鍵，能夠在基礎環(huán)節(jié)實現數據信息處理的標準化，保證數據記錄、檢索的準確性，提高數據庫的使用效率，是實現現代檔案管理的重要方法。

【關鍵詞】標準化；檢索效率；人員素質

一、當前階段檔案管理基礎性工作的重要作用

檔案的基礎性管理工作是有效提升管理效率、加強管理工作專業(yè)性、實現現代化管理的重要前提。檔案基礎管理工作的意義主要體現在以下幾方面：

（一）對檔案工作進行標準化管理。檔案工作的基礎性管理可以有效提升管理體系的標準化，加強各環(huán)節(jié)的工作效率?，F代化檔案管理的標準化程度是對檔案管理水平進行評價的重要參考，其中，基礎性的管理工作主要包括對文字、照片等數據進行分類、歸檔、記錄。通過基礎工作對無用檔案進行管理，核實模糊的數據，剔除無用數據，并將檔案資料在全面分析的基礎上系統(tǒng)進行整合、分類，提升檔案管理流程的規(guī)范化程度，從而加強管理體系的運行效率，是當前階段檔案管理單位實現現代化管理的重要前提。明確的數據歸檔能夠在保證檔案處理、記錄完整性的同時，加快檔案數據的查找效率，完善檔案體系的建設?；A性的檔案管理工作是決定檔案管理標準化的根本要素。

（二）保證數據記錄、檢索的準確性。對復雜、龐大的數據進行系統(tǒng)性處理、記錄，將其輸入到檔案管理的系統(tǒng)中，并進行有效的歸類是檔案管理基礎性工作的重要內容，也是提升數據信息檢索效率的基礎。對數據進行檢索主要是通過網絡信息系統(tǒng)對關鍵詞進行搜索，檢索到相關信息?，F代化信息技術的廣泛應用使得檔案管理系統(tǒng)中逐步將過去的紙質數據信息錄入模式轉化為電子化數據輸入模式，將信息以電子數據的模式存儲在信息庫中，方便對信息的調用。而對數據進行有效檢索的基礎是準確信息錄入、合理的歸類管理，一旦這些基礎環(huán)節(jié)的某一部分出現問題，極有可能降低檔案檢索的準確性，影響檔案系統(tǒng)的運行。

（三）可以有效加強重點環(huán)節(jié)的管理效率。檔案管理按照不同的錄入、處理、歸檔、檢索等工作的類型不同，劃分為不同的管理體系，信息管理的輕重緩急程度也有所不同。通過基礎性管理工作將信息的重要程度進行劃分，對較為重要、期限緊張的檔案優(yōu)先進行處理，對不重要的數據信息在后期進行加工，能夠有效提升信息的利用率。與此同時，在檔案管理系統(tǒng)中對數據庫中的檢索功能進行優(yōu)化升級，提高重要信息的顯示位置，將其置于檢索結果的前端，能夠有效提升數據使用的效率，使得檔案信息的查找更加精確。

二、現代檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率的基本前提，為了更好地促進企業(yè)的管理基礎工作的正常運行，我們必須要加大力度做好檔案管理基礎工作，從而促進檔案管理領域的全面發(fā)展。

（一）對檔案管理基礎工作不夠重視。檔案信息里包含著單位員工的日常表現、平日功績及處罰等重要資料，對企業(yè)和員工來說都是至關重要的。各企業(yè)相關工作人員自然應當加強對檔案信息的基礎管理，負責任地對待每一份檔案，盡力避免檔案信息丟失等問題。

（二）檔案管理的不合理分類。一個企業(yè)的員工成百上千，企業(yè)需要管理的檔案信息自然也數不勝數，這就要求工作人員必須要提高檔案管理的效率。正確的分類存檔會大大提高檔案管理基礎工作的效率、為企業(yè)檔案的后期整理分類工作節(jié)省了大量的時間。

（三）檔案管理人員素質不高。隨著科技的發(fā)展，檔案管理對其工作人員的素質要求越來越高。各單位對檔案管理人員的選擇也存在著矛盾，年輕的檔案管理人員缺乏檔案管理工作經驗，年齡大的檔案管理人員對先進的管理知識不夠了解。如果單位檔案管理人員年齡整體偏高，久而久之，單位的檔案信息就達不到現代檔案管理的規(guī)范水平。

三、提升檔案管理基礎性工作效率的重要策略

（一）加強管理人員對檔案管理基礎性工作的重視程度。檔案的基礎性管理工作主要是對檔案信息進行管理，而信息數據檔案管理體系運行的基礎。為實現現代化的檔案管理，相關單位應提升管理人員對基礎性工作的重視程度，引進先進的檔案管理技術，實現對信息處理基礎環(huán)節(jié)的全方位管理。與此同時，職員應將對基礎工作的重要認知落實到實踐環(huán)節(jié)，做好日常工作，保證數據收集、處理的準確性、完整性。

（二）提升員工的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。檔案基礎管理員工的專業(yè)化水平是實現現代化檔案管理的基礎，然而，由于當前階段檔案管理的專業(yè)型人才儲備不足，管理工作的結構不合理，影響了基礎管理工作的順利開展。為此檔案管理單位應合理改善工作結構，適當引入年輕的管理人員，提升管理階層的活力；為工作人員提供短期培訓項目，提升員工的專業(yè)化信息檔案管理水平等。

（三）加強檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級。數字信息的快速發(fā)展，電子化的檔案管理模式逐步被更廣泛地適用于基礎管理領域。信息化系統(tǒng)需要根據現代化技術的發(fā)展與管理的實際需求不斷進行優(yōu)化升級，才能保證基礎管理工作的高效、準確。完善檔案的管理系統(tǒng)，首先應對數據的檢索功能進行強化，對檢索信息進行科學的羅列。其次，應加強分類功能的建設，按照不同的標準對基礎數據進行詳細的歸類，提升信息檔案的利用率。

四、結語

針對當前階段基礎管理工作中存在的問題，相關單位應提升管理階層的專業(yè)化技能水平，加強對先進管理技術的引進，以期為檔案管理行業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供充足的保障。

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