提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

李峰

【摘要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)體制改革的深入進(jìn)行，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理急需與時(shí)俱進(jìn)，因此，其未來的發(fā)展趨勢(shì)必然是檔案管理信息化建設(shè)。本文主要以現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題為切入點(diǎn)，并根據(jù)實(shí)際情況提出提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法

我國(guó)事業(yè)單位隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn)得到一定程度的發(fā)展，面對(duì)逐漸增多的檔案，迫切需要提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。事業(yè)單位的檔案與其人才培養(yǎng)、領(lǐng)導(dǎo)決策、員工考核等有著密切的關(guān)系。近些年來，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，新技術(shù)、新設(shè)備的出現(xiàn)和應(yīng)用，為我國(guó)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化、技術(shù)化的檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

（一）我國(guó)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有足夠重視檔案管理工作。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有重視檔案管理工作，這就直接導(dǎo)致檔案管理制度存在諸多的漏洞，單純地認(rèn)為事業(yè)單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容就是引進(jìn)人才和培養(yǎng)人才，與檔案管理無較大干系，由檔案管理人員專門負(fù)責(zé)單位的檔案管理工作，并沒有足夠重視檔案管理工作與其他各個(gè)部門、各個(gè)員工之間的密切聯(lián)系。實(shí)際上，每一個(gè)員工自身的利益如何在很大程度上可以從檔案管理方面體現(xiàn)出來，甚至關(guān)系到國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度，因此，我國(guó)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要足夠重視檔案管理工作，盡可能為國(guó)家創(chuàng)造更多價(jià)值，為員工爭(zhēng)取更多利益。

（二）我國(guó)事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員。目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作效率遲遲提不上去，與缺乏專業(yè)的檔案管理人員有一定的關(guān)系。大多數(shù)從事事業(yè)單位檔案管理工作的人員并沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，再加上年齡較大，接受新鮮事物的能力有限，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中難以滿足崗位的實(shí)際需求。再加上領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視檔案管理工作，這就會(huì)在一定程度上影響檔案管理工作人員的工作態(tài)度，不嚴(yán)謹(jǐn)、不認(rèn)真、沒有耐心、沒有責(zé)任心，這樣檔案管理人員就無法在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)存在于檔案管理工作中的漏洞，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位所起到的作用也將大打折扣。因此，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，首當(dāng)其沖的就是要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行提供人才支持。

（三）我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足?，F(xiàn)如今，在各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)都得到了空前的普及，但是在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理方面，其網(wǎng)絡(luò)化、信息化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的方式來管理重要檔案，需要注意的是，紙質(zhì)檔案有諸多的缺陷，若遇到潮濕天氣，紙質(zhì)檔案很容易被損壞，而且一旦破損，修復(fù)難度比較大，極容易造成重要檔案、信息的流失。此外，紙質(zhì)檔案不利于信息的快速查找。因此，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該打破傳統(tǒng)管理方式的束縛，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，一方面便于信息的查找和使用；另一方面也可以在一定程度上保障事業(yè)單位的檔案信息安全。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，是傳統(tǒng)檔案管理所無法媲美的。

（一）有利于永久保存檔案信息。紙質(zhì)檔案一旦遇到潮濕天氣，會(huì)破損、發(fā)霉，不利于管理，很容易造成信息流失，在這種情況下提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，可以在電子磁盤中儲(chǔ)存檔案或備份檔案，一方面起到了節(jié)省存儲(chǔ)空間的作用；另一方面免除了紙質(zhì)檔案受天氣影響的弊端，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存。

（二）有利于更便捷地查找檔案信息。傳統(tǒng)檔案管理，不僅工作量較大，而且其所涉及到的查詢程序也比較繁瑣、比較復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)之后，可以根據(jù)關(guān)鍵詞搜索出相關(guān)的檔案信息，簡(jiǎn)化檔案信息的查詢程序，節(jié)約人力物力，并且不會(huì)影響其他檔案管理工作的有序進(jìn)行。此外，提高事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，可以極大地降低其受外界環(huán)境影響的程度，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可以查詢檔案信息。

三、提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法策略

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要重視檔案管理的信息化建設(shè)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要重視檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，并將其作為重點(diǎn)內(nèi)容來抓。首先，選擇一個(gè)相對(duì)隱蔽、安全的地方作為檔案管理的辦公室，并加固門窗、房門等，這樣在外部環(huán)境方面就增強(qiáng)了檔案管理信息的安全程度。其次，指派專門的人負(fù)責(zé)檔案管理，未經(jīng)允許任何人不得私自進(jìn)入檔案管理辦公室，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)入，并要做好相關(guān)登記。最后，針對(duì)檔案管理工作人員，要開展定期的培訓(xùn)工作，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)檔案管理工作的崗位需求。

（二）將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合。我國(guó)部分事業(yè)單位依然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法來進(jìn)行一系列的檔案管理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案管理工作的信息化建設(shè)，顯然不切實(shí)際，因此，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化進(jìn)行有效結(jié)合，有步驟、有層次地推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。此外，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該要注意更新其管理手段、豐富管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的檔案管理信息化方法，從而有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

（三）建立健全檔案管理制度。正所謂無規(guī)矩不成方圓，要想檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，就需要制定切實(shí)可行的檔案管理制度。事業(yè)單位立足于本單位的實(shí)際情況制定合理的檔案管理制度，并充分發(fā)揮其對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)作用，可以將檔案管理信息化的內(nèi)容作為一個(gè)指標(biāo)，為員工的職稱評(píng)定、績(jī)效考核、責(zé)任追究等提供依據(jù)，這樣就將員工工作的積極性和主動(dòng)性充分調(diào)動(dòng)起來，在對(duì)待檔案管理工作時(shí)也更有耐心，更認(rèn)真，為順利實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加快檔案信息化技術(shù)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化。在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，充分有效地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以在一定程度上提高其檔案管理信息化水平。此外，檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)電子檔案，制定合理的管理辦法，為檔案管理工作打造實(shí)施平臺(tái)。同時(shí)，部分檔案，如錄音檔案、視頻檔案，可以進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，推進(jìn)建設(shè)檔案信息資源的進(jìn)程。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要，其與領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才考核等有著密切的關(guān)系，只有不斷地推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠滿足員工的物質(zhì)需求，同時(shí)創(chuàng)造更多的社會(huì)財(cái)富，為促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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