新時期人事檔案管理信息化建設研究

陳祖莉

【摘要】人事檔案信息是一個寶貴的資源，對新時期狀態(tài)下的人才發(fā)展以及招納有著重要作用，為響應新時期社會發(fā)展的要求，加強人事檔案信息化建設是一項重要任務，本文就此展開探討。

【關鍵詞】新時期；人事檔案；信息化建設；研究

人事檔案管理的工作內容就是將機關事業(yè)單位的個人信息進行收集，集中管理的一個系統(tǒng)化工作。在社會經濟和信息化時代的快速發(fā)展過程中，人才管理的改革也是作為促進企事業(yè)單位及組織發(fā)展的一項重要內容。人事檔案管理也是機關事業(yè)單位人力資源管理工作中的重要構成部分，促進人事檔案管理改革對于人才的全面發(fā)展起著重要的作用。因此，促進人事檔案管理與信息化、網絡化的結合，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，為機關事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質的服務。

一、新時期人事檔案信息化建設的重要意義

第一，新時期人事檔案信息化建設是適應時代發(fā)展的重要手段。當今社會現(xiàn)代化發(fā)展的同時帶動了信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案信息管理工作已經跟不上時代的發(fā)展，已然受到了多方面因素的影響，導致工作效率不提升反而呈持續(xù)下滑趨勢。因此，我們應該不斷推進人事檔案管理工作，加強信息化建設。第二，人事檔案本身具有一定的價值，檔案工作的特點是具有持續(xù)性，所以人事檔案管理工作必須系統(tǒng)化進行，使人事信息的正確性得到保障。信息化的人事檔案信息在確保人事檔案的準確性上體現(xiàn)了極大的優(yōu)勢，因為信息化可以設置權限，而傳統(tǒng)的紙質檔案不能做到這一點。對人事檔案管理工作提供了方便的同時也確保檔案的安全性。

二、目前人事檔案信息化建設存在的問題

（一）基礎的設施設備沒有得到完善。信息化人事檔案管理中，掌握信息技術的同時，硬件設備的支持與工作人員的技能培訓也是非常重要的。例如計算機與檔案管理員的匹配程度，要保證檔案管理員能夠熟練操作計算機，才能保證信息化的檔案儲存和管理工作能夠有序進行。目前有部分機關事業(yè)單位的計算機信息技術配備不全，加之設備陳舊、軟硬件不更新這些問題，阻礙了人事檔案信息化建設發(fā)展的進程。

（二）信息化管理沒有明確的管理標準。需要對信息化的人事檔案管理模式提出針對性的目標，才能朝向正確的改革方向進行。建立人事檔案管理制度需要機關事業(yè)單位根據單位本身的特點和時代的發(fā)展需求來進行正確的制定，要保證信息化管理制度的建設在全國范圍內是統(tǒng)一的標準，就要有明確的具體的標準。如果制定的管理制度不夠明確，會導致相關工作人員思想上對企業(yè)失去信心，失去工作的積極性，這種不公平的管理制度會影響工作氛圍和工作效率。

三、新時期人事檔案管理信息化建設的措施

（一）加強人事檔案管理信息化建設的認識。人事檔案信息管理采取信息化管理模式，讓員工學習互聯(lián)網應用技術并熟練地使用，便于人事檔案信息的收集和整理，使人事檔案管理信息傳輸能夠更具時效性。工作人員在操作起來也會感到方便快捷。所以，員工學習檔案信息化建設的主要思想和理論是非常有必要的，要了解人事檔案管理信息化的目標以及影響。因此，工作人員需要掌握一定的專業(yè)水平，要具備較高的工作素養(yǎng)。

（二）加快研發(fā)人事檔案管理軟件。信息化檔案管理的相關軟件對于信息化人事檔案管理的平臺搭建有重要作用，應該加快速度研發(fā)相關管理軟件，建立一個較系統(tǒng)的信息化人事檔案管理網絡，同時將人事檔案管理軟件與實際的人事檔案數(shù)據庫相結合，從而增強人事檔案信息化的普及力度。在運行操作之前，可以安排相關工作人員進行實踐操作并且學習理論知識。特別注意管理軟件的工作人員要具備較強的操作能力，在此基礎還要注重人事檔案信息的安全性與保密性，可以通過設置職能權限的方式來有效保障。

（三）提高檔案管理相關工作人員的綜合素質。在人事檔案管理信息化建設的過程中，要注重對檔案管理相關工作人員的基本素質以及工作能力的提升。檔案管理工作人員需要具備基礎的處理信息的技能，掌握相關的檔案管理理論知識，例如，在人事檔案信息化管理工作內容中，有的需要運用計算機進行制圖或者處理文字、增加音頻或者圖像等；用數(shù)字化方式對人事檔案信息進行儲存；并使用人事檔案管理平臺傳輸信息以達到人事檔案共享。工作人員必須將高度的責任感帶入人事檔案管理信息化建設工作中去，才能有效提升人事檔案管理水平。

四、結束語

人事檔案管理信息化是檔案管理未來的發(fā)展趨勢，但是人事檔案管理信息化建設是一項很復雜并且耗時長的工作，需要檔案管理人員和單位其他部門員工共同參與，并積極配合。在信息化建設過程出現(xiàn)的問題，檔案管理部門要積極采取措施，推進人事檔案信息化建設的進程。

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