高校教學(xué)管理臺(tái)賬的管理與利用策略

姚金泱

摘要：高校教學(xué)管理臺(tái)賬是反映常規(guī)教學(xué)工作的客觀憑證，是提供師生信息反饋的中介載體，是制定教學(xué)規(guī)劃與決策的重要依據(jù)。當(dāng)前高校教學(xué)管理臺(tái)賬在管理過(guò)程中的現(xiàn)狀：管理制度不健全，管理權(quán)責(zé)不明，利用率不高。可以通過(guò)以下策略來(lái)加強(qiáng)管理與利用：構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系，建立健全規(guī)范的管理機(jī)制，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，全方位開(kāi)發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)管理；臺(tái)賬；策略

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）04-0029-03

一、做好高校教學(xué)管理臺(tái)賬管理與利用的重要性

所謂臺(tái)賬，原指擺放在臺(tái)上供人翻閱的賬簿；現(xiàn)代管理工作中的臺(tái)賬，是指對(duì)日常管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的明細(xì)記錄；高校的教學(xué)管理臺(tái)賬，則具體指全面、真實(shí)、客觀反映高校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的原始記錄。教學(xué)是高校的中心工作，隨著教育體制改革的深入、人才培養(yǎng)模式的多樣、課堂教學(xué)形式的創(chuàng)新，教學(xué)管理臺(tái)賬的范圍越來(lái)越廣、種類越來(lái)越多、總量越來(lái)越大。做好教學(xué)管理臺(tái)賬的管理與利用工作，對(duì)于推進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.反映常規(guī)教學(xué)工作的客觀憑證。建立規(guī)范的教學(xué)管理臺(tái)賬，不僅利于將分散的原始教學(xué)數(shù)據(jù)分類分級(jí)管理，全面、客觀、系統(tǒng)地反映常規(guī)教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)各個(gè)方面的情況，而且還可將大量繁瑣的原始數(shù)據(jù)收集整理工作分?jǐn)傇谌粘Ｍ瓿?，便于及時(shí)查證常規(guī)教學(xué)的動(dòng)態(tài)秩序，隨時(shí)掌握教學(xué)管理工作的進(jìn)度。同時(shí)，教學(xué)管理臺(tái)賬以真實(shí)數(shù)據(jù)反映了各二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)工作量和教學(xué)成果，是評(píng)價(jià)二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)工作的客觀依據(jù)，也是增進(jìn)院校兩級(jí)工作協(xié)調(diào)的紐帶。

2.提供師生信息反饋的中介載體。教學(xué)管理臺(tái)賬是教學(xué)活動(dòng)的中介和載體，為教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的交流和教學(xué)成果的檢閱提供了平臺(tái)。教師和學(xué)生作為教學(xué)活動(dòng)的參與者，既是教學(xué)管理臺(tái)賬的制作者，也是教學(xué)管理臺(tái)賬的使用者。教師和科研人員可以利用教學(xué)管理臺(tái)賬進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，比如通過(guò)學(xué)生評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)來(lái)了解自己的教學(xué)效果，也可以吸收其他教師的優(yōu)點(diǎn)來(lái)提高自己的教學(xué)水平；學(xué)生也可以通過(guò)查閱教學(xué)管理臺(tái)賬了解學(xué)校的最新教學(xué)動(dòng)態(tài)。

3.制定教學(xué)規(guī)劃與決策的重要依據(jù)。教學(xué)管理臺(tái)賬不僅能反映當(dāng)前的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，也能反映出一個(gè)階段高校教學(xué)工作的發(fā)展歷程和態(tài)勢(shì)，為全面梳理高校的教學(xué)管理和實(shí)踐工作、總結(jié)教育教學(xué)發(fā)展規(guī)律提供了豐富而詳實(shí)的原始數(shù)據(jù)。這些珍貴的一手資料正是高校制定教學(xué)發(fā)展規(guī)劃與決策，開(kāi)展教學(xué)研究與改革的重要依據(jù)。

二、高校教學(xué)管理臺(tái)賬管理與利用的現(xiàn)狀

1.管理制度不健全。臺(tái)賬與檔案雖都是以文字、圖表、音像等形態(tài)存在的反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的信息記錄，但二者并不是等同的。檔案通過(guò)收集、分類、組卷、整理、編目、歸檔等一系列檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行統(tǒng)一保存、管理及利用。而臺(tái)賬除了部分具備保存價(jià)值被轉(zhuǎn)換成為檔案外，其余則分散在不同人手中。教學(xué)管理臺(tái)賬有來(lái)自教學(xué)管理部門的，如招生信息、學(xué)籍管理、專業(yè)設(shè)置、課程信息等；有來(lái)自教研室的，如教研活動(dòng)、教學(xué)競(jìng)賽、教學(xué)觀摩等；有來(lái)自教師手中的，如教學(xué)大綱、教材編寫、教改項(xiàng)目等；有來(lái)自學(xué)生手中的，如畢業(yè)（論文）設(shè)計(jì)、學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)科競(jìng)賽等。缺乏科學(xué)、有效的教學(xué)管理臺(tái)賬的管理制度，管理過(guò)程無(wú)章可循，甚至出現(xiàn)為了應(yīng)付評(píng)估檢查指標(biāo)而弄虛作假的情況。

2.管理權(quán)責(zé)不明。涉及教學(xué)管理臺(tái)賬的部門眾多，包括教學(xué)管理部門（教務(wù)處、招生辦）、學(xué)生管理部門（學(xué)生處、團(tuán)委）、各二級(jí)教學(xué)單位以及相關(guān)教輔單位（信息中心、圖書(shū)館）。檔案管理部門的關(guān)注點(diǎn)在于那些具有保存價(jià)值的臺(tái)賬；教學(xué)管理部門又缺乏信息梳理、檔案管理的專門人才；有些二級(jí)學(xué)院認(rèn)為教學(xué)管理臺(tái)賬的收集、管理是職能部門的事，沒(méi)有給予足夠的重視；有些教師認(rèn)為教學(xué)成果是自己在教學(xué)過(guò)程中獲得的，占為己有、不愿移交；作為教學(xué)管理臺(tái)賬集散中樞的教學(xué)秘書(shū)往往埋頭于日常繁忙的教學(xué)管理事務(wù)中，甚至身兼數(shù)職，無(wú)暇顧及臺(tái)賬的規(guī)范管理工作。

3.利用率不高。涉及教學(xué)管理臺(tái)賬的部門眾多，包括教學(xué)管理部門（教務(wù)處、招生辦）、學(xué)生管理部門（學(xué)生處、團(tuán)委）、各二級(jí)教學(xué)單位以及相關(guān)教輔單位（信息中心、圖書(shū)館）。龐大復(fù)雜的工作關(guān)系網(wǎng)的溝通協(xié)調(diào)是臺(tái)賬的統(tǒng)一管理、資源共享的一大挑戰(zhàn)。電子化的教學(xué)管理臺(tái)賬能有效改變傳統(tǒng)紙質(zhì)臺(tái)賬索引、查詢不便的缺點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了平臺(tái)。但每個(gè)部門都有各自的信息管理系統(tǒng)，一般情況下，只有本部門工作人員才有權(quán)限，就像一座座信息孤島，處于封閉或半封閉狀態(tài)中，教學(xué)管理臺(tái)賬的利用率低，其利用價(jià)值沒(méi)有得到最大限度的挖掘。

三、高校教學(xué)管理臺(tái)賬的管理與利用策略

1.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系。從上文分析可知，教學(xué)管理臺(tái)賬具有分散性、復(fù)雜性、半封閉性等特征，但并不是完全無(wú)規(guī)律可循的。高校的教學(xué)活動(dòng)本身就是遵循教育教學(xué)發(fā)展規(guī)律，按照學(xué)年、學(xué)期開(kāi)展周期性教學(xué)活動(dòng)，不同層次（本科生、研究生）、不同屆次、不同專業(yè)（方向）的學(xué)生有各自的人才培養(yǎng)體系，與此對(duì)應(yīng)的教學(xué)管理臺(tái)賬也隨之具有周期性、系統(tǒng)性特點(diǎn)。教學(xué)管理臺(tái)賬的管理，一方面應(yīng)抓住教學(xué)活動(dòng)的客觀規(guī)律，以教學(xué)管理環(huán)節(jié)為橫向進(jìn)行分類，以教育層次為縱向進(jìn)行分級(jí)；另一方面也要符合學(xué)校發(fā)展目標(biāo)和工作實(shí)際。2017年下半年，廈門理工學(xué)院即將迎來(lái)教育的審核評(píng)估。作為評(píng)估檢查主要依據(jù)的教學(xué)管理臺(tái)賬，以評(píng)估指標(biāo)體系作為科學(xué)指導(dǎo)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系，不僅能為教育部專家實(shí)地考察提供客觀依據(jù)，展示學(xué)校教學(xué)臺(tái)賬整體規(guī)范，也能以評(píng)促建，反哺教學(xué)。

2.建立健全規(guī)范的管理機(jī)制。編制教學(xué)管理臺(tái)賬的相關(guān)管理制度，如《教學(xué)管理臺(tái)賬的管理手冊(cè)》等，以規(guī)范臺(tái)賬管理工作的基本原則、過(guò)程環(huán)節(jié)、崗位責(zé)任等，保證臺(tái)賬的齊全與準(zhǔn)確，進(jìn)而有效地推動(dòng)學(xué)校教學(xué)管理工作的健康發(fā)展。作為廈門理工學(xué)院教學(xué)管理核心部門的教務(wù)處，擔(dān)負(fù)起全校教學(xué)管理臺(tái)賬的協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，牽頭檔案館、規(guī)劃與品質(zhì)管理處，對(duì)教學(xué)管理臺(tái)賬的管理工作進(jìn)行了統(tǒng)一部署，并開(kāi)展二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)管理臺(tái)賬建設(shè)工作的專項(xiàng)檢查。首先，要求二級(jí)教學(xué)單位建立專門的教學(xué)資料室，對(duì)其標(biāo)識(shí)、規(guī)模、設(shè)施、管理水平都有相應(yīng)的要求。其次，要求二級(jí)教學(xué)單位在學(xué)校規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確教學(xué)管理臺(tái)賬的收集整理細(xì)則，理清哪些臺(tái)賬是過(guò)程信息，哪些臺(tái)賬具有保存價(jià)值而轉(zhuǎn)換成檔案，明確臺(tái)賬的歸檔時(shí)間、保存期限和移交手續(xù)等。做到時(shí)間上隨時(shí)收集、及時(shí)整理、按時(shí)歸檔，從數(shù)量上保證臺(tái)賬的完整齊全，從質(zhì)量上保證臺(tái)賬的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。endprint

3.加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。加強(qiáng)教學(xué)管理臺(tái)賬的管理隊(duì)伍建設(shè)，首先要實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制。將教學(xué)管理臺(tái)賬的收集整理任務(wù)按大類分解到人，包括職能部門專兼職人員，二級(jí)教學(xué)單位的分管領(lǐng)導(dǎo)、系主任、教研室主任、辦公室主任、行政秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)、教師等。還可以把臺(tái)賬管理工作成效納入業(yè)務(wù)考核范圍內(nèi)，實(shí)行獎(jiǎng)懲分明的考評(píng)制度，對(duì)業(yè)績(jī)突出的管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，或在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予一定的傾斜。其次，構(gòu)建業(yè)務(wù)素質(zhì)精良的管理隊(duì)伍。提高全體教職工的臺(tái)賬意識(shí)，營(yíng)造全員參與臺(tái)賬收集的良好氛圍，增強(qiáng)臺(tái)賬歸檔工作的自覺(jué)性和主動(dòng)性。通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、課題研究等途徑，提高臺(tái)賬管理人員的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

廈門理工學(xué)院每年都會(huì)開(kāi)展教學(xué)管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括教務(wù)處等職能部門的教學(xué)管理人員，也包括二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)管理人員。將教學(xué)管理臺(tái)賬的管理和利用工作納入培訓(xùn)內(nèi)容中，促進(jìn)教學(xué)管理人員成為教學(xué)管理臺(tái)賬的管理者、組織者、利用者和傳播者。每個(gè)教師都是教學(xué)管理臺(tái)賬的制作者，但教學(xué)管理人員是統(tǒng)一收集、集成管理教學(xué)管理臺(tái)賬的中樞，起著承上啟下的作用，常常擔(dān)任教學(xué)評(píng)估工作中支撐材料組的重要工作人員。他們不僅要有較強(qiáng)的材料整合、編輯研究能力，善于溝通協(xié)調(diào)，熟練調(diào)閱資料，還要在信息化時(shí)代下熟練掌握信息系統(tǒng)、現(xiàn)代媒體的基本操作，從單純的臺(tái)賬管理人員向集管理、編研、信息化能力于一身的復(fù)合型人才的角色轉(zhuǎn)換。

4.全方位開(kāi)發(fā)利用。教學(xué)管理臺(tái)賬的管理目的即為利用。教學(xué)管理臺(tái)賬收集整理成為可再生利用的教學(xué)信息資源。如何開(kāi)發(fā)好這些教學(xué)信息資源，以達(dá)到靈活、充分利用的目的，是一個(gè)重要的課題。首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作正逐步走向電子化，日常辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、高校微信平臺(tái)都得到了更大范圍的推廣和運(yùn)用，教學(xué)管理臺(tái)賬正逐漸從紙質(zhì)向電子形態(tài)轉(zhuǎn)變。因此，要加大信息開(kāi)放程度，打破不同信息管理系統(tǒng)各自為政的局面，配備開(kāi)放型的服務(wù)設(shè)施，互為統(tǒng)一、互相利用，最大限度地開(kāi)發(fā)和利用教學(xué)管理臺(tái)賬。其次，開(kāi)展臺(tái)賬編研工作是一項(xiàng)艱辛但有價(jià)值的勞動(dòng)。深入加工現(xiàn)有的教學(xué)管理臺(tái)賬，挖掘臺(tái)賬與臺(tái)賬之間的深層次關(guān)系，不僅能提升臺(tái)賬標(biāo)準(zhǔn)化管理的水平，還能更好地滿足高校對(duì)教學(xué)管理臺(tái)賬的利用需求。

近年來(lái)，廈門理工學(xué)院加快校園信息化建設(shè)步伐，由信息中心牽頭，規(guī)范、整合各部門的信息管理系統(tǒng)，努力構(gòu)建便捷高效的全方位網(wǎng)絡(luò)管理體系。教務(wù)處大力推廣、應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和教育教學(xué)改革成果，設(shè)計(jì)完成網(wǎng)絡(luò)課程中心建設(shè)，推廣教務(wù)處微信公眾號(hào)，并計(jì)劃啟動(dòng)適應(yīng)新需求的新版教學(xué)管理系統(tǒng)等，形成“教務(wù)處—教學(xué)秘書(shū)—教研室—教師”的信息主線。為加大對(duì)教學(xué)管理臺(tái)賬數(shù)據(jù)分析工作的重視，廈門理工學(xué)院在評(píng)估材料收集與整理工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)行教學(xué)研究成果的編纂工作，凝練學(xué)?！伴_(kāi)放式、應(yīng)用型、地方性、國(guó)際化、親產(chǎn)業(yè)”的辦學(xué)特色。短期來(lái)看，可為教務(wù)處等職能部門對(duì)各教學(xué)單位的工作考核提供依據(jù)，為審核評(píng)估的考評(píng)資料作好準(zhǔn)備；長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，可推動(dòng)教學(xué)及其管理工作的改進(jìn)，促進(jìn)人才培養(yǎng)水平的提升，實(shí)現(xiàn)建設(shè)高水平應(yīng)用技術(shù)大學(xué)的目標(biāo)。

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