提高機(jī)要文件傳閱效率模式探析

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 喬鶴

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，帶來(lái)便利的同時(shí)，也存在一些安全隱患。因此需要提高對(duì)機(jī)要文件的管理水平。機(jī)要文件傳閱是醫(yī)院辦公室的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，醫(yī)院機(jī)要文件涉及內(nèi)部重要資料和行業(yè)機(jī)密，這就要求機(jī)要文件管理人員要確保相關(guān)機(jī)要文件及時(shí)簽收、登記、傳閱，嚴(yán)格跟蹤流程，避免延傳、文件丟失等現(xiàn)象發(fā)生。要科學(xué)分類(lèi)重要文件，及時(shí)將機(jī)要文件歸檔在冊(cè)，做好保密工作。機(jī)要文件工作一旦出現(xiàn)紕漏，將會(huì)對(duì)醫(yī)院工作開(kāi)展造成不良影響。醫(yī)院機(jī)要文件的辦理效率直接體現(xiàn)著醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室人員的工作質(zhì)量和辦事效率，是做好辦公室工作的重要內(nèi)容。

一、提高醫(yī)院機(jī)要文件傳閱效率的重要意義

機(jī)要文件工作承擔(dān)了文件的呈送、收回、管理的責(zé)任。不同文件分別呈送分管不同業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，需要及時(shí)、準(zhǔn)確呈送文件、收回文件、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)調(diào)閱文件的要求，辦公室工作千頭萬(wàn)緒，文件安全保密責(zé)任艱巨且具有重大意義。

（一）機(jī)要文件是醫(yī)院工作的重要資源。機(jī)要文件包含著大量重要資料，不僅是重要信息的傳達(dá)途徑，也是醫(yī)院自身資源和經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，是醫(yī)院開(kāi)展重要工作的依據(jù)和資源。提升醫(yī)院機(jī)要文件傳閱效率，在平時(shí)能夠提升工作效率。在關(guān)鍵時(shí)刻，醫(yī)院相關(guān)文件的上傳下達(dá)工作必須要及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤，稍有延誤和紕漏，就會(huì)為醫(yī)院及社會(huì)帶來(lái)不可估量的風(fēng)險(xiǎn)與損失。

（二）提升機(jī)要文件傳閱效率是工作質(zhì)量的重要體現(xiàn)。機(jī)要文件是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和條件。醫(yī)院的重要戰(zhàn)略決策都離不開(kāi)機(jī)要文件檔案保存和提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息，這些信息的儲(chǔ)存能夠?yàn)獒t(yī)院的重要決策和計(jì)劃提供有力的數(shù)據(jù)支撐，能夠有效提高辦公室乃至醫(yī)院整體的工作質(zhì)量和效率，使得領(lǐng)導(dǎo)決策更具有說(shuō)服力，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作按標(biāo)準(zhǔn)有序開(kāi)展。此外，機(jī)要文件還需要做好保密工作，協(xié)調(diào)好相關(guān)部門(mén)的文件傳達(dá)工作，避免重要信息泄露，對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成不良影響。

（三）機(jī)要文件是提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的核心力量。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的當(dāng)今社會(huì)，醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展很大程度上取決于其核心競(jìng)爭(zhēng)力。機(jī)要文件中涉及醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力和重要戰(zhàn)略計(jì)劃、決策、部署的部分居多，機(jī)要文件作為重要的內(nèi)部資料記錄，將成為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的重要依據(jù)，成為推動(dòng)醫(yī)院工作發(fā)展的核心力量。因此，要提高機(jī)要文件傳閱效率，提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、醫(yī)院機(jī)要文件傳閱效率的現(xiàn)狀

目前，部分醫(yī)院的機(jī)要文件管理還存在一些疏漏，傳閱效率有待提升。例如在機(jī)要文件傳閱的過(guò)程中，簽收、傳達(dá)等環(huán)節(jié)不及時(shí)，導(dǎo)致信息延誤、漏傳；機(jī)要文件的保密過(guò)程有待加強(qiáng)，部分辦文人員的保密意識(shí)不足；機(jī)要文件管理機(jī)制不健全，辦文人員的專(zhuān)業(yè)水平有限；醫(yī)院機(jī)要文件管理要求不斷提高等問(wèn)題是影響醫(yī)院機(jī)要文件傳閱效率的重要因素。

（一）機(jī)要文件保密工作不到位。隨著社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，醫(yī)院機(jī)要文件的傳達(dá)大都依托信息化手段，網(wǎng)絡(luò)安全存在一定隱患，高科技的網(wǎng)絡(luò)入侵手段讓機(jī)要文件保密工作面臨很大挑戰(zhàn)，在聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下，有被盜取信息的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在醫(yī)院機(jī)要文件管理過(guò)程中，由于保密意識(shí)不足，保密工作不到位并存在許多疏漏。如果因?yàn)楸Ｃ芤庾R(shí)的缺乏導(dǎo)致機(jī)要文件信息泄露，其嚴(yán)重后果會(huì)直接影響到醫(yī)院的發(fā)展。因此一方面需要加強(qiáng)技術(shù)防控，設(shè)立防火墻，防止信息盜??；另一方面在機(jī)要文件傳閱過(guò)程中，要確保各個(gè)環(huán)節(jié)的保密工作落實(shí)到位。

（二）醫(yī)院機(jī)要文件管理人員專(zhuān)業(yè)水平有待提升。

機(jī)要文件管理是辦公室的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，但目前部分醫(yī)院機(jī)要文件管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與機(jī)要文件管理要求有差距。在管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)上觀念比較保守、陳舊、沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，管理水平也有待提升；在面對(duì)繁多的文件處理時(shí)，不會(huì)靈活借助技術(shù)手段去分類(lèi)規(guī)整，文件傳閱過(guò)程效率不高，有時(shí)文件傳閱出去大半月仍然沒(méi)有歸檔，導(dǎo)致需要的時(shí)候文件查找不在檔案記錄內(nèi)的現(xiàn)象；同時(shí)，側(cè)重于文件的上傳下達(dá)工作，過(guò)程缺乏保密措施，在傳閱的各個(gè)環(huán)節(jié)也缺乏防范意識(shí)。

（三）醫(yī)院機(jī)要文件管理與發(fā)展要求存在差距。醫(yī)院的機(jī)要文件關(guān)系到醫(yī)院的核心技術(shù)，是醫(yī)院發(fā)展的重要戰(zhàn)略依據(jù)。一旦泄露會(huì)引發(fā)醫(yī)患糾紛、社會(huì)恐慌等不良影響，例如重大公共衛(wèi)生事件。機(jī)要文件的信息一旦出現(xiàn)泄露，就會(huì)影響社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展。如果醫(yī)院的核心技術(shù)和重要戰(zhàn)略資源出現(xiàn)泄露，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展將是極為嚴(yán)重的打擊。尤其在信息傳播速度如此之快的當(dāng)下，風(fēng)險(xiǎn)越來(lái)越高。醫(yī)院機(jī)要文件管理工作與發(fā)展要求之間存在一定的差距，需要不斷探尋優(yōu)化模式。

三、提高醫(yī)院機(jī)要文件傳閱效率的有效模式

提高機(jī)要文件傳閱效率是提升醫(yī)院辦公質(zhì)量水平的迫切要求，首先要加強(qiáng)管理層的機(jī)要文件管理意識(shí)，樹(shù)立提高機(jī)要文件傳閱效率的重要理念，確保機(jī)要文件傳閱規(guī)范安全。其次要構(gòu)建完善的機(jī)要文件傳閱管理制度，確保各個(gè)傳閱環(huán)節(jié)的順暢，避免出現(xiàn)不必要的紕漏。再者是要提升辦公室人員的機(jī)要文件管理水平，從而提高機(jī)要文件的傳閱效率，提升辦文工作質(zhì)量。

（一）加強(qiáng)管理層的機(jī)要文件管理意識(shí)。隨著人們對(duì)醫(yī)療質(zhì)量的要求不斷提升，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)也在不斷升級(jí)。醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的場(chǎng)所，肩負(fù)著為人民身體健康保駕護(hù)航的重要使命。機(jī)要文件是醫(yī)院開(kāi)展工作的重要指導(dǎo)，管理層要清醒認(rèn)識(shí)到機(jī)要文件對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性，加強(qiáng)機(jī)要文件管理意識(shí)，確保醫(yī)院機(jī)要文件有效、安全傳閱。

（二）構(gòu)建完善的機(jī)要文件傳閱管理制度。首先，要勤登記，在簽收文件的第一時(shí)間，在機(jī)要文件登記本上做好相關(guān)信息的登記?？梢越㈦娮訖C(jī)要文件登記簿，給每一份文件編號(hào)，既方便查找，又方便保存。還可以制作收文處理單，將文件的基本信息、所呈請(qǐng)的領(lǐng)導(dǎo)閱示等都寫(xiě)好，記錄下來(lái)，以便需要時(shí)查閱。其次，在傳閱過(guò)程中，要分清楚文件的緊急情況，按照緊急程度分類(lèi)傳閱，對(duì)于特急件要急事急辦，特事特辦。這樣既能夠方便領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)及時(shí)處理文件，獲取重要信息，又可以作為提醒，讓辦文人員明白文件的重要程度。為了避免機(jī)要文件外傳，秘密文件最好及時(shí)歸檔，不要在外傳閱過(guò)久，以免造成文件遺漏。同時(shí)，在進(jìn)入傳閱流程后，要及時(shí)跟進(jìn)文件的傳閱情況，做好記錄。為便于隨時(shí)了解和掌控文件傳閱進(jìn)度，可以制定一個(gè)文件傳閱進(jìn)度表，對(duì)已傳閱人與正在傳閱的對(duì)象做好標(biāo)記，傳閱一位，標(biāo)記一位，這樣整個(gè)流程就很清晰了。最后，要構(gòu)建完善的機(jī)要文件傳閱管理制度，制定標(biāo)準(zhǔn)、固定的機(jī)要文件傳閱流程。辦公人員簽收、登記后，要及時(shí)將機(jī)要文件送至負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，有特殊情況要及時(shí)說(shuō)明。要設(shè)置機(jī)要文件保密柜，在傳閱完畢后，及時(shí)將文件分類(lèi)，歸檔保存，方便需要時(shí)查找。在整個(gè)過(guò)程中，辦文人員要嚴(yán)格遵守流程，不能有疏忽和紕漏，要確保機(jī)要文件傳閱到位、精神傳達(dá)到位、歸檔保存到位。

（三）提高辦公室人員的機(jī)要文件管理水平。首先，做好機(jī)要文件的管理，需要提升辦公室人員的專(zhuān)業(yè)水平，不僅要加強(qiáng)辦公室人員的業(yè)務(wù)能力，也要注重職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，可以定期組織辦公室人員進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)政策、法律法規(guī)，增強(qiáng)保密意識(shí)，學(xué)習(xí)保密流程，以順應(yīng)醫(yī)院機(jī)要文件管理工作的需求。其次，要加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件管理人員的監(jiān)督和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件傳閱、管理過(guò)程中存在的不足并提出整改措施。最后，辦公室人員要熟悉文件內(nèi)容，做到準(zhǔn)確傳閱，減少不必要的重復(fù)工作。要了解和掌握有關(guān)程序，嚴(yán)格遵守辦文流程。在收到領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)要文件上的批示之后，要做好落實(shí)工作，向執(zhí)行部門(mén)及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求，提高工作效率；有需要和相關(guān)單位協(xié)調(diào)的工作，要及時(shí)向上級(jí)報(bào)備。

（四）規(guī)范機(jī)要文件保密流程。隨著新時(shí)代的發(fā)展，規(guī)范機(jī)要文件保密流程，是機(jī)要文件管理的重中之重。首先，辦公室機(jī)要文件管理人員以及相關(guān)部門(mén)需要樹(shù)立保密意識(shí)，在處理涉密文件時(shí)要全方位做好保密工作，做到“守規(guī)不違規(guī)”，熟悉并掌握機(jī)要文件閱讀、辦理、管理等環(huán)節(jié)的制度要求，有效杜絕因微信、QQ、短信等導(dǎo)致的泄密。其次，機(jī)要文件傳閱的各個(gè)環(huán)節(jié)都要做好保密措施。堅(jiān)決做到機(jī)要文件處理系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)專(zhuān)用、保密電腦專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用、保密文件柜存放專(zhuān)用。涉密工作人員要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，審核機(jī)要文件密級(jí)、等級(jí)、頁(yè)數(shù)、收送單位等信息，按流程分類(lèi)、登記、編號(hào)、遞送、分發(fā)、回收、歸檔。最后，規(guī)范硬件設(shè)施設(shè)備，及時(shí)更新配置、涉密專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、路由器等密碼配套設(shè)備。

四、結(jié)語(yǔ)

提高機(jī)要文件的傳閱效率，是順應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的必然要求，是保護(hù)醫(yī)院利益的有效手段，也是做好機(jī)要文件管理的重點(diǎn)。要構(gòu)建完善的機(jī)要文件傳閱、管理規(guī)章制度，規(guī)范流程；提升辦文人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高全員保密意識(shí)，對(duì)機(jī)要文件嚴(yán)格把控傳閱流程，勤登記、細(xì)分類(lèi)、常備注；制定應(yīng)急預(yù)案，促進(jìn)機(jī)要文件傳閱效率有效提升，推動(dòng)醫(yī)院工作有序發(fā)展。