構(gòu)建三甲腫瘤專科醫(yī)院科研檔案信息化管理平臺體會

吳國萍

（浙江省腫瘤醫(yī)院 浙江 杭州 310022）

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)過程[1]。是醫(yī)學(xué)科技知識的重要載體，是豐富的信息資源和無形資產(chǎn)。

1.科研檔案信息管理系統(tǒng)

我院作為一家集腫瘤預(yù)防、醫(yī)療、科研、教學(xué)于一體的三甲專科醫(yī)院，近年來,平均每年發(fā)表論文500余篇，各類立項課題150項以上，專利及成果8～10項。各類獲獎項目每年不少于20項，這在客觀上要求有效有序地收集醫(yī)院各學(xué)科科研檔案信息資源，實現(xiàn)科教部門對院內(nèi)各學(xué)科科研檔案資源的銜接和利用。如何適應(yīng)醫(yī)院科研發(fā)展需求、合理管好用好科研檔案信息資源，已成為科教部門亟需面臨的重要工作。構(gòu)建科研檔案信息管理平臺是推進科研資源共建共享的重要途徑，是提升科教部門檔案整體服務(wù)水平的一項主要工作內(nèi)容[2]。近年來，我院信息部門在信息系統(tǒng)建設(shè)中成果顯著，為構(gòu)建科研檔案信息管理平臺提供了技術(shù)支撐，此外還可以借助省檔案館在信息資源共建共享平臺建設(shè)中的經(jīng)驗和方法，這些都為我院科研檔案信息管理平臺建設(shè)提供了有利的條件。通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將院內(nèi)各學(xué)科的科研檔案信息資源進行整合和利用，實現(xiàn)院內(nèi)科研檔案信息資源的綜合管理，為醫(yī)院各腫瘤學(xué)科發(fā)展提供有效的科研檔案服務(wù)將是科教檔案部門需要重點解決的問題。

2.我院科研檔案信息化管理平臺的設(shè)計思路

2.1 原則

在科研檔案信息化管理平臺建設(shè)時應(yīng)遵循下列原則，使得平臺順利開展。

2.1.1 實用性。根據(jù)醫(yī)院科研工作實際開展情況，開發(fā)實用、實效、可操作的管理平臺，以提高科學(xué)理念的管理效率。

2.1.2 前瞻性。在平臺建設(shè)時，應(yīng)遵循檔案管理的前端控制原則，對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能設(shè)計在這一階段實現(xiàn)。

2.1.3 安全性。安全性是平臺建設(shè)和運行管理中全程貫穿的重要原則，嚴(yán)格遵守國家科技保密相關(guān)法規(guī)政策，維護科研檔案信息的安全。通過有效的安全管理措施和技術(shù)手段，確?？蒲袡n案管理操作過程的安全性。

2.1.4 漸進性。平臺建設(shè)是一個循序漸進的工作過程，在建設(shè)時采取分步實施的方案，優(yōu)先建設(shè)醫(yī)院有特色和有較高利用價值的科研檔案資源庫，同步建立各腫瘤學(xué)科的科研檔案管理端口，并逐步建設(shè)醫(yī)院各行政部門檔案需求的綜合性檔案管理信息資源平臺，使平臺具有可擴展性。

2.2 架構(gòu)

2.2.1 科研檔案的分類。在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中主要以課題基金、科研成果為主，而課題基金則可分為國家級、省部級、廳局級課題和其它各類課題，加強中標(biāo)課題后期的文書內(nèi)容、形式包括實物證書等紙質(zhì)和電子檔案完整齊全，是科研檔案管理工作重中之重的任務(wù)，收集歸檔各種課題合同書、年度進展報告、科研論文、結(jié)題報告、經(jīng)費使用情況等。同樣，科研成果按級別劃分，有國家級、省部級、廳局級等，完整的成果標(biāo)書也是科研檔案收集內(nèi)容之一。

2.2.2 科研檔案管理流程。按日?？蒲袡n案管理的流程，在科研項目信息化管理體系和科研論文檔案的信息化管理體系的基礎(chǔ)上建立我院科研檔案信息化管理平臺?？蒲许椖啃畔⒒芾眢w系是從項目申請、立項，到項目完成驗收、成果登記報獎，項目每個階段都實施信息化檔案全程管理監(jiān)控，同時，對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則科學(xué)整合，設(shè)計在預(yù)歸檔模塊，使科研檔案完整歸檔。

科研論文檔案的信息化管理體系是按期刊級別、文章類型分別進行管理。期刊級別分SCI收錄和中文期刊兩大類，SCI收錄從2016起按中科院JCR分區(qū)統(tǒng)計，2016年之前按影響因子的點數(shù)統(tǒng)計；中文期刊按2012版省衛(wèi)計委醫(yī)學(xué)衛(wèi)生刊物名錄分Ⅰ、Ⅱ和Ⅲ級，其中Ⅰ級期刊又分中華系列和其它Ⅰ級期刊；文章類型可分為論著、綜述、META分析、個案報道和其它。

2.2.3 運行管理?？蒲袡n案信息管理體系包括技術(shù)平臺、科研檔案資源平臺和科研檔案開發(fā)利用平臺三個體系，技術(shù)平臺是運行管理的保障，科研檔案資源是系統(tǒng)運行的核心部分，科研檔案開發(fā)利用則是建立系統(tǒng)的最終目的。

技術(shù)平臺包括支撐平臺的軟硬件技術(shù)，醫(yī)院制定的《醫(yī)院科研檔案管理制度》，為建設(shè)平臺管理的相關(guān)法規(guī)政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和評價機制，提供了支持，確保整個平臺體系的全局運轉(zhuǎn)。各學(xué)科科教秘書負(fù)責(zé)科內(nèi)職工個人科研檔案上傳到系統(tǒng)平臺，科教部門檔案管理人員負(fù)責(zé)平臺系統(tǒng)前端控制的基礎(chǔ)管理。

科研檔案資源平臺是醫(yī)院各部門檔案管理人員及各學(xué)科科教秘書根據(jù)各自的權(quán)限，通過科研項目信息化管理體系和科研論文檔案的信息化管理體系，建立和完善個人科研檔案的錄入、科研項目初審、論文投稿審查和檢索等功能，實現(xiàn)院內(nèi)科研檔案信息資源的整合、歸檔。

科研檔案開發(fā)利用平臺主要包括職工個人、醫(yī)院綜合檔案室和科教科檔案管理人員及其它行政管理部門，可根據(jù)需求在平臺檢索查詢，獲得相應(yīng)的信息?？平滩块T可以通過平臺掌握本院科研總體狀況，為制訂相關(guān)法規(guī)政策等提供科學(xué)的依據(jù)，不斷提升本院科研水平。各行政管理部門通過平臺可統(tǒng)籌把握本院的科研工作全局，更好地提升專科醫(yī)院的工作效能。

3.科研檔案信息化管理平臺可持續(xù)機制建設(shè)

3.1 科研檔案信息資源的持續(xù)錄入

在醫(yī)院各項工作持續(xù)發(fā)展的強大動力下，各行政部門對科研檔案綜合利用提出了更多的需求。平臺在建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)實際工作開展情況，圍繞當(dāng)前重點領(lǐng)域建設(shè)和學(xué)科發(fā)展，共同建設(shè)完善醫(yī)院科研檔案信息資源。加強各學(xué)科資源的匯總整合研究分析，科學(xué)規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)各行政部門、職工個人將科研檔案資源逐步建設(shè)到共享平臺，保證科研檔案信息數(shù)據(jù)的持續(xù)錄入。同時，平臺建設(shè)同步更新匯總，形成與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的、各類檔案資源相對完整齊全的醫(yī)院科研檔案信息化管理體系[3，4]，實現(xiàn)院內(nèi)科研檔案信息資源科學(xué)合理的共建共享。

3.2 加強科研檔案信息化管理平臺的安全性建設(shè)

按照國家相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》要求，科研檔案信息安全監(jiān)管，是貫穿檔案全程管理中應(yīng)當(dāng)遵守的重要原則。根據(jù)重要程度和業(yè)務(wù)特點，將科研檔案信息系統(tǒng)劃分為不同等級，按不同強度的安全等級進行管理，優(yōu)先保護涉及重要數(shù)字檔案資源的信息系統(tǒng)[3]。有些科研檔案的內(nèi)容涉及到專利權(quán)或相關(guān)人員利益、隱私不便提供利用，可根據(jù)管理對象、服務(wù)范圍的變化，重新組織鑒定，確定安全保護等級，及時調(diào)整安全保護措施。在平臺建設(shè)、運行管理過程中，應(yīng)建立健全科研檔案信息安全管理和利用的法規(guī)政策，規(guī)劃和設(shè)計安全方案，通過有效管理措施和技術(shù)手段，分層對用戶開放。用戶可設(shè)置資源的安全等級，確?？蒲袡n案信資料作為職工個人檔案信息的安全。

3.3 督促科研檔案信息收集錄入的規(guī)范化

因科研檔案資源種類多，散亂，錄入不主動，檔案分散在各科室和科研人員個人手里，導(dǎo)致檔案信息不完整，使得平臺難提供高質(zhì)量科研檔案信息資源。為此，科教檔案管理部門應(yīng)抓緊建立健全科研檔案收錄標(biāo)準(zhǔn)體系，將科研文件的形成積累和歸檔工作納入科研項目活動中，與科研人員的工資資金、職務(wù)晉升掛鉤，加強科研檔案信息日常采集，及時整理、定期歸檔工作。同時，應(yīng)全面規(guī)劃，考慮各行政部門信息化系統(tǒng)的兼容，設(shè)計元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼、用戶視圖、科研檔案大數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)[5]，構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的檔案信息資源管理系統(tǒng)平臺，確保醫(yī)院科研信息資源被各行政部門有效利用。