論大型企業(yè)文秘人員“生存”技能

歐陽(yáng)孟強(qiáng)

【摘 要】大型企業(yè)中樞部室是辦公室，文秘崗位是辦公室中樞崗位，起到承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)保障的樞紐作用。做好文秘工作，要有扎實(shí)的功底，要有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和較強(qiáng)的寫作能力，要有對(duì)企業(yè)大局的思考和廣闊的視角等等，只有不停地學(xué)習(xí)，不斷地豐富自己，才能不斷地成長(zhǎng)，適應(yīng)工作崗位的需要。

【關(guān)鍵詞】傳達(dá)；方法；學(xué)習(xí)

文秘工作是文書工作和秘書工作的總稱，是大型企業(yè)日常工作的重要組成部分。它是實(shí)現(xiàn)企業(yè)職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，為領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和助手的作用。文秘人員要在大型企業(yè)“生存”下去，要具備以下技能。

一、勤學(xué)習(xí)，不斷豐富內(nèi)涵

企業(yè)的發(fā)展要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)風(fēng)起云涌的時(shí)代，信息化、大數(shù)據(jù)、AI智能的快速發(fā)展讓各個(gè)行業(yè)的發(fā)展既面臨著前所未有的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著生死存亡的考驗(yàn)，“市場(chǎng)不相信眼淚”，同樣的，企業(yè)也不需要無(wú)用之才，只有不斷地快速適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)才能更好更健康的發(fā)展、生存下去，作為企業(yè)重要樞紐的文秘工作人員更是要適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展。

要全方位涉獵各類知識(shí)。大型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍一般就比較廣泛，大多涉獵不同行業(yè)、領(lǐng)域，企業(yè)文秘人員就要對(duì)企業(yè)的方方面面所有了解和掌握，這就需要盡可能的廣泛涉獵各類知識(shí)，且越多越好，不管與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍是否有關(guān)。很多人會(huì)質(zhì)疑，學(xué)那么多跟企業(yè)無(wú)關(guān)的知識(shí)是不是浪費(fèi)時(shí)間，其實(shí)不然，社會(huì)是一個(gè)整體，所有的行業(yè)或多或少有存在著聯(lián)系，我們學(xué)的越多，在使用的時(shí)候才能出類拔萃、才能旁征博引，比如，學(xué)習(xí)邏輯學(xué)，對(duì)于文字秘書在謀篇布局時(shí)會(huì)提供參考。研究國(guó)家大政方針政策，是提出企業(yè)發(fā)展思路的基石。要深入學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。術(shù)業(yè)有專攻，文秘人員就要對(duì)崗位的工作技能進(jìn)行深入了解和分析，然后進(jìn)行針對(duì)性的學(xué)習(xí)、鍛煉，文書工作需要上傳下達(dá)，需要文件處理、分析，需要對(duì)文稿進(jìn)行排版、審核，這就需要細(xì)致了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分工、熟悉企業(yè)政策方向、熟記公文格式規(guī)范等等，比如，文書工作人員在文稿審核過(guò)程中要進(jìn)行排版（很多企業(yè)不設(shè)專門的文稿排版人員，一般由文書人員兼任），這就需要對(duì)排版工作由準(zhǔn)備的把握，而當(dāng)前使用文稿排版規(guī)范主要遵循的是中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳于2012年4月16日印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，這就需要對(duì)條例進(jìn)行學(xué)習(xí)、掌握，同時(shí)配套相關(guān)的應(yīng)用指南一類的書籍，對(duì)公文用紙幅面尺寸、版面要求、編排規(guī)則、印制裝訂要求進(jìn)行全面的熟悉掌握，才能勝任文稿排版的工作；秘書工作經(jīng)常腰撰寫文稿，就要不斷學(xué)習(xí)寫作的方法的技巧，勤學(xué)多練。同時(shí)，要熟悉公文寫作的各類文體，通知怎么寫，通報(bào)怎么寫，兩者的主要區(qū)別有哪些都要進(jìn)行了解，否則，就可能出現(xiàn)通知、通報(bào)混用的情況，貽笑大方。不管是文書還是秘書，都要對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和掌握，因?yàn)檫@是安身立命的基礎(chǔ)和前提，也是服務(wù)好企業(yè)的根本和必須。

二、善表述，做好上傳下達(dá)

表述，是指口述個(gè)人對(duì)某實(shí)際特征的觀察結(jié)果，在這里用作在工作中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，下級(jí)單位請(qǐng)示的事項(xiàng)，其他單位考察交流文函的原意表達(dá)?！安钪晾?、謬之千里”，如果不能原意的表達(dá)所需要傳達(dá)的意思，很可能會(huì)出現(xiàn)截然相反的結(jié)果，比如說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)安排事項(xiàng)時(shí)，明確了牽頭部門，配合部門，牽頭、配合的順序就一定不能搞錯(cuò)，因?yàn)闋款^部門一般是業(yè)務(wù)的專業(yè)辦理部門，如果把配合部門安在牽頭部門身上，那么事情的辦理結(jié)果可能就會(huì)偏離方向，從而達(dá)不到理想的效果，追究起來(lái)的話文秘人員有著直接責(zé)任。

在工作中，文秘人員要準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這就需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的言行就行認(rèn)真細(xì)致的觀察，這樣才能更好、更快地去領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)所要表達(dá)的想法；同時(shí)，要敢于發(fā)問(wèn)、善于發(fā)問(wèn)，發(fā)問(wèn)的前提是要做好充分的準(zhǔn)備，需要問(wèn)什么，要明確什么，這個(gè)一定要搞清楚，比如，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交代的事情不是特別清楚的時(shí)候，為了避免出現(xiàn)傳達(dá)錯(cuò)誤，就需要向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步請(qǐng)示，請(qǐng)示之前，要做好充分的準(zhǔn)備工作，比如事情的大致概況，要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)等等，這樣在請(qǐng)示過(guò)程中才能有的放矢，用最簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言表達(dá)自己的意思，獲得自己想要的內(nèi)容，進(jìn)而準(zhǔn)備的傳達(dá)。上傳下達(dá)，不止是對(duì)人的意圖的傳達(dá)，還包括對(duì)文件的傳達(dá)，現(xiàn)在很多大型企業(yè)都在使用OA辦公平臺(tái)，文件由文秘人員按照領(lǐng)導(dǎo)的審閱意見進(jìn)行流轉(zhuǎn)，一般來(lái)說(shuō)，這樣的上傳下達(dá)是最簡(jiǎn)單的，因?yàn)樗怯晌淖值男问匠霈F(xiàn)，而不會(huì)出現(xiàn)上面因表達(dá)或者理解有誤從而出現(xiàn)差錯(cuò)的情況。作為文秘人員，你如果這么認(rèn)為的話，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了，一般來(lái)說(shuō)，文字簡(jiǎn)單明了，按章操作就行，其實(shí)這里面也是很有講究的，比如一些比較緊急的文件，在處理過(guò)程中，文秘人員要實(shí)時(shí)跟蹤，不能一放了之，出現(xiàn)滯留情況時(shí)，要及時(shí)提醒催促，避免流轉(zhuǎn)卡殼；一些大型企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層較多，領(lǐng)導(dǎo)簽署意見時(shí)，有時(shí)不寫全稱，而是以形式代之，如“請(qǐng)孫總閱處”這個(gè)批閱意見，單位只有一個(gè)孫總，那么文件直接轉(zhuǎn)給孫總，若公司出現(xiàn)兩個(gè)甚至更多的孫總時(shí)，該怎么辦？文書人員就要根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工進(jìn)行流轉(zhuǎn)，拿捏不準(zhǔn)的要請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)明示。情況各有不同，但是方法都是共通的。

三、掌方法，力爭(zhēng)游刃有余

上面就文秘工作人員的基本要求做了簡(jiǎn)單說(shuō)明，會(huì)了不難，但是作為企業(yè)的樞紐，文秘人員在做好業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，更要精益求精的去找好的工作方法，一個(gè)好的工作方法往往會(huì)起到事半功倍的效果。在企業(yè)中，不論在任何崗位，大家的目的都是一致的，取得更高的薪水、獲得更高的職位，這不僅需要扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還需要突出的綜合素質(zhì)，綜合素質(zhì)則主要體現(xiàn)在干工作的方法上。

物競(jìng)天擇，適者生存，這句放之四海而皆準(zhǔn)的話，在企業(yè)中一樣適應(yīng)。很多人認(rèn)為，作為文秘人員，離企業(yè)管理層最近，往往也有著更容易進(jìn)步的渠道和路徑，這話說(shuō)的也對(duì)，也不對(duì)，離領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)，升職的機(jī)會(huì)可能要多些，也不對(duì)，崗位競(jìng)爭(zhēng)的壓力也更大；而且，往往一個(gè)小事故就會(huì)失去晉升的機(jī)會(huì)。文秘人員從事的工作比較繁雜，而且需要經(jīng)常應(yīng)對(duì)突發(fā)的事情，一旦稍有疏忽，就會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失，對(duì)企業(yè)和個(gè)人造成不好的影響。為了更好地處理工作，文秘人員就要掌握高效的工作方法，遇事不亂，從容面對(duì)，才能有條不紊的處理好繁雜的工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)，得到升職加薪的機(jī)會(huì)。比如，遇到緊急重要事情時(shí)，要按照“急事緩辦”的原則來(lái)處理，首先要保持大腦清醒，要先匯報(bào)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)報(bào)告給辦公室主任，告知事情的處理過(guò)程，并做好記錄，這樣的話既能確保領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間知曉事情，又能讓辦公室主任知曉事情始末，使事情在最短的時(shí)間內(nèi)得以解決，這種特事特辦的事情一定要在熟知領(lǐng)導(dǎo)分工的前提下去通知，拿捏不準(zhǔn)的要先包括辦公室主任，由辦公室主任進(jìn)行處理，否則，只會(huì)出現(xiàn)“好心”辦壞事，不但事情沒(méi)解決好，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦事人員也會(huì)產(chǎn)生不好的印象。在日常工作中，文秘人員要想學(xué)會(huì)好的工作方法，就需要多聽、多看、多想、多練，經(jīng)常向身邊的同時(shí)學(xué)習(xí)，只有不斷的借鑒、實(shí)踐、積累，才能形成一套自己的工作方法，才能在工作中不斷地成長(zhǎng)進(jìn)步，才能游刃有余的干好自己的本職工作。

行百里者半于九十，文秘工作比較單調(diào)，枯燥，很多人在長(zhǎng)時(shí)間的工作中出現(xiàn)了懈怠的心理，干工作沒(méi)有激情、得過(guò)且過(guò)，久而久之就會(huì)消極怠工，而文秘工作容不得半點(diǎn)馬虎，這樣的工作態(tài)度往往會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，嚴(yán)重者可能會(huì)丟掉“飯碗”。要想干好文秘工作，就要持之以恒的保持飽滿的工作激情，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富自己；掌握方式方法，干好本職工作，只有這樣，才能在企業(yè)中不斷地成長(zhǎng)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與個(gè)人的“雙贏”。

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