分“歸口”把關(guān)多環(huán)節(jié)審查

趙志闖 余武南

摘要：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制是否成功，取決于編制單位的編制工作和檔案行政管理部門的審查工作兩個(gè)關(guān)鍵因素。本文分析了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的審查現(xiàn)狀，并結(jié)合本地區(qū)工作經(jīng)驗(yàn)，提出按“歸口”輪換審查的模式，分析其流程，并闡述該模式的意義。

關(guān)鍵詞：文件材料歸檔范圍保管期限表“歸口”

一、引言

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）中第十二條規(guī)定：各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。這條規(guī)定向我們傳達(dá)了兩項(xiàng)重要信息：一是各機(jī)關(guān)應(yīng)該編制本單位的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱《保管期限表》）；二是所編制的《保管期限表》必須報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后才能執(zhí)行。

目前已有研究大多都關(guān)注《保管期限表》的編制，而對(duì)于《保管期限表》的審查則關(guān)注極少。一方面，筆者身為檔案行政管理部門的工作人員，在實(shí)際工作中深刻體會(huì)到《保管期限表》的審查是保證其編制成功的必要條件之一，提高《保管期限表》的審查水平，更是保障立檔單位文書檔案工作順利開(kāi)展的重要前提。另一方面，《保管期限表》的審查又是文書檔案工作中最復(fù)雜的一項(xiàng)，如何保證審查效果也一直是困擾審查人員的一個(gè)難題。

近期，筆者所在單位改進(jìn)了《保管期限表》的審查模式，提出了按“歸口”輪換審查的模式，并完善了審查環(huán)節(jié)，有效保證了審查工作的質(zhì)量和效率。

二、《保管期限表》審查模式研究綜述

筆者在中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)中以“機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限”為檢索詞，在題名字段中進(jìn)行檢索，共檢索出42篇文章，通過(guò)人工篩選方式，剔除內(nèi)容重復(fù)、信息報(bào)道以及弱關(guān)聯(lián)文章，與《保管期限表》審查有關(guān)的共有11篇文章。這些文章的研究?jī)?nèi)容，主要包括三個(gè)方面。一是，關(guān)于審查機(jī)構(gòu)的研究。檔案行政管理部門需要成立專門的審查機(jī)構(gòu)，設(shè)專人負(fù)責(zé)，并對(duì)審查程序、手續(xù)、標(biāo)準(zhǔn)做出明確規(guī)定。[1][2]二是，關(guān)于審查要求方面的研究。檔案行政管理部門，要以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度嚴(yán)格履行審批手續(xù)，[3]逐字逐句地進(jìn)行閱讀審核，糾正《保管期限表》中存在的問(wèn)題和不足，對(duì)不規(guī)范之處應(yīng)返回編制單位修改，直到符合要求。[4]三是，關(guān)于“備案改審查”的意義方面的研究，既要求檔案行政管理部門發(fā)揮專業(yè)指導(dǎo)作用，對(duì)保管期限表予以前端控制，[5]有效保證《保管期限表》的質(zhì)量，[6]最大限度減少范圍和期限上的誤差，[7]也體現(xiàn)了檔案行政管理部門在檔案信息資源收集和積累方面所負(fù)的責(zé)任越來(lái)越大，這是檔案行政管理部門主體地位提升的有力表現(xiàn)。[8]

綜上可知，當(dāng)前有關(guān)《保管期限表》審查的研究比較少，且已有研究側(cè)重于闡述其機(jī)構(gòu)設(shè)置、如何審查及審查制的重要意義，雖然提到檔案行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查，但缺少對(duì)于具體審查模式及審查流程的研究。本文提出的按“歸口”輪換審查的模式，是基于本地區(qū)《保管期限表》審查工作經(jīng)驗(yàn)所得，不僅彌補(bǔ)了前人研究的不足，更具有一定的借鑒價(jià)值，可促進(jìn)審查模式的不斷優(yōu)化。

三、檔案行政管理部門對(duì)《保管期限表》按“歸口”審查流程分析

不同地區(qū)、不同級(jí)別的檔案行政管理部門在審查《保管期限表》方面的做法或模式可能不同。以筆者所在的北京市朝陽(yáng)區(qū)檔案局為例，對(duì)于各立檔單位《保管期限表》的審查，由業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)，分為初審、復(fù)審、終審三個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都由專門的人員負(fù)責(zé)，主要模式可用“分歸口，重環(huán)節(jié)”六個(gè)字概括。

（一）分歸口進(jìn)行初審

為方便監(jiān)督、指導(dǎo)，筆者所在單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門根據(jù)立檔單位的屬性將其劃分為不同的歸口，由不同的人員負(fù)責(zé)不同的歸口。當(dāng)某一單位需要重新編制或修改《保管期限表》時(shí)，由分管這一歸口的人員進(jìn)行第一個(gè)環(huán)節(jié)——初審。初審人員根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令（或10號(hào)令）、本地區(qū)《規(guī)定》實(shí)施細(xì)則以及編制單位的“三定方案”（機(jī)構(gòu)職能）對(duì)《保管期限表》進(jìn)行審查，審查文件材料歸檔范圍是否齊全，各項(xiàng)材料的保管期限是否準(zhǔn)確，以批注的形式在《保管期限表》的相應(yīng)條目上一一標(biāo)示出來(lái)。

（二）部門分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審

對(duì)《保管期限表》的審查、指導(dǎo)是一項(xiàng)難度較大的工作，對(duì)業(yè)務(wù)能力要求很高，剛接觸此項(xiàng)工作的人員難免會(huì)感覺(jué)無(wú)從下手，導(dǎo)致審查工作效率低下、質(zhì)量難以保證。為防止此類現(xiàn)象出現(xiàn)，筆者所在的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門安排一名對(duì)此項(xiàng)工作熟練的分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審，審查模式由原來(lái)的“工作人員初審—部門負(fù)責(zé)人復(fù)審”變?yōu)椤肮ぷ魅藛T初審—部門分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審—部門負(fù)責(zé)人終審”。這樣做看似環(huán)節(jié)增多了、流程變復(fù)雜了，但此舉一是為了盡可能多地發(fā)現(xiàn)提請(qǐng)審查的《保管期限表》中存在的問(wèn)題，保證審查效果；二是老人帶新人，梯隊(duì)培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干。

（三）業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門與編制單位之間多輪審查

在部門分管領(lǐng)導(dǎo)未同意提交終審之前，相關(guān)人員需要與編制單位進(jìn)行多次對(duì)接，將初審、復(fù)審的意見(jiàn)返給編制單位，編制單位則需要根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行多次修改。具體而言，在終審之前，審查流程可以概括為“上報(bào)—初審人員審查—復(fù)審人員審查—返回修改—再次上報(bào)”。這個(gè)流程的循環(huán)周期及持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)短，根據(jù)提交單位編制的《保管期限表》的問(wèn)題多少而定，若問(wèn)題較多，返回修改的次數(shù)多，持續(xù)的時(shí)間會(huì)較長(zhǎng)。

（四）業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審

部門分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)，便可提交業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人終審。在終審環(huán)節(jié)中，部門負(fù)責(zé)人主要起把關(guān)作用。一是對(duì)內(nèi)容把關(guān)，再次確定歸檔范圍和保管期限是否有不合理之處；二是對(duì)部門人員的審查工作把關(guān)，了解部門人員對(duì)審查工作的要點(diǎn)是否掌握，在審查過(guò)程中存在哪些問(wèn)題，提高部門人員的業(yè)務(wù)能力，確?！侗９芷谙薇怼穼彶楣ぷ髂芨瞄_(kāi)展。

（五）輪換歸口進(jìn)行審查

單位屬性不同，其產(chǎn)生的文件材料也各不相同，對(duì)其《保管期限表》的審查側(cè)重點(diǎn)也會(huì)有所不同。為了讓業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員能全面提升對(duì)各類型單位《保管期限表》的審查與監(jiān)督能力，筆者所在部門對(duì)不同歸口單位的審查人員進(jìn)行定期輪換。這種模式，一是防止審查人員長(zhǎng)期只審查某一歸口單位的《保管期限表》而形成固定思維；二是讓審查人員接觸各種類型的《保管期限表》以拓展審查思路，提升審查能力。

（六）履行審批手續(xù)

檔案行政管理部門確定《保管期限表》無(wú)誤可使用后，便可通知編制單位履行審批手續(xù)。以本地區(qū)為例，手續(xù)分兩個(gè)階段：一是編制單位需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子開(kāi)會(huì)討論通過(guò)《保管期限表》，并由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字后，形成一式兩份，一份由本單位保存，另一份交檔案行政管理部門備案；二是檔案行政管理部門各審查人員需要填寫審查單，說(shuō)明各自審查的主要情況，由于審查周期往往較長(zhǎng)，此舉可幫助業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員鞏固審查內(nèi)容，更快提高審查能力。

四、檔案行政管理部門對(duì)《保管期限表》審查工作的意義

《保管期限表》是各機(jī)關(guān)收集本單位需要?dú)w檔的文件材料并為之確定保管期限的依據(jù)。一份范圍齊全、完整，期限合理、準(zhǔn)確的保管期限表，除了本單位在編制方面要下功夫之外，負(fù)責(zé)審查的檔案行政管理部門也起著至關(guān)重要的作用。

（一）對(duì)被審查單位的意義

一是完善各單位的《保管期限表》，保證文件材料收集齊全及保管期限確定、準(zhǔn)確。8號(hào)令未實(shí)施之前，各單位編制完本單位的《保管期限表》后，只需要報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案即可。這種“備案制”方式下編制的《保管期限表》未經(jīng)檔案行政管理部門的審查與指導(dǎo)，會(huì)出現(xiàn)文件材料歸檔范圍偏差、保管期限不準(zhǔn)確的問(wèn)題。而8號(hào)令實(shí)施以后，編制完成的《保管期限表》需要經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門的審查同意才可執(zhí)行。這種“審查制”方式下編制的《保管期限表》大大減少了上述問(wèn)題的出現(xiàn)。

二是保證最有價(jià)值的檔案得到最妥善的保管。國(guó)家檔案局9號(hào)令規(guī)定，30年或永久保管期限的檔案需要接收進(jìn)館。倘若保管期限劃分不準(zhǔn)確，勢(shì)必會(huì)影響檔案的進(jìn)館：一些本該永久保管或具有30年保管期限的檔案若被劃分為10年保管期限而不進(jìn)館，對(duì)社會(huì)和人民群眾來(lái)說(shuō)是一種遺憾；而本不該進(jìn)館的10年保管期限的檔案倘若進(jìn)館永久保存，則會(huì)加大保管壓力，造成人、財(cái)、物的浪費(fèi)。

（二）對(duì)檔案行政管理部門的意義

一是增加對(duì)立檔單位職能及業(yè)務(wù)的了解，更有利于開(kāi)展檔案監(jiān)督及指導(dǎo)工作。檔案工作雖說(shuō)更偏重于對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行管理，但若對(duì)于所監(jiān)管單位的職能毫無(wú)了解，則在監(jiān)督及指導(dǎo)工作的開(kāi)展過(guò)程中很容易陷入被動(dòng)，不能很好地解答立檔單位在歸檔范圍和保管期限方面所提的問(wèn)題。而檔案行政管理部門通過(guò)對(duì)《保管期限表》的審查，可以了解各單位的主要職能、產(chǎn)生的文件材料有哪些，避免以上問(wèn)題。

二是提高檔案行政管理部門審查人員的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)對(duì)檔案工作的宏觀把控能力?！侗９芷谙薇怼吩跈C(jī)關(guān)檔案管理中是一項(xiàng)比較難的工作，通過(guò)對(duì)《保管期限表》的長(zhǎng)期審查，會(huì)逐漸提高審查人員的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)對(duì)文書檔案的各類材料及其保管期限的把控能力，提高監(jiān)督和指導(dǎo)水平。

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作者單位：1.北京市朝陽(yáng)區(qū)檔案局2.首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院