淺談在管理提升活動中如何加強和改進辦公室業(yè)務建設

岳嵩

摘 要：辦公室是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中的重要環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用，也是協調企業(yè)管理活動的樞紐，因此，企業(yè)管理工作開展過程中要從根本上夯實辦公室業(yè)務管理水平，才能有效提升管理工作的實效性。本文對強化辦公室業(yè)務建設的重要性進行了簡要分析，并集中闡釋了管理提升活動中強化辦公室業(yè)務建設的路徑，旨在提供辦公室業(yè)務建設整體水平。

關鍵詞：企業(yè)管理 辦公室業(yè)務建設 管理路徑

中圖分類號：F276 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

神華鐵路貨車運輸有限責任公司是中國神華能源股份有限公司全資子公司，承擔著神華鐵路自備貨車的運輸組織、定期檢修、運用維修以及機車大中修等業(yè)務。2013年8月，依據中國神華能源股份公司批復精神，改制為中國神華能源公司全資子公司-神華鐵路貨車運輸有限責任公司。公司總部設在北京市東城區(qū)，公司總部結合實際情況設置了辦公室、黨建工作部、財務部、人力資源部、檢修管理部、運輸管理部、安全質量部等15個職能部室。

一、強化辦公室業(yè)務建設的重要性分析

辦公室作為神華鐵路貨車運輸有限責任公司下設的主要部門，將“質量效益型”作為管理重點，全局性監(jiān)督和管控產品質量、服務質量、項目質量、過程控制質量。

1.完善辦公室建設目標

在神華鐵路貨車運輸有限責任公司日常工作開展過程中，一直秉持“服務大局，和濟共贏”的管理原則和理念，將服務社會以及服務企業(yè)發(fā)展大局作為管理重點，在通力合作的基礎上，實現共同發(fā)展和進步，也為和諧化管理工作的發(fā)展提供支撐。辦公室管理工作與神華內外業(yè)務相關單位密切溝通與配合，從而形成多方共贏的合作局面。也就是說，要維護管理效率，就要將部門協調發(fā)展作為重點，切實維護職能作用，保證辦公室能在日常工作中發(fā)揮統(tǒng)一協助的作用和價值，也能在提高各個層面管理力量的同時，調動相關部門的工作積極性，形成領導主張深度貫徹落實，且單位決策管理形成合力的管理結構[3]。

在服務管理機制建立的過程中，要將參謀服務項目作為工作中的重點任務，衡量辦公室工作水平，確保管理工作和實際控制體系能發(fā)揮其實際價值。因此，辦公室管理人員要積極落實切實有效的管理機制和控制措施，針對辦公環(huán)節(jié)中的薄弱問題進行全程化管理，控制相關管理尺度的同時，完整地收集相關信息，實現加工處理效果的最優(yōu)化，也能系統(tǒng)化控制管理效果，實現超前調研目標[1]。

2.綜合協調辦公室職能作用

各個職能部門要積極落實其自身的管理工作，踐行系統(tǒng)化的工作模型。結合公司行政管理工作要求以及公司領導指示，維護組織開展行政管理制度的運行效果，能在保證公文運轉效率的同時，確保文字材料起草效果和管控措施，會議活動和組織協調性也要符合實際需求。并且，在物業(yè)管理工作體系建立后也能實現行政管理工作順利開展。要樹立全局意識，將綜合性國際化趨勢作為發(fā)展目標，實現改革項目的系統(tǒng)化創(chuàng)新和發(fā)展，并且在完善自身實際情況的基礎上，借鑒國內外先進經驗。企業(yè)要樹立階段性意識，確?，F代技術在開拓和階段性經營的基礎上實現業(yè)務和服務手段的全面優(yōu)化，因此，要在創(chuàng)新管理要求的基礎上，保證企業(yè)能擁有發(fā)展動力和產業(yè)優(yōu)勢[2]。另外，企業(yè)要結合市場運行策略和管理控制水平，提高辦公室常規(guī)化工作的完整程度，建立高標準和高水平管理機制，符合材料要求的基礎上，完善其管理結構。

第一，要踐行組織制定的相關原則，完善公司行政管理規(guī)章制度，集中制定部門工作計劃，監(jiān)督執(zhí)行實際效果和水平。在工作任務落實過程中，也要保證具體工作行為發(fā)揮實際水平和價值。首先，組織制定公司各項行政管理制度，其中主要是會議制度和發(fā)文制度，并且要積極修訂公司各個部門常規(guī)化行政控制行為。其次，要監(jiān)督并檢查行政管理制度的執(zhí)行情況，維護實際效果。最后，要制定本部門年度工作計劃，確保監(jiān)督執(zhí)行效果符合標準。

第二，對于工作職責是組織公文運轉工作的情況，要保證工作任務能圍繞具體要求展開，對來文進行簽收和登記，并且保證傳批、傳閱以及承辦工作的完整性，發(fā)文擬題以及會簽工作等也是基本工作任務。

第三，對組織公司總經理常務辦公會議以及月度例會項目等，也要維護基本工作任務的完整性，向不同部門收集相關材料，應用總經理常務辦公室會議研究，提高議題管理決策效果，也要調整事宜和研究水平[3]。在實際管理體系建立后，也要負責半年和年度工作會議材料準備，集中從事會務組織工作，對會議催辦和督辦事宜進行監(jiān)督管理。

第四，組織起草公司半年或者是年度工作總結項目，要在匯總半年和年度工作情況的基礎上，落實工作總結制度。不僅要組織起草公司半年、季度和年度工作報告，也要重視組織起草集團公司上報相關請示機制。要按照標準化制度開展相關工作，能在滿足領導工作要求的基礎上，完善本職工作，及時管理和疏通工作，確保協調和補助效果的完善程度，積極補充的同時實現部門配合。要在職能工作開展過程中，對溝通效果進行全面管理，及時解決部門之間矛盾的同時，完善管理水平，實現全面性優(yōu)化[4]。

第五，著重關注辦公室內部管理工作，在領導的指導下制定工作計劃，并且建立健全完整的督辦機制和執(zhí)行措施，組織制定部門經費管理預算體系，維護審批部門經費使用效果和實際應用水平，切實維護辦公室部門的安全管理工作水平以及黨組織建設、廉政建設工作的實際價值。

此外，辦公室職責還包含完善公司行政管理方面的各項規(guī)章制度、部門工作計劃以及監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行；公司印章管理和綜合檔案、年鑒管理等工作；公司公務用車的管理和安排、辦公室物品的購置、物業(yè)管理和外賓來訪管理；辦公室內部管理以及完成上級部門所安排的各項工作等，只有切實保證各項職責的履行和業(yè)務完成情況，辦公室作用才能夠得到全面發(fā)揮。

二、管理提升活動中強化辦公室業(yè)務建設的路徑

2017年以來，辦公室宣傳帶頭下，整個神華鐵路貨車運輸有限責任公司開展了大規(guī)模安全管理工作，鐵路貨車公司榆林分公司通過開展全員危險源辨識、全員崗位技能培訓、全員危險源點檢等手段，切實形成“人人參與安全管理，人人都 是風險管理者”的安全管理氛圍，也正是基于此，在完善整個管理結構和管理水平的基礎上，保證了神華鐵路貨車運輸有限責任公司常規(guī)化工作的全面開展，使“我安全、我幸?！钡陌踩砟钪鸩缴钊肴诵?。在具體開展管理提升活動，全面強化辦公室業(yè)務建設的過程中，可以從辦公室職責入手對業(yè)務建設路徑進行系統(tǒng)分析，希望能夠為辦公室工作的開展和職責的履行提供相應的支持。endprint

1.全面組織開展行政管理制度體系建設

基于辦公室領導人員的正確指示，在管理提升活動中，要想進一步強化辦公室業(yè)務建設工作，就應該認識到行政管理制度體系建設的重要性，為辦公室業(yè)務建設工作的優(yōu)化開展提供有效的支撐。在全面組織開展行政管理制度體系的建設工作中，應該對辦公室工作業(yè)務進行全面綜合，保證借助行政管理體系的構建，規(guī)范業(yè)務工作，切實提高辦公室業(yè)務水平，促進辦公室工作得到公司的廣泛認同。在構建行政管理制度體系的過程中，應該注意對辦公室工作權力進行明確，如對公司行政管理規(guī)章制度的起草權和制度執(zhí)行監(jiān)督監(jiān)察權、公司相關事宜的度版權、公司會議決定事項的檢查、督辦和管理權、對各部門會議費用使用情況的審核權等等，保證辦公室工作人員在開展業(yè)務工作的過程中能夠真正做到履行個人職責，規(guī)避業(yè)務風險，維護辦公室業(yè)務工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.明確辦公室具體工作職責和業(yè)務要求

在全面加強辦公室業(yè)務建設的過程中，應該正確認識業(yè)務建設和職責的關系，進而從職責角度探索強化業(yè)務建設的措施，并明確各項工作的業(yè)務要求，了解業(yè)務建設的具體工作方向，促進業(yè)務建設工作的優(yōu)化開展。如針對“組織制定、完善公司行政管理規(guī)章制度、部分規(guī)劃等，并監(jiān)督執(zhí)行”方面的具體工作職責，辦公室業(yè)務人員在加強業(yè)務建設的過程中就應該注意從工作任務入手，即在業(yè)務建設過程中注意組織制定公司各項行政制度、監(jiān)督行政制度的執(zhí)行情況、結合辦公室工作基本情況修訂整體管理制度，同時對本年度工作計劃進行規(guī)劃并監(jiān)督執(zhí)行等等。這樣結合工作職責，就能夠明確辦公室工作業(yè)務的主要建設方向，提高建設效果。

3.有效協調內外部工作關系

在辦公室開展業(yè)務建設工作的過程中，還應該注意對自身在公司中的位置進行正確的定位，在強化內部管理工作的同時，對上級布置的工作任務和業(yè)務工作等加以完成，并合理安排下級政務主管、行政主管、事務主管以及檔案主管人員對各項任務工作加以執(zhí)行，希望能夠通過內外部協調進一步增強辦公室業(yè)務工作的完成效率和效果，促使辦公室工作形成有機的體系，為公司整體運行提供相應的保障。這樣辦公室內部積極加強業(yè)務建設，外部上級領導部門和下級執(zhí)行部門大力支持業(yè)務建設工作的開展，辦公室業(yè)務建設必然會取得新的發(fā)展成效，全面促進公司整體工作水平的不斷提高。

結束語

總而言之，在企業(yè)管理工作開展的過程中，要結合辦公室的實際發(fā)展要求，提高管理水平和管控效率，積極踐行系統(tǒng)化的控制措施，確保管理體系和對策分析機制的完整性。管理提升活動的開展，能對辦公室業(yè)務建設水平的全面提高和創(chuàng)新化管理提供保障，使得部門管理以及服務水平的綜合性提高，為企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展目標奠定堅實基礎。

參考文獻

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