從《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》看謝倫伯格的文件管理控制思想

黃夏基+楊桂鳳

摘要：本文主要從文件擬制工作控制與文件處置工作控制兩方面論述了謝倫伯格的文件管理控制思想，拋磚引玉以加強文件的前端控制與全程控制，減少不必要的文件產(chǎn)生，優(yōu)化文件管理以提升檔案質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：控制謝倫伯格檔案

Abstract： The article mainly discusses the record management and control thought of Theodore Schellen？ berg from two aspects for record preparation and disposal work control，in order to further control the quality of ar？ chives by strengthen the control of the front and whole process of record ，to reduce the unnecessary record and optimize the record management to further control the quality of archives.

Keywords：Control；Theodore Schellenberg；Ar？ chives

謝倫伯格（Theodore R.Schellenberg，1903-1970）不僅在美國擁有“檔案鑒定理論之父”的尊稱，在世界上也享譽盛名。關(guān)于謝倫伯格的相關(guān)研究，大多局限于“檔案定義”、“文件雙重價值論”、“檔案鑒定”、“來源觀”等。而文件管理作為《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》（以下簡稱謝著）的核心部分，充分體現(xiàn)了謝倫伯格的文件管理控制思想。本文集中筆墨深入分析謝倫伯格的文件管理控制思想，從文件擬制與文件處置控制工作著眼，闡述了政府職能、工作過程及文件程序等影響文件產(chǎn)生的因素，提出優(yōu)化文件管理的個人反思。

一、研究意義

（一）重新認識文件管理控制思想

謝倫伯格在檔案界影響頗高，無論是在理論還是實踐上都為檔案事業(yè)的發(fā)展畫上濃墨重彩的一筆。挖掘謝著文件管理思想，不僅可以重新認識謝倫伯格思想理論，也可以更綜合評析謝倫伯格對檔案事業(yè)貢獻。

（二）適應(yīng)當前社會實踐的需要

信息時代，行文的便利性降低了行文成本，導(dǎo)致文件數(shù)量與日俱增，文山會海成為趨勢。不僅使得文件管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，也影響到國家的運行。近年來，國家也逐漸意識到文山會海給文件管理帶來的困難，并印發(fā)了《國務(wù)院關(guān)于進一步精簡會議和文件的通知》（國發(fā)〔2000〕30號）以從源頭上控制與解決文山會海的問題。因此，對文件管理控制思想進行研究，以引發(fā)更多人關(guān)注文件控制問題并從中獲得啟示，反思現(xiàn)實以更好解決文件管理所存在的問題與優(yōu)化文件質(zhì)量。并從更高的戰(zhàn)略層面看待檔案管理問題，做好前端控制與全程控制，使得國家治理能夠得到有效的保障。

二、謝著文件管理控制思想的解析

文件作為信息傳遞的紐帶，“很少有什么事情是不同文件發(fā)生關(guān)系就可以完成的。”[1]在組織中，好的管理有賴于有效的文件記錄管理，發(fā)展中國家低效率的文件記錄控制是導(dǎo)致其管理不善的一大因素。[2]而文件是檔案的前身，文件管理有效與否也將直接影響檔案管理的質(zhì)量，進而影響社會公眾對檔案的利用。而因此，對文件科學(xué)管控就顯得十分必要?？刂谱鳛樯鐣顒又幸豁椫匾墓芾砺毮躘3]，控制有效與否直接影響預(yù)定目標的實現(xiàn)。制約和維護平衡或?qū)崿F(xiàn)引導(dǎo)的功能以達到某種預(yù)期的目的。

（一）對文件擬制工作的控制思想

謝著在第二部分的第六章中就直接明確地提出了對文件擬制工作的控制，主要從三個方面進行論述以控制文件的產(chǎn)生。

首先，從職能的簡化出發(fā)。認為“引起不必要的文件制作和保存的根本原因，存在于現(xiàn)代政府的規(guī)模及其活動范圍和活動方式”，而“政府機關(guān)的職能運行一般是可以簡化的”。[4]因此，有必要“對政府機器進行仔細的檢查并再次簡化機構(gòu)和職能的運行?！盵5]其次，從工作過程的簡化出發(fā)，認為工作過程的復(fù)雜程度一般遠遠超過了需要，被委派一定職責的政府機關(guān)一開始很少就會注意到如何履行這些職責的問題，而隨著時間的推移，不健全的工作方法就有可能會發(fā)展起來，因此，就面臨著對某一特定行政工作的各個步驟進行分析以改進程序和簡化方法的問題。[6]

再者，從文件程序的簡化進行論述。文件程序?qū)ξ募?shù)量的產(chǎn)生大致有兩個方面的影響。一方面與為了完成重復(fù)性或例行性的工作而制作文件有關(guān)，另一方面與文件的分發(fā)與立卷有關(guān)。關(guān)于例行性或者重復(fù)性的文件要控制標準化文件的計劃，應(yīng)該簡化工作過程的計劃所采取的步驟，控制表格使用。文件的分類與立卷對文件數(shù)量產(chǎn)生的影響，主要與文件的保存制度有關(guān)。根據(jù)美國的立卷制，通常要為涉及一件事情的每一辦事機構(gòu)復(fù)制一份文件副本，這使得某些機構(gòu)所產(chǎn)生和立卷的個別文件的復(fù)制數(shù)量就可能會達到驚人的程度。因此，“文件管理專家應(yīng)該審查各種官員對文件副本的需要”，“使重要文件的副本，得以正確地分發(fā)和立卷?！盵7]

因此，謝著認為應(yīng)該加強負責擬定和主持機關(guān)方針計劃的高級政府官員、處理公務(wù)這一廣闊領(lǐng)域內(nèi)成為專家的公務(wù)人員以及負責文件的人員之間的合作以簡化政府工作，進而減少文件的產(chǎn)生。

（二）對文件處置工作的控制思想

除了對文件的擬制工作進行控制外，也需要對文件處置工作也進行控制。處置可理解為“包括為決定文件最終命運而采取的一切行動”。而這些處置行動包括將文件銷毀、攝制縮微膠片、移交給文件中心或是交給檔案機構(gòu)等。若要能恰當處置工作有效控制，首先應(yīng)該對文件分類。“分類，是有效管理現(xiàn)行文件的基本環(huán)節(jié)。旨在控制文件的全套計劃的其他一切步驟，都有賴于分類。”[8]換言之，分類為有選擇地加以保存或銷毀提供基礎(chǔ)。此外，應(yīng)與檔案工作者合作擬定處置計劃、處置時間表和處置清單，對文件進行大部分的必要調(diào)查、說明和分析工作，以確保文件處置的質(zhì)量。endprint

文件處置“在任何情況下，基本問題總是一個價值問題”，“任何東西都不能替代認真仔細的分析工作。把確定價值的工作簡化成為機械性活動的技術(shù)是不可能出現(xiàn)的。”[9]由是觀之文件的處置即為對文件價值進行鑒定。對此，謝倫伯格提出“文件雙重價值論”，由文件管理者與檔案工作者共同分析文件不同階段的價值，以對文件做適當處置。而不論是擬制處置計劃、處置時間表和處置清單還是文件價值的鑒定都由文件管理者與檔案工作者共同決定，這與詹金遜的“行政官員決定論”背道而馳。

（三）文件管理控制思想的特點

上述對謝著的文件擬制工作與文件處置工作的控制思想的歸納，可知謝著的文件管理控制思想具有以下特點：

1.前端控制。從謝著對文件擬制工作的控制思想來看，文件數(shù)量的產(chǎn)生應(yīng)該受到嚴格控制。對文件“節(jié)制生育”，從政府職能、工作過程以及文件程序這些關(guān)鍵點出發(fā)，表明政府復(fù)雜性而產(chǎn)生，即部分文件的制作是不必要的。因此，有必要從源頭上進行控制，對文件的擬制工作進行有效控制，以規(guī)避無用文件的過量繁殖。這種從源頭上控制文件制作的思想更具有徹底性，也是對政府結(jié)構(gòu)、職能以及其工作流程的一種反思，更是對文件管理前端控制思想的體現(xiàn)。

2.全程控制。謝著主張檔案工作者參與文件處置工作，更多是基于文件生命周期理論考慮。文件從生成到銷毀或永久保存是一個完整的過程，這個過程中價值形態(tài)不斷發(fā)生變化，呈現(xiàn)不同特點。因而，在此過程中有必要吸納檔案工作者的智慧，以對文件作出適當?shù)奶幹?，彰顯全程控制的特點。

綜上，謝著的文件管理控制思想主要具有前端控制思想與全程控制的特點。體現(xiàn)了他對文件管理在數(shù)量與質(zhì)量上的有效控制，以實現(xiàn)對經(jīng)濟與效率的追求。

三、基于謝著文件管理控制思想的現(xiàn)實反思

二戰(zhàn)結(jié)束后美國政府機構(gòu)進行重組，政府職能擴張，使得美國文件數(shù)量急劇上漲，檔案館藏庫房緊張，公共檔案文件管理成為迫切需要解決的問題，謝倫伯格的文件管理控制思想正是基于這樣的背景產(chǎn)生。學(xué)習(xí)文件管理控制思想，在文件數(shù)量暴增的時，反思文件管理工作與政府職能，為政府的高效運行奠定良好基礎(chǔ)。

（一）對文件數(shù)量控制的反思

數(shù)字時代，電子文件數(shù)量浩海如煙。電子文件數(shù)量的增加并不會很快使庫房的可用空間變小，但無疑會造成文件管理難度加大。檔案鑒定理論可以指導(dǎo)檔案鑒定工作，而當政府機構(gòu)設(shè)置與辦事流程不合理以及文件使用不科學(xué)時，不僅增加檔案鑒定工作的難度，也可能會增加檔案的保存數(shù)量，進而使檔案管理成本升高。倘若按照組織機構(gòu)的職能鑒定，當所有的政府部門因為技術(shù)的便利性或者使用文件成本降低而增加文件的使用，那么，職能鑒定也并沒能從根本上控制檔案數(shù)量的產(chǎn)生。因此，不管是高級政府機構(gòu)部門還是基層政府部門，都應(yīng)該從源頭上控制文件數(shù)量的產(chǎn)生。

如若從文件的擬制開始就進行“節(jié)制生育”或者當其完成任務(wù)后經(jīng)鑒定而被打入“地獄”，那這種文件管理控制思想會不會破壞了歷史記憶的完整性，成為“掠奪歷史的大盜”？對此，有學(xué)者認為保存歷史面貌完整性的目的，要糾正一部分檔案的“生存”而犧牲另一部檔案“性命”的做法，即要弱化檔案鑒定。[10]按照此說法，謝倫伯格從文件的擬制就開始控制文件的產(chǎn)生，那美國的歷史就更加殘缺不完整了。美國的文件能夠成為檔案，進而能夠進入檔案館一般是3%-5%，但美國人卻不因此而認為他們的歷史如此不堪。弱化檔案價值鑒定的觀點過于粗放，對國家整個系統(tǒng)的檔案文件管理應(yīng)該是十分有害的。

依照謝著的觀點，政府職能、工作過程以及文件程序是影響文件產(chǎn)生的重要因素，因此有必要結(jié)合實際情況，遵循前端控制原則，從根源上控制文件與檔案數(shù)量，以保證優(yōu)質(zhì)的檔案館藏。

1.關(guān)于政府職能的反思。中國正直改革的關(guān)鍵時期，這些年也在不斷的精簡機構(gòu)，適當放權(quán)，簡化政府職能，優(yōu)化政府辦事流程。依照謝著的說法，簡化政府職能與優(yōu)化政府工作過程一定程度上可以控制文件的產(chǎn)生，但事實上，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文件數(shù)量有增無減。

這也許是因為中國正處于改革的特殊時期，按照以往的經(jīng)驗，在特殊時期往往會產(chǎn)生大量的文件。但如果不是，反過來思考，國家每年產(chǎn)生的文件數(shù)量都在增加是否反映了政府在職能上的優(yōu)化還不足夠？“文件產(chǎn)生的原因根植于現(xiàn)代政府固有的特性”，“人們不會僅僅由于有了制作文件的機器而制作文件”，“因為文件只是行政活動的副產(chǎn)品，它的制作不是目的本身?！盵11]當要為將來留下所有證據(jù)的時候，很有可能是因為政府在權(quán)力上過于集中，對社會事務(wù)干預(yù)過多所導(dǎo)致。學(xué)者的親身經(jīng)歷，“筆者曾在一家單位檔案部門從事檔案管理工作，期間有同事來利用20多年前的‘工資單，因為上面有能最直接最為有效的證明其在20多年前在某有毒有害工作崗位上工作過的信息，結(jié)果他沒有找到他想要的‘工資單?！盵12]

也許上面的案例正好反映出中國當前《會計檔案管理辦法》存在一定問題，印正了周教授的觀點“檔案價值顯現(xiàn)存在很大的偶然性與隨機性，很難找到一個準確的答案來回復(fù)其價值的大小，或許可以找到一個被大家所理解的近似的不那么完美的‘檔案價值?！盵13]這可能，反映了我們對文件價值沒有一個所謂準確的認識，也可能反映了檔案文件管理者與職能執(zhí)行者之間缺乏有效合作，因而沒能對文件處置做出恰當?shù)呐袛?，但這種提供證據(jù)性的情況也有可能是因為這個單位的職能沒有簡化，各種與老百姓密切相關(guān)的行政審批制度尚未取消而造成，也許這才是更深層次的原因。無獨有偶，這些年來，社會公眾辦事需要提供各種證據(jù)，必然會增加文件管理的數(shù)量，以至于檔案增長的數(shù)量也難以下降。

2.對工作過程的反思。政府行為活動的改進有賴于工作過程的簡化，改革過程中要優(yōu)化工作服務(wù)流程，這在一定程度上有利于改進行政工作的步驟，使工作程序得到簡化。通過簡化工作過程，優(yōu)化行政機器運轉(zhuǎn)，減少文件使用環(huán)節(jié)，進而控制文件數(shù)量。簡化工作過程，政府部門要反思工作的方式方法，從一開始就要注意如何履行這些職責，健全工作方法。endprint

3.文件程序的反思。因為行政活動的需要，使得一些文件重復(fù)性的出現(xiàn)以及文件復(fù)制數(shù)量增長，增加文件管理難度。一般而言，對文件控制的程度越大，文件產(chǎn)生的數(shù)量越少，但控制的文件也必須滿足現(xiàn)實的需要。要滿足行政活動需要，大概與信息共享的程度有關(guān)。文件的運轉(zhuǎn)過程受到不當控制，就容易導(dǎo)致信息流通困難，信息孤島現(xiàn)象嚴重，難以滿足現(xiàn)實辦事的需要。現(xiàn)代技術(shù)的進步，為檔案文件信息的共享提供良好環(huán)境，各政府機構(gòu)部門之間應(yīng)加快信息共享步伐，以減少重復(fù)性文件或者文件副本的產(chǎn)生與歸檔。

（二）對文件質(zhì)量控制的反思

“公共文件是檔案工作者的主要對象，它的質(zhì)量取決于文件的產(chǎn)生方式和在現(xiàn)行使用中的保管方式，也取決于文件的處置方式?！盵14]即對文件處置工作控制的好壞直接影響檔案質(zhì)量。從數(shù)據(jù)的角度來看，值得一提的是，有研究認為，在全球數(shù)字數(shù)據(jù)中，僅有20%的數(shù)據(jù)被視為有用，而在這20%的數(shù)據(jù)中，僅有5%的數(shù)據(jù)被視為尤其有用。[15]也許列舉這個案例是基于“利用決定論”的思維，但保管檔案的最終目的不正是為了利用？也許利用是將來的、難以預(yù)知的，也正因如此，在對文件處置時，有必要基于其生命周期進行考慮，提高全程管理控制的水平，以更好地根據(jù)文件價值形態(tài)的變化做出適當?shù)呐袛啵蕴岣邔ξ募幹觅|(zhì)量。

總之，政府行為活動會影響文件管理控制，文件管理控制也會影響政府的行為活動?！靶什桓叩奈募ぷ?，常常是行政管理不當?shù)囊粋€癥狀。單憑改進文件工作管理不可能治愈這種病癥。這種病癥的病根比較深。許多文件問題的解決，有待于工作過程的改進，而更全面地說，有待于政府組織和職能的改進?！盵16]因而，我們有必要反思當下的政府職能及其工作過程，這也是一個時代的發(fā)展需要。

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