水利工程檔案“紙質(zhì)化”與“電子化”的交融共存

石莉

【摘要】隨著信息技術(shù)的影響日益加深，紙質(zhì)化檔案與電子化檔案彼此交融共存。我們應(yīng)提升配套管理水平，加快檔案資源的開發(fā)與利用，從根本上加快水利工程檔案信息化進(jìn)程，推動水利工程檔案管理的健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】水利工程;檔案“紙質(zhì)化”;“電子化”;交融共存

一、水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化管理模式的優(yōu)勢分析

（一）紙質(zhì)化檔案是信息存儲與傳播的媒介

1.紙質(zhì)化檔案原始價值突出，更具現(xiàn)實意義

紙質(zhì)檔案資料的突出特征是直觀性較強，能夠進(jìn)行信息的直接獲取。同時，物理與邏輯結(jié)構(gòu)具有一致件，對維護檔案資源的真實與原始性意義重大。水利工程檔案的形成、發(fā)展與利用貫穿于整個工程建設(shè)的始終。同時，經(jīng)過專業(yè)實踐，在反復(fù)修改與完善的過程中形成的第一手原始資料，與電子檔案相比較，更具行業(yè)存儲價值，彰顯針對性，現(xiàn)實價值突出，具有顯著的考證意義。

2.紙質(zhì)化盡顯檔案的真實性、歷史性與客觀性

紙質(zhì)化檔案能夠全面、客觀地體現(xiàn)水利工程檔案的客觀性與真實性。水利工程檔案主要源于水利工程建設(shè)文件，很多是直接轉(zhuǎn)化而成。正是由于這種行業(yè)的特殊性，使得水利工程檔案擁有濃厚的歷史痕跡與自然性，代表了歷史的真實性與客觀性，很難被更改或者偽造，這是電子檔案難以與之相比的。

（二）電子化是推動檔案事業(yè)發(fā)展的強大動力

1. 電子化檔案管理模式彰顯立體化的特征

電子文件便于修改，存儲空間較大，能夠進(jìn)行信息之間的快速傳播，滿足遠(yuǎn)距離的傳輸需要。隨著水利工程建設(shè)項目規(guī)模的擴大，水利工程檔案范圍得到拓展，相關(guān)單位對檔案資源提出了更高的要求，借助電子文件模式能夠節(jié)省成本，并有利于妥善保管。同時，檔案資源安全性提升，可有效避免檔案遺失與無故變更的現(xiàn)象。

2. 電子化檔案更顯水利檔案的專業(yè)性

對于水利工程檔案而言，強化對工程建設(shè)全過程的反映，實現(xiàn)對水利建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理、運行以及工程竣工維護、評估的有效反饋，資料極具龐大性與復(fù)雜性。

二、水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化檔案管理模式的缺陷分析

（一）紙質(zhì)化檔案管理方式的不足

1.對于紙質(zhì)化的檔案資源而言，需要較為煩瑣的管理程序進(jìn)行管理

鑒于水利工程的系統(tǒng)性，需要借助煩瑣的程序進(jìn)行工程檔案的歸檔和管理，同時投入大量人力資源。

2.紙質(zhì)化的檔案在保存方面難度較大

紙質(zhì)檔案如果需要進(jìn)行長時間的保存，極易發(fā)生破損、字跡模糊等現(xiàn)象，一旦經(jīng)過多次、頻繁的借閱與使用，檔案原始資料也容易丟失，直接影響檔案資料的使用周期，不利于維護自身的完整性與準(zhǔn)確性。

3.紙質(zhì)化檔案信息收集與獲取效率不高

紙質(zhì)檔案存儲量相對較小，在遠(yuǎn)距離傳播方面受到限制，速度較慢，共享程度不高，加之手工查閱方式速度較慢，人員使用受到限制，很容易受到時空條件的制約，對水利工程檔案利用范圍與效率產(chǎn)生阻礙，影響信息資源自身價值的發(fā)揮，對水利工程事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

（二）電子化檔案的弊病

1. 電子化檔案推廣過程中缺乏強有力的運行環(huán)境

新時期水利工程檔案對技術(shù)成果與技術(shù)資料的需求更高。目前，檔案軟件的通用性有待增強，但不同機構(gòu)與部門的檔案信息網(wǎng)絡(luò)處于各自獨立的狀態(tài)，尚未構(gòu)建系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)平臺，很難滿足新時期檔案資源共享性的要求。

2.檔案自動化缺乏普遍性的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案業(yè)務(wù)在發(fā)展過程中由于受到歷史等因素的影響，自身缺乏扎實的基礎(chǔ)，尤其是案卷質(zhì)量不高，軟件很難實現(xiàn)較高水平的移植使用，檔案自動化管理缺乏統(tǒng)一、科學(xué)與全面的標(biāo)準(zhǔn)。

3.電子檔案載體要求較高，一旦存儲環(huán)境不佳，很難維護檔案的完整性

對電子文件而言，其功能的實現(xiàn)離不開相應(yīng)的載體，如磁盤、光盤等。而這種載體具有一定的使用壽命。同時，外界環(huán)境中的溫濕度、磁場、光線等因素對其也有一定的影響，需要較高要求的防范措施，尤其是對水利工程檔案而言，圖像與影像資料較多，一旦保存不利，很難維護信息的安全性與完善性。

三、如何促進(jìn)水利工程檔案“紙質(zhì)化”與“電子化”的交融共存

立足新的發(fā)展時期，紙質(zhì)化與電子化檔案模式處于共存的狀態(tài)，各自具有不可替代的作用。為此，要借助先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)與設(shè)備，進(jìn)行合理、有效地開發(fā)利用，強化二者的配套管理，最終實現(xiàn)交融共存。對于電子化與紙質(zhì)化，要將一體化作為發(fā)展目標(biāo)。水利檔案管理部門要重視做好紙質(zhì)化與電子化檔案的超前收集管理，對相關(guān)流程、控制策略等進(jìn)行合理設(shè)計，全面做好各種形式檔案資料的掃描與處理，要合理進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，達(dá)到紙質(zhì)化與電子化雙軌制度并行，保障信息數(shù)據(jù)能夠高效地進(jìn)行傳遞，提升資源共享程度。

綜上，基于新的發(fā)展階段，水利工程檔案管理要堅持與時俱進(jìn)，積極創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)，有效發(fā)揮電子檔案中的優(yōu)勢。同時，要正視紙質(zhì)檔案的現(xiàn)實價值，強化紙質(zhì)化與電子化的有力融合與統(tǒng)一，制定科學(xué)有效的檔案管理模式與方法，為水利工程檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)，加快檔案的開發(fā)與利用，為水利工程發(fā)展提供更加全面和完整的信息支持。