論傳統(tǒng)媒體OA系統(tǒng)的建設(shè)

陳珉 彭鸞 熊威

【摘 要】隨著移動(dòng)互聯(lián)和數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)的新媒體不斷發(fā)展，改變了圖像、文字、聲音等信息的生產(chǎn)、交換、傳播、消費(fèi)的方式，互聯(lián)網(wǎng)媒體得到了長足的發(fā)展。相對于互聯(lián)網(wǎng)公司，傳統(tǒng)媒體的組織架構(gòu)復(fù)雜，內(nèi)部工作流程冗長，需求響應(yīng)慢，難以及時(shí)適應(yīng)市場變化。因此，有必要通過信息化的方式從內(nèi)部解決工作中的實(shí)際困難，幫助及時(shí)收集、加工、分析、生成各種有效信息，實(shí)現(xiàn)信息對稱，加快融合轉(zhuǎn)型，積極應(yīng)對業(yè)務(wù)快速變化。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；流程管理；傳統(tǒng)媒體

一、背景

近幾年傳統(tǒng)媒體一直積極致力于創(chuàng)新開拓，但收效甚微，難以扭轉(zhuǎn)頹勢。究其原因轉(zhuǎn)型大多是部分特別能戰(zhàn)斗的精英各自為戰(zhàn)，局部突破，未形成有效地整體優(yōu)勢，資源整合還是物理反應(yīng)，不是化學(xué)反應(yīng)。加快成功轉(zhuǎn)型，須開源節(jié)流，從流程再造、流程管控入手，利用信息化系統(tǒng)提高企業(yè)運(yùn)作效率。本文中的OA系統(tǒng)，是建立在采編、廣告、發(fā)行、財(cái)務(wù)、人事系統(tǒng)之上廣義的平臺系統(tǒng)，將各種有效的數(shù)據(jù)資源打通，集成匯聚統(tǒng)一的信息平臺。能準(zhǔn)確、及時(shí)地反映內(nèi)部各項(xiàng)工作的當(dāng)前狀態(tài)，利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來，從全局出發(fā)輔助各職能部門，提高內(nèi)部整體的工作效率。

二、流程管控

企業(yè)管理中，“流程管控”是開源節(jié)流、提高效率的核心手段，創(chuàng)造價(jià)值的是流程而不是部門。下面從流程的“PDCA”循環(huán)介紹傳統(tǒng)媒體OA系統(tǒng)的建設(shè)要點(diǎn)。

（1）流程設(shè)計(jì)（P）

設(shè)計(jì)高效：從新聞門戶網(wǎng)站到兩微一端，再到直播和短視頻，產(chǎn)品形態(tài)不斷演進(jìn)。媒體融合存在多樣性和迭代性，內(nèi)部組織架構(gòu)、生產(chǎn)流程隨之改變。在加速轉(zhuǎn)型中，談到最多的就是“變”。因此需要構(gòu)建以業(yè)務(wù)為核心，跨部門的業(yè)務(wù)管理流程，快速定義業(yè)務(wù)流程，省去個(gè)性化開發(fā)的過程，具有圖形化設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程圖和自動(dòng)生成業(yè)務(wù)表單的能力。

使用靈活：滿足審批過程中串簽，并簽，搶簽，選簽，會簽，加簽，代簽，轉(zhuǎn)簽，駁回、掛起等各種使用場景，提供傳閱，通知，收回，撤銷，掛起，催辦各種流程辦理過程中的工具，適應(yīng)復(fù)雜的內(nèi)部使用場景。

（2）流程執(zhí)行（D）

流程執(zhí)行是將企業(yè)管理的制度安排落實(shí)到業(yè)務(wù)執(zhí)行中。流程執(zhí)行過程中重點(diǎn)關(guān)注的是實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行和關(guān)鍵業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn)審核、批準(zhǔn)。

基于績效的戰(zhàn)略落地：績效考核是對員工的工作行為和業(yè)績進(jìn)行量化評估，通過任務(wù)完成的質(zhì)量、時(shí)效性，形成科學(xué)合理透明的評價(jià)體系。

（3）流程監(jiān)控（C）

流程監(jiān)控是監(jiān)控實(shí)際的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。流程監(jiān)控包含流程的符合性審計(jì)、流程績效監(jiān)控、業(yè)務(wù)運(yùn)營信息和報(bào)表的審查。

（4）流程完善（A）

流程完善是從業(yè)務(wù)監(jiān)控結(jié)果判別管理改進(jìn)機(jī)會，將管理改進(jìn)的成果落實(shí)到企業(yè)架構(gòu)中。流程改善包含變革需求管理和項(xiàng)目規(guī)劃、變革項(xiàng)目管理以及任務(wù)落實(shí)與跟蹤。

三、“平臺+應(yīng)用”的系統(tǒng)構(gòu)建模式

傳統(tǒng)媒體中，建立了諸多的系統(tǒng)、固化了很多流程，滿足一時(shí)的管控需求。但這些數(shù)據(jù)大都分散在不同的部門和系統(tǒng)中，形成信息孤島，導(dǎo)致信息重復(fù)、不同步、集成困難，影響決策。

采取“平臺+應(yīng)用”的系統(tǒng)構(gòu)建模式，打破數(shù)據(jù)孤島，建立數(shù)據(jù)集成平臺。核心是對“人、財(cái)、物、用戶、流程、項(xiàng)目、知識”七大要素的管理。

對“人”的管理，對接人力資源管理系統(tǒng)，圍繞計(jì)劃、組織、指揮、控制四個(gè)方面，搭建行政方面的管理需求。為實(shí)現(xiàn)人事管理提供有力的支持。

對“財(cái)”的管理，對接財(cái)務(wù)系統(tǒng)和廣告管理系統(tǒng)。打通財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)系統(tǒng)和廣告管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致性，用于決策判斷，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)。

對“物”的管理，對接資產(chǎn)管理系統(tǒng)，圍繞資產(chǎn)管理的采購、入庫、使用、報(bào)廢全流程管控，降低單位利潤的生產(chǎn)成本。

對“用戶”的管理，對接發(fā)行系統(tǒng)及其他所有對外發(fā)布且擁有注冊用戶的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。將各種異構(gòu)用戶數(shù)據(jù)同構(gòu)化，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)整體全面的分析客戶行為，預(yù)測用戶需求，讓跨界營銷成為可能。

對“流程”的管理，主要是申請流程和審核流程，提高信息傳遞的時(shí)效性，優(yōu)化辦公流程，高效銜接各部門。起到信息傳遞及時(shí)，資訊更新迅速，溝通交流通暢的作用。

對“項(xiàng)目”的管理，對項(xiàng)目的論證、實(shí)施、結(jié)果進(jìn)行科學(xué)有效的監(jiān)管和評價(jià)，完整保留項(xiàng)目過程中的所有文檔資料，確保項(xiàng)目成功率，杜絕玩票，避免重復(fù)性失敗。降低跨部門項(xiàng)目組對的門檻，加速媒體融合項(xiàng)目的快速落地。

對“知識”的管理，建立知識共享庫。即用于新媒體技術(shù)共享，也用于員工在工作、學(xué)習(xí)中產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。通過收集、創(chuàng)造、分享、整合、更新等過程，以文檔、課件、視頻等方式，匯聚到知識庫中。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)媒體OA系統(tǒng)的建設(shè)框架上，采取“平臺+應(yīng)用”的構(gòu)建模式，以“流程”設(shè)計(jì)為核心，打通數(shù)據(jù)壁壘，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)倉庫。設(shè)計(jì)多個(gè)相對功能獨(dú)立的子系統(tǒng)，保證穩(wěn)定性和易擴(kuò)展性。子模塊的設(shè)計(jì)遵循結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、可擴(kuò)展、高內(nèi)聚、低耦合、可組合性高的特點(diǎn)。設(shè)計(jì)過程按照功能來劃分軟件的結(jié)構(gòu)，把復(fù)雜工程轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)零部件的做法。流程、權(quán)限、數(shù)據(jù)源可配置，功能、接口可擴(kuò)展，系統(tǒng)整體擁有較強(qiáng)可維護(hù)性。

【參考文獻(xiàn)】

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