論工程項(xiàng)目合同管理

徐智君

【摘 要】項(xiàng)目合同管理是對施工合同的訂立、履行、變更、終止、違約、索賠、爭議處理等進(jìn)行的管理。施工合同和分包合同必須以書面形式訂立。一般來說，施工過程中或多或少總會遇到項(xiàng)目變更等實(shí)際情況，而對于此，也就必須以書面形式進(jìn)行確認(rèn)，并作為合同的組成部分。本文從工程項(xiàng)目合同的概念出發(fā)，逐步向讀者闡釋何為項(xiàng)目合同管理，以及項(xiàng)目合同管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目；合同；管理

工程合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)經(jīng)營管理的一種重要方法是經(jīng)濟(jì)手段法律化的形式之一。每每遇到工程建設(shè)，其初期工作最為重要、也最為繁瑣的就是合同的簽訂與管理，在日益復(fù)雜的生產(chǎn)活動中，工程建設(shè)活動時常出現(xiàn)與建設(shè)者早期規(guī)劃不一致的情況，而此時，最普遍的解決方案就是“按合同說話”，所以，僅此一點(diǎn)我們就可以看出合同在工程項(xiàng)目中的重要性。但往往，尤其是中小型企業(yè)，在創(chuàng)業(yè)初期，可能更多的是關(guān)注經(jīng)濟(jì)利潤的最大化，為了獲得更多利益，在合同管理上沒有得到足夠重視，更不談設(shè)立專門的合同管理部門，也因此，現(xiàn)實(shí)生活中拿著合同到處打官司的情況屢見不鮮。那為什么會出現(xiàn)這種不和諧的聲音？合同管理目前又有哪些不足？我們的企業(yè)在日常工作中需要注意哪些地方呢？

一、什么是工程合同管理

在建設(shè)工程中貫徹法治理念，實(shí)施“合同之治，契約之理”，是世界貿(mào)易組織平臺上適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制條件的唯一選擇。通俗地講，工程合同管理就是在貫穿于工程項(xiàng)目整個生命周期，體現(xiàn)建設(shè)者與承建者共同意思的表達(dá)，也是對雙方工程項(xiàng)目開展共同的一種約束文件，而對于它的管理就可以理解為工程合同管理。

現(xiàn)實(shí)生活中，合同可以說無處不在，合同管理應(yīng)伴隨著合同的存在而存在，但是很多人卻只注重對合同風(fēng)險的審查，卻并不在意對合同的管理。但是對合同的管理卻又十分重要，一個善于管理合同的人往往對合同的風(fēng)險有著深刻的體會，能夠用自己獨(dú)到的眼光體察出合同的風(fēng)險點(diǎn)所在。

二、合同管理的基本原則

1、合同管理要基于法律法規(guī)，唯有此，合同才能切實(shí)保障建設(shè)者的根本利益，促進(jìn)項(xiàng)目的穩(wěn)健開展。

從現(xiàn)階段來看，與工程合同相關(guān)的法律法規(guī)有兩大類，一類是民事商事法律，如物權(quán)法、合同法；一類是經(jīng)濟(jì)法，如招投標(biāo)法、建筑法等。作為合同管理人員，應(yīng)該能足夠清楚以上法律的相關(guān)條文，并能較為熟練地應(yīng)用，以此來保證合同條款的合法性、合理性，最終保障合同的有效性。國家法律賦予建設(shè)者種種權(quán)利和利益，是要讓建設(shè)者根據(jù)合法的合同條款進(jìn)行維權(quán)，若條款因?yàn)檫`背法律而沒有效力，那相應(yīng)的權(quán)利也就無從保障。

2、合同的管理應(yīng)當(dāng)與工程項(xiàng)目的實(shí)際情況相匹配，一個項(xiàng)目的出發(fā)點(diǎn)、落腳點(diǎn)主要體現(xiàn)于項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本三要素上面，要使之在平穩(wěn)、可控的條件下順利完成項(xiàng)目竣工并投入使用才是根本目的。

對于合同管理應(yīng)該根據(jù)工程的實(shí)際情況制定相應(yīng)的科學(xué)解決方案，編制出可操作的合同條款，同時，也要重視質(zhì)量、進(jìn)度、成本三大目標(biāo)，應(yīng)是包括合同管理工作在內(nèi)的所有工程管理工作的綱領(lǐng)，可以說，任何項(xiàng)目在簽訂合同時都應(yīng)該體現(xiàn)和貫徹上述目標(biāo)，也只有如此，合同管理才會在工程項(xiàng)目管理中發(fā)揮出較大的推進(jìn)作用。

3、合同管理不能是被動管理，管理者應(yīng)該具有前瞻性，要能做到提前防范糾紛、索賠風(fēng)險的發(fā)生。

預(yù)防是進(jìn)行風(fēng)險控制的有效方法之一，建設(shè)者和承建者都應(yīng)當(dāng)綜合考慮各種合同管理過程中的風(fēng)險因子，并盡可能互相協(xié)調(diào)，制定出雙方都能認(rèn)可的風(fēng)險控制方案，同時，也應(yīng)當(dāng)確保合同條款的明確、具體，避免歧義和含糊。

任何合同條款都包含了合同主體之間利益的相互制約和相互促進(jìn)，工程項(xiàng)目的各類合同中，建設(shè)者與其它工程參建方的利益不會是完全的對抗關(guān)系，也不可能是完全的一致關(guān)系，他們之間的利益通過各個合同條款表現(xiàn)出相互制約和相互促進(jìn)的特點(diǎn)。建設(shè)者在進(jìn)行合同管理時應(yīng)把握自己的合法利益與非法利益的界限，把握保護(hù)自身利益的恰當(dāng)限度。

三、目前工程合同管理中的一些不足

1、在一些小微型企業(yè)中，有些急功近利的企業(yè)主過分關(guān)注企業(yè)利潤的獲取，而沒有建設(shè)高可靠度的合同管理制度，只是簡單地簽訂項(xiàng)目合同，這往往導(dǎo)致不明確的合同條款的出現(xiàn)，成為建設(shè)者與承建者矛盾的導(dǎo)火索。

2、合同簽訂雙方法律意識淡薄。針對第一點(diǎn)，第二點(diǎn)是關(guān)于建設(shè)者與承建者雙方的思想意識薄弱。在紛繁復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)社會，不僅僅是建設(shè)者急功近利，承建者也存在這種現(xiàn)象——急于獲取工程，不進(jìn)行周全規(guī)劃，與建設(shè)者匆匆簽訂完合同后迅速開工。這種現(xiàn)象并不少見，由合同雙方“未盡事宜”引發(fā)的糾紛也不在少數(shù)。這種草率的行為，到頭來，受損失的極有可能是合同雙方。

3、缺少后續(xù)監(jiān)督。合同簽訂不是一項(xiàng)一次性工作，它的生命周期應(yīng)當(dāng)貫穿于整個項(xiàng)目，只要項(xiàng)目沒結(jié)束，合同管理就應(yīng)該持續(xù)進(jìn)行。但有些項(xiàng)目中，建設(shè)者簡單地將簽訂好的合同歸檔存放，承建者也只是簡單地進(jìn)行設(shè)計圖紙化地施工，雙方都有可能忽略合同中的相關(guān)細(xì)節(jié)。這體現(xiàn)的就是缺少合同管理的監(jiān)督，有些企業(yè)因此出現(xiàn)越權(quán)行事、合同惡意篡改、財務(wù)漏洞等情況。

4、缺少專業(yè)人才。其實(shí)這一點(diǎn)是由合同管理意識淡薄所引發(fā)的次生性問題，正是因?yàn)楣芾碚呷狈@方面的意識，所以在配備合同管理人員時可能是很隨意的，如其他部門人員兼任、應(yīng)付檢查時臨時任命等，這種操作只會使合同管理流于形式。

四、合同管理中需要著重注意的細(xì)節(jié)

1、合同雙方的納稅資格。簽訂合同時要考慮服務(wù)提供方是一般納稅人還是小規(guī)模納稅人，提供的結(jié)算票據(jù)是增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票，增值稅率是多少，能否抵扣，再分析、評定報價的合理性，從而有利于節(jié)約成本、降低稅負(fù)，達(dá)到合理控稅，降本增效的目的。

2、合同簽訂前期審查對方的履約能力。說白了就是審查對方的信譽(yù)，在簽訂合同初期，這項(xiàng)工作可以說是必備的，不進(jìn)行相應(yīng)的市場調(diào)查，很難了解對方的實(shí)際履約能力。尤其是在當(dāng)今社會，眼花繚亂的企業(yè)名稱，極有可能遇到的是信譽(yù)能力低下的企業(yè)，貿(mào)然簽訂合同，會使自己處于極大的風(fēng)險當(dāng)中。所以，對對方的營業(yè)執(zhí)照、法人代表證明、授權(quán)委托權(quán)限、企業(yè)年檢證明等材料的審查是必不可少的。

3、嚴(yán)格審查各項(xiàng)合同條款。這就要求我們必須摒棄急功近利的思想，踏踏實(shí)實(shí)地對合同內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，遇到不明白的甚至還要像法律顧問進(jìn)行請教。比如合同雙方的權(quán)利與義務(wù)劃分，交貨地點(diǎn)、交貨方式、交貨時間、費(fèi)用結(jié)算方式等，都需要一一明確，不能模棱兩可。

4、避免簽訂無效合同。如因欺詐、脅迫而簽訂的合同，損害國家、公眾利益的合同等；注意合同的規(guī)范與完整，要盡可能以書面形式簽訂合同，雖然法律上允許口頭形式的合同，但為避免日后麻煩，還是建議白紙黑字簽訂紙質(zhì)合同；重視仲裁條款，在合同中盡量注明合同雙方一致認(rèn)可的仲裁機(jī)構(gòu)，以便日后發(fā)生爭議時，可以向雙方認(rèn)可的仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁。

五、如何進(jìn)行高效的合同管理

1、建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。標(biāo)準(zhǔn)合同模板的建立，一方面是針對那些經(jīng)常使用且變化不大的合同類型可以建立一個合同模板批量用之，從而減少起草合同時浪費(fèi)是時間和精力，另一方面可以為合同管理提供便利。但要注意的是，不同項(xiàng)目可能會產(chǎn)生差異較大的合同條款，這當(dāng)中所涉及的合同格式或許會有細(xì)微差異，所以在簽訂合同時可以以模板作為基礎(chǔ)，但不能完全照搬，以免出現(xiàn)不符合要求的合同內(nèi)容。同時，對合同的審查也是重要一環(huán)，建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板不代表簡單代入就是完成合同的簽訂，它不是一勞永逸的，在簽訂合同后，還是需要對合同中的各項(xiàng)條款進(jìn)行仔細(xì)確認(rèn)。

2、將合同進(jìn)行分類。一個企業(yè)的正常運(yùn)營不可能只有一種合同類型，如除了買賣合同，還存在維修合同、租賃合同、運(yùn)輸合同等，因?yàn)閷⒚款惡贤凑找欢ǖ臉?biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理，會提高查找合同的效率，也更容易進(jìn)行對比從而不斷改進(jìn)合同文本和合同管理。有些大型企業(yè)所經(jīng)營的范圍可能比較廣，不僅僅是針對某單一領(lǐng)域，所以講合同進(jìn)行分類就顯得很有必要了，合同管理人員要分門別類地對不同類型合同進(jìn)行歸類，這樣做最直接的好處就是在進(jìn)行項(xiàng)目合同查找時能較為輕易地調(diào)閱出相關(guān)文件，提高工作效率。

3、設(shè)立專門的合同管理部門。企業(yè)在生產(chǎn)過程中其資料是越來越多的，如果只是靠臨時人員進(jìn)行管理勢必會出現(xiàn)重要文件丟失、損壞的情況，所以，對于項(xiàng)目合同這種重要文檔，要設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)，不僅對紙質(zhì)版本進(jìn)行分類存放，還應(yīng)進(jìn)行復(fù)印件掃描，存為電子文檔，進(jìn)行長久保留。與此同時，專業(yè)管理人員也應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)管理素養(yǎng)，有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)招聘招投標(biāo)專業(yè)人員，發(fā)揮他們的專業(yè)技能，更好地從事工程合同管理工作。

4、進(jìn)行硬件投資。建立一個合同管理室，將每年的合同按照不同的類型編號后裝訂成冊管理，并派有專門負(fù)責(zé)人員管理合同，如果其他人需要合同原件，應(yīng)登記后交給辦理人員，并確保辦理人員及時歸還合同原件。重要文件的管理不能成為紙上談兵，在將合同調(diào)出管理室時要及時做好時間、授權(quán)人、歸還時間、調(diào)閱用途、是否缺損等方面的記錄。

我國施行的是市場經(jīng)濟(jì)，在這一背景下，合同已經(jīng)成為法制建設(shè)的載體、信用經(jīng)濟(jì)的保證。而國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的往來現(xiàn)在主要形式就是合同，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，它是否有效，是否能體現(xiàn)出它真正內(nèi)涵，從一定程度上也體現(xiàn)了這個企業(yè)在管理方面的成敗與否。

工程項(xiàng)目合同管理工作不是一蹴而就的，它需要管理者對企業(yè)的經(jīng)營有較為熟悉的工作經(jīng)驗(yàn)、同時也需要具備一定的合同管理知識，如何通過這樣的一個管理盡可能地規(guī)避或降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，提高市場競爭力、獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益，必將成為一門長久性的課題。因此，加強(qiáng)工程項(xiàng)目合同管理既是勢在必行，又是對企業(yè)發(fā)展具有重要意義的一項(xiàng)工作，值得每個企業(yè)給予足夠重視。

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