合同管理信息系統(tǒng)的設計與實現

郭皓

摘 要 采用信息技術管理合同是企事業(yè)單位急需解決的問題，合同管理信息系統(tǒng)具備提高履約率、縮短合同周期、監(jiān)管進度等職能，從而為企業(yè)帶來直接和間接的效益。技術方面，MVC架構設計保證開發(fā)模型的穩(wěn)定，JSON規(guī)范數據格式，ExtJs開發(fā)控件提升用戶體驗度，AJAX無刷新使信息聯(lián)動更為快速便捷。本文結合國內外合同管理模式、調研企事業(yè)單位對合同管理要求和實際狀況為研究依據，開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)做支撐，進行深入研究。

關鍵詞 合同；信息系統(tǒng)；B/S架構；接口

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）199-0135-02

合同是事業(yè)單位、企業(yè)重要契約憑證，可有效保證雙方合法權益。鑒于合同頻繁簽訂、合同數量多、合同狀態(tài)跟蹤起來會有很大的工作量并且歸檔統(tǒng)計都需要更高的精準度。因此各單位對合同新簽、續(xù)簽、終止、進程監(jiān)管等環(huán)節(jié)要求很高，維護信息量非常龐大等問題日益嚴峻，開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)迫在眉睫，單位需要開發(fā)一款適合自身實際情況的合同管理信息系統(tǒng)對合同信息和狀態(tài)進行維護、歸檔及監(jiān)控。

1 背景

國外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美國就成立了合同管理協(xié)會NCMA，專門為企業(yè)做依據和參考。早期合同狀態(tài)分為7個部分：1）合同執(zhí)行，即準備、分析、合同類型、付款、合同執(zhí)行文件、執(zhí)行計劃；2）合同日常執(zhí)行；3）合同變更，即變更基礎、加個變更、主題名稱變更及協(xié)議；4）轉包合同和權利義務分配；5）糾紛解決；6）合同效力補救和終止；7）合同結束。

國內合同主要研究關注點大多是建筑工程、勞動合同、項目合同、招投標等。隨著網絡技術、軟件技術的不斷發(fā)展，對合同信息化管理日趨凸顯，另外企事業(yè)單位注重人才使用、各類工程建設飛速發(fā)展引起合同數量日益增加，通過開發(fā)合同信息管理平臺，能夠對合同準確、及時的管理和跟蹤從而為管理者提供決策依據，最終提高單位工作效率，已成為各類企業(yè)生存發(fā)展的必要條件。

2 開發(fā)思路

為保障合同信息完整性、滿足部門間信息協(xié)同、數據一致性、審核及時性等特點，達到合同信息與財務、資產、項目進展整體關聯(lián)，是減少人員因溝通不暢、流程環(huán)節(jié)未形成閉環(huán)造成工作效率降低、影響公司效益的重要因素。

鑒于客戶功能需求，本系統(tǒng)采用B/S架構，瀏覽器訪問為客戶降低了維護成本、安裝成本。針對客戶體驗度，AJAX異步腳本技術無刷新頁面在顯示時間、下拉框信息聯(lián)動功能上發(fā)揮重要作用，JSON數據格式使得數據傳遞和交互更加標準。ExtJs技術在多層部門關系的基礎上采用樹形控件、友好型彈出框、統(tǒng)計圖形上更提供新的頁面風格。MVC架構設計保證開發(fā)模型的穩(wěn)定，并提供HTML、CSS、JAVASCRIPT的完全控制，核心技術、功能設計以及技術實現企業(yè)所要求的功能，從開發(fā)角度出發(fā)，MVC 三層對于管理復雜的程序設計，工程師可以分工明確、匯總工程便捷?？梢栽诓灰蕾嚇I(yè)務邏輯的情況下專注于視圖設計。同時也讓應用程序的測試更加容易，圖1為整體信息化建設系統(tǒng)架構圖。

3 功能需求及設計實現

3.1 權限要求

管理員具有最高級別權限，能夠開設、新增普通合同用戶，管理能夠對所有合同信息、包含新增處理、變更處理、違約處理等，對于刪除合同信息請謹慎使用，刪除時提示2次是否確認，同意后合同即被刪除；部門管理權限，對企業(yè)部門進行信息維護；合同類型維護，由于合同具有不同類型，且可以自定義類型，定義后普通用戶在新增合同的時候即可以選擇合同類型；付款方式維護，為規(guī)范付款方式，管理員對該信息字段進行維護，定義后普通用戶在進行合同結款的時候選擇付款方式。

普通用戶能夠對合同進行正常維護，具有新增功能、變更功能、違約功能、續(xù)簽功能；進入合同系統(tǒng)后，在首頁能夠掌握合同基本數據信息，如合同總數、正常進行合同數、結束合同數量、延期合同數量等；合同起始需新增信息，編寫合同開頭編碼、合同編號、名稱、類型簽署部門、合同項目、金額、生效日期、終止日期等合同信息；新增合同乙方聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息；合同信息較多，用戶在使用的過程中需要各種查詢功能，為此，該系統(tǒng)應提供合同編號、合同名稱、乙方名稱、進展情況、終止日期、結束日期、使用部門、簽署部門、付款方式、是否預提的組合查詢，并且支持模糊搜索；針對合同信息量較大，在生成查詢結果后，導出excel存檔；預提合同，在合同維護里有預提合同維護，該維護里有預提資金記錄，此功能模塊針對合同未簽署前的資金流動。

3.2 客戶管理

客戶為創(chuàng)建合同時的必選對象，基本資料共有兩個部分：客戶資料和關聯(lián)信息?；拘畔蛻艋拘畔ⅰ㈤_票信息、聯(lián)系人、客戶備忘、客戶附件等。

關聯(lián)信息有多項內容，含合同信息、合同標的、審批信息等；對于客戶的基本資料和關聯(lián)信息此處設置必要的打印和查詢關聯(lián)。

對客戶基本信息進行增、刪、改、查功能；查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業(yè)等。

4 非功能需求

4.1 合同信息安全

合同信息屬于二級保密信息，里面涉及項目金額、款項、報價等信息，采購部門需對此信息進行安全防護。高長度賬號、密碼僅能對賬號登陸進行保密，從系統(tǒng)角度應采取關鍵合同文檔加密，文檔不以附件形式存放在服務器，本系統(tǒng)將文檔以二進制流格式存放到數據庫中，來提高合同文檔的安全性。

4.2 u-key加密與保護

系統(tǒng)中使用人員根據不同權限登錄時需插入u-key（數字證書）進行權限核對，從而達到多身份認證方式和提升安全為目的。u-key中存在權限密鑰，實現原理是將權限編碼與用戶賬號統(tǒng)一進行加密，密鑰64位長度來增強破解難度。u-key同時具備寫入功能，在用戶權限或用戶名發(fā)生變化時由管理員重新寫入加密信息生成新u-key。

4.3 接口

本系統(tǒng)還具有在實際環(huán)境部署中與各單位門戶平臺集成的特點，使用單位建立數據中心，將合同關鍵信息提醒、合同流程提醒、項目驗收提醒等數據抓取到數據中心后，分發(fā)給用戶首頁面顯示，本系統(tǒng)采用LDAP認證方式實現門戶單點登錄。

5 結論

合同管理信息系統(tǒng)適合于各類單位，應用功能較為廣泛，用戶依賴性強。

綜合很多企業(yè)的使用中也存在一些問題需要解決，比如合同信息項目繁多、分類復雜，需要字段維護功能，接口方面于數據中心對接有響應要求等。

參考文獻

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