基于服務(wù)功能分析的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)

陳玲

摘 要 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，許多高校都建立了自己的檔案網(wǎng)站。本文分析了目前我國(guó)高校檔案網(wǎng)站的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了普遍存在的問(wèn)題，提出基于服務(wù)功能的高校檔案網(wǎng)站的定位與規(guī)劃。

關(guān)鍵詞 服務(wù)功能；檔案網(wǎng)站；定位與規(guī)劃

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2017）199-0124-02

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的全面提高，高校檔案館的館藏資源由原來(lái)的物理資源逐步向數(shù)字信息化資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過(guò)建立檔案網(wǎng)站的形式發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)其宣傳、服務(wù)、交流等目的，從而使檔案信息能更好地服務(wù)于社會(huì)。

檔案網(wǎng)站是由檔案部門建立、以檔案數(shù)字信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，向社會(huì)有效提供檔案信息專業(yè)化服務(wù)的專門網(wǎng)站。它是檔案部門對(duì)外服務(wù)的渠道，通過(guò)建立檔案網(wǎng)站，檔案用戶的數(shù)量激增，截止到2017年9月29日的統(tǒng)計(jì)，上海檔案信息網(wǎng)站的訪問(wèn)人次為28 107 665；浙江為9 440 763；清華大學(xué)為137 819；復(fù)旦大學(xué)為39 391；從這些數(shù)據(jù)中可以看出，檔案網(wǎng)站業(yè)已成為檔案部門對(duì)外宣傳和交流檔案的窗口，受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注。

1 我國(guó)目前高校檔案網(wǎng)站現(xiàn)狀

高校檔案網(wǎng)站是檔案工作人員經(jīng)過(guò)信息技術(shù)的方法向社會(huì)提供檔案信息交流與服務(wù)的平臺(tái)，也是增加檔案知識(shí)與檔案法規(guī)受教育面的必然方式，更是高校檔案信息資源開發(fā)和使用的發(fā)展方向。文章針對(duì)不同高校檔案網(wǎng)站的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)存在以下幾個(gè)問(wèn)題。

1）高校檔案網(wǎng)站的信息內(nèi)容少。內(nèi)容建設(shè)是網(wǎng)站建設(shè)的核心。大多數(shù)高校檔案網(wǎng)站提供了概況簡(jiǎn)介、服務(wù)指南、館藏指南、檔案法規(guī)等材料，但能提供電子文件目錄檢索的不多，全文檢索的更少；所能夠提供全文檢索的大多也只是局限于一些檔案的法律法規(guī)和現(xiàn)行文件，有價(jià)值的檔案原文更少，缺乏有特色的內(nèi)容；很多網(wǎng)站都重視文本和圖片的信息內(nèi)容，視頻等多媒體數(shù)據(jù)的相關(guān)信息很少，有些雖然設(shè)置了聲像檔案一欄，但還是以文字或圖片介紹為主，真正的聲像內(nèi)容直接展示的不多，形式比較單一，內(nèi)容不夠豐富。

2）組織結(jié)構(gòu)混亂，欄目設(shè)置單一。有些網(wǎng)站的欄目設(shè)置不盡合理，組織結(jié)構(gòu)也混亂，條理不是很清楚，不同的欄目?jī)?nèi)所放置的內(nèi)容有雷同或者重復(fù)情況。有些欄目設(shè)置甚至有雷同現(xiàn)在，使用戶不能迅速、準(zhǔn)確的找到所要查閱的內(nèi)容。同時(shí)還缺乏服務(wù)功能的欄目設(shè)置，如咨詢服務(wù)、教育服務(wù)、館藏珍品等。

3）網(wǎng)站缺乏特色，整體風(fēng)格不一。高校檔案網(wǎng)站有別于一般的政府網(wǎng)站，可根據(jù)學(xué)院的辦學(xué)特點(diǎn)和辦學(xué)歷史，館藏特色和行業(yè)特點(diǎn)等，以此來(lái)充分體現(xiàn)高校自己的特點(diǎn)。通過(guò)建立電子展覽、校史網(wǎng)上館、名人紀(jì)念館、館藏珍品展覽、名人手記等形式面向社會(huì)，面向公眾，增加與外界的交流與溝通。同時(shí)要注重網(wǎng)站整體風(fēng)格的統(tǒng)一，要使學(xué)院網(wǎng)站與檔案網(wǎng)站相協(xié)調(diào)；要使網(wǎng)站內(nèi)的字體與顏色相協(xié)調(diào)，要使布局具有合理性等。

4）檔案網(wǎng)站資源缺乏有效整合。高校檔案信息化建設(shè)的核心是高校檔案信息資源的有效整合，這個(gè)有效整合也是目前網(wǎng)絡(luò)情況下高校檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和充分使用的必然趨勢(shì)，不僅要對(duì)檔案信息資源的常識(shí)內(nèi)容進(jìn)行組合與擴(kuò)展，縱向發(fā)掘和橫向開發(fā)有關(guān)的信息資源，而且要把使用不同技術(shù)開發(fā)的不同內(nèi)容和形式的檔案信息資源進(jìn)行整理組合，以最大的限度為用戶提供服務(wù)。目前高校網(wǎng)站有的連站內(nèi)地圖、鏈接、站內(nèi)搜索引擎、信息溝通平臺(tái)等信息資源的欄目、渠道都沒(méi)有，信息缺乏有限的整合，建設(shè)還不夠完善。

2 檔案網(wǎng)站建設(shè)中的服務(wù)功能分析

“服務(wù)功能”是檔案網(wǎng)站的精髓所在，通過(guò)檔案網(wǎng)站不斷開創(chuàng)檔案服務(wù)的新手段，拓展檔案服務(wù)的渠道。本文對(duì)部分檔案網(wǎng)站進(jìn)行了研究，發(fā)現(xiàn)其服務(wù)功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）檢索服務(wù)：通過(guò)檢索通道，網(wǎng)站能否提供檔案目錄或者全文的在線查找或查閱功能，能否根據(jù)相關(guān)信息，直接快速準(zhǔn)確的找到所要查找的檔案文件。

2）電子文件全文服務(wù)：電子文件的全文在線閱讀，是充分發(fā)揮網(wǎng)站服務(wù)功能的最好窗口和核心，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。通過(guò)電子文件全文，可以方便用戶查找文件，及時(shí)提供服務(wù)，簡(jiǎn)化了以前手工查找文件及提供服務(wù)的繁瑣過(guò)程。

3）編研服務(wù)：主要是指檔案的一些編研成果在網(wǎng)上公開展示，也可直接提供利用。一般檔案編研成果屬于二、三次文獻(xiàn)，除去需要保密的部分以外，都可以提供服務(wù)。如：學(xué)校大事記、文件匯編、年鑒、史料出版等。

4）咨詢服務(wù)：咨詢服務(wù)功能可以分為在線或線下兩種方式。有條件的網(wǎng)站可以提供在線咨詢服務(wù)，能及時(shí)和更快的解決用戶提出的各種問(wèn)題。線下咨詢服務(wù)，可有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)用戶的相關(guān)咨詢，解答問(wèn)題。

5）展覽服務(wù)：改變了傳統(tǒng)的展覽方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段，使用戶在線瀏覽館藏精品檔案和特色檔案，使展覽更加多彩多樣，以此來(lái)增加檔案的使用程度。

6）教育服務(wù)：進(jìn)行專業(yè)和學(xué)術(shù)方面的檔案教育，例如檔案學(xué)會(huì)、檔案學(xué)術(shù)期刊、學(xué)術(shù)論文、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等等，同時(shí)進(jìn)行史實(shí)檔案方式的愛(ài)國(guó)主義教育。

7）鏈接服務(wù)：主要是提供各關(guān)聯(lián)高校檔案網(wǎng)站的鏈接，國(guó)內(nèi)外、省市檔案網(wǎng)站及政府、情報(bào)、圖書、傳媒等相關(guān)信息資源的鏈接。

8）日常事務(wù)服務(wù)：如今電子政務(wù)不斷推進(jìn)和使用，檔案網(wǎng)站進(jìn)一步成為了政務(wù)信息公開的窗口，經(jīng)過(guò)文件上網(wǎng)和傳輸，實(shí)現(xiàn)文檔異地修改、保存和資源共享，提高行政辦事效率。

9）交流服務(wù)：檔案網(wǎng)站為檔案工作者之間、檔案工作者與用戶之間、用戶和用戶之間提供的一個(gè)交流服務(wù)的平臺(tái)。經(jīng)過(guò)在網(wǎng)站建立的留言信箱、信息公告欄、論壇等方式，聽取用戶的有效建議，實(shí)時(shí)了解對(duì)檔案工作的意見和改進(jìn)建議，以此讓檔案管理與檔案服務(wù)不斷完善進(jìn)步。

3 檔案網(wǎng)站的定位與規(guī)劃

檔案網(wǎng)站不是網(wǎng)頁(yè)與網(wǎng)頁(yè)之間的單純結(jié)合，而是具有合理功能定位、科學(xué)規(guī)劃的系統(tǒng)工程。在基于服務(wù)功能分析的前提條件下，在建設(shè)檔案網(wǎng)站的過(guò)程中，合理的定位與規(guī)劃是極其重要的。

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，找準(zhǔn)網(wǎng)站定位

高校檔案相關(guān)人員要找準(zhǔn)定位同時(shí)要了解檔案的重要性和建設(shè)檔案網(wǎng)站的必然性。如今檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展，建立檔案網(wǎng)站，改進(jìn)檔案服務(wù)方法就更加有必要。檔案網(wǎng)站是檔案服務(wù)與溝通的平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)站宣傳和展示自己。

3.2 強(qiáng)化服務(wù)功能，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)

檔案信息網(wǎng)站建設(shè)要強(qiáng)化服務(wù)功能，就必須統(tǒng)一規(guī)劃、合理安排。其中包含硬件、軟件配置，平時(shí)的管理和維護(hù)，相關(guān)工作者的培訓(xùn)及軟硬件升級(jí)等。檔案信息網(wǎng)站不能孤立存在，在同圖書館等情報(bào)信息服務(wù)部門、檔案的產(chǎn)生與形成與業(yè)務(wù)部門緊緊相連，讓檔案網(wǎng)站的建設(shè)進(jìn)入國(guó)家信息資源整體的規(guī)劃和建設(shè)當(dāng)中，這樣才能實(shí)現(xiàn)它的服務(wù)功能。

檔案信息網(wǎng)站的建立，重在應(yīng)用。在技術(shù)上，要充分考慮技術(shù)的先進(jìn)性、科學(xué)性和實(shí)用性。在配備設(shè)備的過(guò)程中，要充足考慮軟、硬件使用的安全性、穩(wěn)定性、兼容性。

在檔案管理人員配備上，要既懂得檔案管理知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。要提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其具有充足的專業(yè)知識(shí)技能，具有堅(jiān)實(shí)的提供信息服務(wù)的能力。

檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)上，要體現(xiàn)高校檔案網(wǎng)站有別與一般網(wǎng)站的特點(diǎn)，要有文化性。其次，網(wǎng)頁(yè)內(nèi)欄目的設(shè)置要考慮其服務(wù)功能，要簡(jiǎn)潔合理，要體現(xiàn)實(shí)用性；要建立科學(xué)合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系，要根據(jù)不同要求，設(shè)置不同的使用權(quán)限；要設(shè)置相關(guān)檔案信息資源導(dǎo)航鏈接，實(shí)現(xiàn)各高校、國(guó)內(nèi)外檔案信息網(wǎng)站以及圖書情報(bào)等信息部門的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航和鏈接。

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