出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制

陳靜

摘要：我國出版社轉(zhuǎn)企改制近十年，依然沒有將“以產(chǎn)定銷”的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)烙印徹底消除，甚至進(jìn)入一個(gè)怪圈，出版企業(yè)積壓的存貨逐年呈上升趨勢。本文首先闡述對出版企業(yè)存貨進(jìn)行內(nèi)部控制的重要性，再分析了出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題，最后提出加強(qiáng)出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策建議。

關(guān)鍵詞：出版企業(yè)；存貨；內(nèi)部控制

存貨內(nèi)部控制制度是企業(yè)為管理好存貨，使其在耗用或銷售過程中發(fā)揮最大使用效益，并有效保證其信息資料的真實(shí)完整，事先制定的一套相互牽制、相互驗(yàn)證的內(nèi)部監(jiān)控制度。存貨內(nèi)部控制是企業(yè)整個(gè)內(nèi)部控制中的重點(diǎn)內(nèi)容和中心環(huán)節(jié)。出版企業(yè)中的存貨，主要包括了已經(jīng)印制完成的圖書、存放在庫房用于印制圖書的紙張、編輯加工過程中的書稿以及低值易耗品、包裝物等。其中，庫存圖書是出版企業(yè)的主要存貨之一，本文主要以庫存圖書為例。一直以來，出版企業(yè)存貨管理就是保證庫存圖書堆放與看管，而忽視了如何對其進(jìn)行更有效的內(nèi)部控制，來確定存貨資產(chǎn)的合理存量，提高資金使用效益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。

一、出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制的重要性

隨著出版業(yè)的發(fā)展，為了更快更大地占領(lǐng)市場，圖書的品種越來越多，積壓在庫房的圖書數(shù)量逐年呈上升趨勢，以某大學(xué)出版社存貨數(shù)據(jù)為例，2014年至2017年圖書數(shù)量分別為10，431，330冊、11，162，475冊、16，298，146冊、21，706，008冊（注：此數(shù)據(jù)包括庫存圖書和雖已發(fā)出但尚未開票結(jié)算，風(fēng)險(xiǎn)仍在出版企業(yè)的已出庫圖書），給企業(yè)造成了多方面的影響。（1）2016年全面營改增后金稅三期優(yōu)化版全面上線運(yùn)行，存貨周轉(zhuǎn)率列入稅務(wù)預(yù)警指標(biāo)之一，如指標(biāo)異常，稅務(wù)預(yù)警評估系統(tǒng)會自動預(yù)警，引發(fā)稅務(wù)部門的關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)；（2）圖書作為具有時(shí)效性的產(chǎn)品，一旦喪失市場價(jià)值，就無法再按圖書銷售，造成企業(yè)的損失；（3）因積壓的圖書產(chǎn)生的倉儲費(fèi)，占用的資金等等，更是直接影響了企業(yè)的經(jīng)營利潤。所以，加強(qiáng)出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制不僅可以減少企業(yè)的物資浪費(fèi)，提高資金周轉(zhuǎn)率，降低企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，更是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營、進(jìn)一步提高經(jīng)濟(jì)效益的有力保證。

二、出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在問題

1.內(nèi)部控制制度不健全

出版企業(yè)管理層缺乏存貨管理意識，在企業(yè)內(nèi)部沒有建立健全的存貨內(nèi)控制度，或雖建立了較完善的內(nèi)控制度，但執(zhí)行力度不夠?！爸剡x題、輕銷售，重編輯、輕發(fā)行”是出版企業(yè)長期的詬病，管理層較重視選題申報(bào)、圖書品種量，對付印數(shù)往往沒有硬性的限定。百匯成海，就造成了庫房圖書堆積成山，而最終付印太多銷售不完的圖書、因保管或運(yùn)輸不當(dāng)?shù)仍蛟斐蓺p無法再銷售的圖書所造成的企業(yè)損失該如何追究責(zé)任、追究誰的責(zé)任，往往沒有相應(yīng)的制度來參照執(zhí)行。更重要的是，因庫存量過大，引起企業(yè)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，沒有切實(shí)有效的內(nèi)控制度來加以控制。

2.缺乏制衡機(jī)制和職責(zé)分工

為了節(jié)約成本，一人多崗的職業(yè)現(xiàn)象很常見。有些規(guī)模較小的出版企業(yè)只安排了一名庫管人員，即圖書的收、發(fā)、存均由一人責(zé)任，嚴(yán)重違背不相容崗位相分離的原則。如果員工的個(gè)人品行有問題，從圖書管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都可以弄虛作假，即便員工主觀上沒有違規(guī)操作的行為，但因?yàn)槿鄙俦匾谋O(jiān)督和復(fù)核，有可能誤收了問題圖書、無意中登錯(cuò)了圖書數(shù)量，或者因看錯(cuò)了銷售圖書的名稱發(fā)錯(cuò)了書，更有可能一個(gè)人疏于防范，因保管不當(dāng)引起圖書淋雨霉變、被盜等等，都會造成企業(yè)資產(chǎn)的損失。

3.部門之間銜接不到位

在實(shí)際工作中，各部門之間容易銜接不到位，比如印刷廠送來的是樣書，編輯部門沒有及時(shí)告知庫管部門，導(dǎo)致樣書入庫做成了銷售圖書入庫；營銷部門銷售發(fā)書，圖書實(shí)際出庫時(shí)未找到對應(yīng)書籍，庫管人員如一時(shí)疏忽忘記告知營銷部門修改發(fā)貨單，就會引起賬實(shí)不符；對于合作出書，編輯部門與營銷部門溝通不到位，會造成銷售結(jié)算錯(cuò)誤且不易被察覺，從而引起會計(jì)賬務(wù)錯(cuò)誤，亦會引起賬實(shí)不符；銷售退回的圖書，因庫管人員未及時(shí)入賬，營銷部門有可能根據(jù)不實(shí)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)再次發(fā)起付印，造成更大的圖書庫存量。

4.員工責(zé)任心不強(qiáng)

庫管部門的員工很少經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，加之積壓在庫房的圖書品種繁多，一本書可能有多個(gè)版次、印次，員工無法做到一種書按同一版次、印次堆放，有時(shí)甚至一不留心就把書名相似實(shí)則不同的圖書混在了一起。圖書銷售出庫的時(shí)候也做不到按對應(yīng)的印次發(fā)書，造成系統(tǒng)與實(shí)物圖書印次差異。銷售退回的圖書往往無法及時(shí)歸位，放于角落處，堆放不當(dāng)就可能造成毀損。圖書盤點(diǎn)時(shí)，員工隨意性較強(qiáng)，圖書書名、數(shù)量、印次均有誤盤情況發(fā)生，人為造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)與盤點(diǎn)數(shù)據(jù)差異。

三、完善出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策及建議

1.建立健全出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度

建立健全出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度是出版企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營的有力保證，存貨的管理不是庫管一個(gè)部門的責(zé)任，一本圖書從選題策劃申報(bào)、編輯加工、付印委托、驗(yàn)收入庫、銷售出庫、圖書回款等各個(gè)環(huán)節(jié)是需要出版社編輯部門、出版部門、庫管部門、營銷部門、財(cái)務(wù)部門等共同合作完成的，且環(huán)環(huán)相扣。出版企業(yè)要想制定完善的存貨內(nèi)部控制制度就必須從源頭抓起，編輯部門在策劃選題之前，就要做好充分的市場調(diào)研，加強(qiáng)與營銷部門溝通合作，多了解圖書市場走向，組稿的圖書選題要著眼于市場需求。出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度要做到行之有效，就必須實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)相互監(jiān)督、相互制約，如規(guī)定將每種圖書的付印量、銷售量、退貨率納入營銷部門和編輯部門的業(yè)績考核指標(biāo)；圖書發(fā)、退貨途中產(chǎn)生的毀損，應(yīng)分清責(zé)任單位或責(zé)任人，執(zhí)行相應(yīng)的處罰機(jī)制等。

2.完善制衡機(jī)制和明確崗位責(zé)任分工

出版企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。在存貨管理過程中，質(zhì)檢人員要與庫管人員分離，庫管人員要與會計(jì)人員分離；財(cái)務(wù)人員要參與存貨的監(jiān)盤工作。在存貨進(jìn)、銷、存的各個(gè)環(huán)節(jié)，除記錄人員外，還應(yīng)設(shè)置一名復(fù)核人員，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。崗位設(shè)置避免責(zé)任分工的漏洞，杜絕員工徇私舞弊，才能讓員工更好地各司其職，相互協(xié)作和監(jiān)督，以促進(jìn)存貨的有序管理。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，應(yīng)確保在處理圖書出、入庫的各類業(yè)務(wù)時(shí)，都必須要有相關(guān)部門經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人與管理層簽字確認(rèn)，嚴(yán)格按照審批流程執(zhí)行，遇重大事項(xiàng)和業(yè)務(wù)決策，如圖書報(bào)損業(yè)務(wù)，須經(jīng)董事會決議通過執(zhí)行，任何人不得擅自越規(guī)處理，以加強(qiáng)出版企業(yè)資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)控制。

3.運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享

在這個(gè)信息化時(shí)代，出版企業(yè)要想穩(wěn)步向前發(fā)展，部門之間必須要信息共享，提高效率。如某大學(xué)出版社從2013年開始運(yùn)用ERP系統(tǒng)，從選題申報(bào)開始，到圖書付制完成驗(yàn)收入庫，最后到收到圖書銷售回款，每個(gè)環(huán)節(jié)大家都統(tǒng)一在一個(gè)系統(tǒng)上操作，形成一套完整的業(yè)務(wù)流程，既便捷又高效。除了完成日常業(yè)務(wù)，通過ERP系統(tǒng)還能對存貨做到更準(zhǔn)確到位的監(jiān)管。如按照出版行業(yè)的慣例，雖已發(fā)出但尚未開票結(jié)算，各地新華書店及經(jīng)銷商均可隨時(shí)退貨，風(fēng)險(xiǎn)仍在出版企業(yè)的已出庫圖書，這部分圖書仍應(yīng)作為出版企業(yè)的存貨進(jìn)行管理，且管理難度大于庫存圖書，只能通過系統(tǒng)中詳細(xì)記錄的發(fā)、退貨等信息進(jìn)行跟進(jìn)管理；ERP系統(tǒng)也為盤點(diǎn)帶來了很多便利，諸如存貨的數(shù)量和庫位及庫齡等信息隨時(shí)可以調(diào)閱、分析；出版企業(yè)還可以利用ERP系統(tǒng)建立存貨的風(fēng)險(xiǎn)模型，結(jié)合其報(bào)表分析系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)存貨風(fēng)險(xiǎn)的自動警示。

4.加強(qiáng)員工內(nèi)部控制意識和明確獎罰制度

目前只有少數(shù)存貨控制做到較好的出版社實(shí)現(xiàn)了對圖書進(jìn)行電子掃描出入庫操作，提高了圖書管理的精確度，但大部分出版社依然是由人工驗(yàn)收入庫，查找、打包出庫，工作任務(wù)重、強(qiáng)度大。出版企業(yè)應(yīng)當(dāng)對存貨管理工作引起足夠的重視，定期巡查存書情況，嚴(yán)格按存貨內(nèi)部控制制度執(zhí)行管理，加強(qiáng)員工對存貨的內(nèi)部控制意識。管理層應(yīng)該清楚劃分職責(zé)，對于圖書積壓、堆放混亂、毀損量大等問題要堅(jiān)決查明原因，追究相關(guān)部門或經(jīng)辦人責(zé)任。除了明確的懲罰制度，也要制定相應(yīng)的獎勵(lì)機(jī)制，如圖書盤點(diǎn)賬實(shí)差異極小，或者有員工為存貨內(nèi)部控制提供了好的建議，都可給予適當(dāng)?shù)莫剟?lì)。有獎有罰，才能讓員工更加盡職盡責(zé)，甚至積極為出版企業(yè)存貨管理獻(xiàn)言獻(xiàn)策，促使存貨得到更加切實(shí)有效地管理和控制。

四、結(jié)語

出版企業(yè)要想完成真正意義上的企業(yè)轉(zhuǎn)型，必須以市場需求為導(dǎo)向，在實(shí)現(xiàn)社會效益的同時(shí)，爭取經(jīng)濟(jì)效益更大化。而存貨作為企業(yè)流動資產(chǎn)中不可忽略的部分，存貨內(nèi)部控制的好壞直接關(guān)系到企業(yè)資金運(yùn)作的質(zhì)量水平和企業(yè)經(jīng)營效益的優(yōu)劣。所以，出版企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到存貨內(nèi)部控制的重要性，針對自身企業(yè)存貨及存貨管理的現(xiàn)狀，深度剖析在執(zhí)行存貨內(nèi)部控制制度上存在的問題，并積極尋求解決方案和對策，構(gòu)建出一套科學(xué)、合理的出版企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度，始終堅(jiān)持貫徹執(zhí)行并不斷完善，必將促進(jìn)出版企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，增強(qiáng)自身企業(yè)的競爭實(shí)力。