對檔案管理工作的探討

劉啟偉　潘麗莉　白凌

摘要 檔案作為重要數(shù)據(jù)的記錄載體，在細致分析數(shù)據(jù)時有著重大的參考作用，是數(shù)據(jù)分析的可靠依據(jù)。面對時代變化提出的新的要求，檔案管理工作也應(yīng)作出相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)時代的發(fā)展潮流。要想適應(yīng)現(xiàn)如今檔案管理新的發(fā)展要求，就要修正其存在的弊端。這樣才能保證檔案更加規(guī)范和安全。本文首先分析了檔案管理的作用，然后就檔案管理工作要點進行闡述。

關(guān)鍵詞 檔案管理 工作要點 作用

一、檔案管理工作的重要作用

檔案既是歷史的記錄者同時也是未來的指引者，相關(guān)人員通過對檔案的查閱可以對企業(yè)未來的發(fā)展做出科學(xué)的規(guī)劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。

（一）行政管理作用

檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

（二）項目運營作用

檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

（三）企業(yè)文化作用

檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn)，記錄著企業(yè)的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業(yè)真實的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷，它凝聚著企業(yè)的向心力，因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作在我國具有悠久歷史，提高對檔案管理工作的重視能夠加強其系統(tǒng)性和科學(xué)性。然而當(dāng)前的檔案管理工作存在一定問題和不足，需要管理者和工作人員進行改正和完善。首先，落后傳統(tǒng)的檔案管理方式限制了檔案管理工作的高效推進，沒有將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)進行很好的整合，使檔案管理工作的效率大大降低而檔案管理工作的難度極大提升。也提高了對檔案信息進行收集的難度。其次，當(dāng)前檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和有效性，管理規(guī)范的缺失使得檔案管理工作發(fā)展受限。最后，缺乏對檔案管理工作的正確認識和高度重視，導(dǎo)致檔案管理工作方式單一、效能低下，服務(wù)形式落后，難以快速進行檔案信息的查閱和利用。

三、如何做好方案管理工作

（一）注重檔案管理人員能力的提升

檔案管理工作對管理人員的要求極高，需要其具備專業(yè)性的檔案基本知識和較高的檔案管理能力，必須要對現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)進行熟練應(yīng)用，通過對多個學(xué)科的知識掌握達到檔案管理工作的高水平和高素質(zhì)。此外，單位、企業(yè)還應(yīng)當(dāng)定期組織對檔案管理人員進行工作技能培訓(xùn)，及時更新落后低效的檔案管理方式與技術(shù)，確保其能夠以最先進、最高效的方式方法進行檔案管理。

（二）做好檔案收集工作

檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內(nèi)容的全面性與廣泛性。管理層可以做好檔案管理的收集工作，提高檔案管理者的收集意識，以及檔案所有者的提交檔案的意識，保證檔案管理人員能及時進行檔案的歸檔與分類工作。

（三）做好檔案價值鑒定工作

檔案價值的鑒定工作主要指在龐雜的檔案資料中選擇一些有保存價值的內(nèi)容，進而實施分類與歸檔工作，這就需要檔案管理人員具備扎實的專業(yè)知識，才能辨別出檔案的各種檔案資料的價值，能分析出檔案的歷史價值與全面性價值，最終決定對資料進行存檔。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）理念的創(chuàng)新

首先，要在案管理人員心中樹立檔案就是資產(chǎn)的全新理念。各領(lǐng)域長久保存下來的圖、文、聲、像資料，都是該領(lǐng)域的智慧結(jié)晶和業(yè)績成果，這些寶貴的財富需要檔案管理人員精心保存，方便隨時查考。第二，時代的更新變化要求檔案管理人員不再是僅僅做好檔案保存工作，檔案管理人員要實地深入工作一線，清楚明白一線的工作流程，使檔案管理人員對所管理的檔案資料真正做到心中有數(shù)。

（二）體制的創(chuàng)新

首先要改變傳統(tǒng)的檔案管理制度，建立“檔案管理平臺”，使檔案管理工作得到擴展和深化，使檔案管理工作高效地進行。第二，從企業(yè)或領(lǐng)域的實際情況出發(fā)，以原有檔案管理制度為基礎(chǔ)，制定詳細、具體的方案目標(biāo)，其中包括明確的階段目標(biāo)和檔案管理的方式方法，制定檔案管理工作考核，使得檔案管理工作與時代接軌。

（三）管理的創(chuàng)新

電子信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案管理提供了一個好的發(fā)展機會。需要檔案管理人員能夠利用計算機對檔案信息進行管理，熟練掌握辦公軟件的操作流程和使用方法，清楚電子文件和紙質(zhì)文件的聯(lián)系，明確在操作各環(huán)節(jié)中所擔(dān)負的責(zé)任。各領(lǐng)域在進行信息共享的同時，不僅要做好信息的利用工作，還應(yīng)切實做好信息的保密工作。

五、結(jié)語

檔案管理工作對于各個組織單位來說都具有非常重要的指導(dǎo)作用，所以，各單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要對其足夠的重視，改變以前的工作態(tài)度，真正投入到檔案管理工作中來。在管理過程中，必須建立和不斷完善檔案管理的嚴格標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，明確不同檔案的具體整理要求。此外還要不斷加強檔案的信息化管理，使但敢掛你工作滿足時代變化所提出的新要求，解決新問題，進一步提高檔案管理水平。endprint