關(guān)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理若干問題的思考

齊偉紅

摘 要：實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，是提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。我國檔案部門真正有計(jì)劃地建立自己的系統(tǒng)是在1985年。經(jīng)過檔案工作人員的艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平開始逐步提高。加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理，通過推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用水平的提高，深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)諸多方面的情況及變化趨勢，從中尋求解決的途徑，解決檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理中存在的問題。筆者通過在檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理中經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題，談些粗淺的看法。

關(guān)鍵詞：檔案信息；自動(dòng)化；系統(tǒng)管理

一、存在的問題

（一）檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是檔案信息應(yīng)用軟件太多，讓人眼花繚亂，很難分辨使用哪種軟件。自動(dòng)化軟件選擇不好，將會(huì)阻礙硬件功能的發(fā)揮，導(dǎo)致自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后不僅影響了檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)整體優(yōu)勢的發(fā)揮和整體水平的提高，還嚴(yán)重影響了檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展和完善。解決自動(dòng)化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后的問題是實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的首要問題。

（二）系統(tǒng)文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡尚未完成

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)化。完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，減少了系統(tǒng)文件靠手制檔案查閱帶來的麻煩。但是目前已經(jīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的單位并不多，而且即使是建立數(shù)據(jù)庫的單位，能真正把數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運(yùn)用到檔案信息管理工作上的也不是很多，還處于學(xué)習(xí)和探索階段。一方面是在認(rèn)識(shí)上不到位，另一方面是受老觀念的影響，仍然適應(yīng)手動(dòng)完成文件處理。

（三）管理體制不力和使用不方便的問題

目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力。集中統(tǒng)一管理是任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。集中統(tǒng)一管理要求檔案信息要有統(tǒng)一的規(guī)定和模式，而且要人機(jī)結(jié)合，即檔案業(yè)務(wù)人員直接使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，這樣既方便管理，又方便操作，但是能做到人機(jī)結(jié)合的并不多，要么是統(tǒng)一管理，導(dǎo)致了人機(jī)分離，要么就是使用不方便。

（四）忽視人才管理和科學(xué)民主決策

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵在于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)人員的整體水平，檔案信息自動(dòng)化技術(shù)人員的素質(zhì)水平直接影響到自動(dòng)化水平的提高。由于種種原因，目前很多單位存在技術(shù)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，忽視對(duì)技術(shù)人才的管理培訓(xùn)和教育，領(lǐng)導(dǎo)缺乏科學(xué)民主決策能力，造成技術(shù)人才流失和管理的不協(xié)調(diào)等現(xiàn)象，使檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展緩慢。

（五）自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益發(fā)揮不出來

目前自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)資金方面存在的主要問題是：沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。另外在資金管理上也不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，使自動(dòng)化系統(tǒng)資金的使用效益發(fā)揮不出來，不僅是一種財(cái)產(chǎn)的浪費(fèi)，更是資源的極大浪費(fèi)。

二、解決的辦法

（一）提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

首先，檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施起來。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須先抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。當(dāng)然，要求自動(dòng)化系統(tǒng)每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。其次，鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高自動(dòng)化系統(tǒng)水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，當(dāng)時(shí)機(jī)成熟的時(shí)候再形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。再次，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)過度的硬軟件要過硬，要有可操作性。

（二）有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。而且和各單位的具體情況有一定的關(guān)系。例如領(lǐng)導(dǎo)重視程度，是否統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，而且在建數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，要面向應(yīng)用，突出重點(diǎn)，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，這樣才能使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。

（三）改進(jìn)和提高自動(dòng)化系統(tǒng)管理體制

建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的自動(dòng)化系統(tǒng)管理模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，必須從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，要加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及重大立項(xiàng)和執(zhí)行。使重大問題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。只有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到高度集中管理和方便使用相結(jié)合，才能解決管理體制不力和使用不方便的問題。

（四）重視人才管理，進(jìn)行科學(xué)民主決策

民主決策，留住人才是解決人才流失的有效途徑。對(duì)檔案技術(shù)人才有針對(duì)性地進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)管理人才的事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃地組織人員進(jìn)修培訓(xùn)，使他們掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上對(duì)相關(guān)的人員給予一定的關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)。行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣議才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。

（五）充分發(fā)揮自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，作為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)者，我們應(yīng)積極地解決相關(guān)問題。

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用。掌握自動(dòng)化系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，了解其功能和特點(diǎn)，深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，通過不斷的研究探索，使自動(dòng)化系統(tǒng)為檔案信息管理所用，并且最終使檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)變成檔案工作人員熟練掌握的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)，為檔案管理工作服務(wù)，發(fā)揮檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)社會(huì)價(jià)值的最大化。

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