信息化時(shí)代對(duì)檔案工作的影響及出路

周信泉

摘 要：信息化時(shí)代，作為記錄歷史，傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術(shù)在內(nèi)的科學(xué)技術(shù)的種種影響及要求；檔案工作要變被動(dòng)為主動(dòng)；檔案載體多元化，要多種載體并存；適應(yīng)檔案主體、利用多元化；探索檔案工作的出路。加大檔案宣傳力度，建立檔案網(wǎng)站，緊跟新時(shí)代發(fā)展步伐，重視信息化建設(shè)，開(kāi)展現(xiàn)行文件利用工作，要?jiǎng)?chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；利用；發(fā)展；創(chuàng)新

信息化時(shí)代，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響，廣泛滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。作為記錄歷史，傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術(shù)在內(nèi)的科學(xué)技術(shù)的種種影響及要求。

一、信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案工作的影響及要求

一是要求檔案要變被動(dòng)為主動(dòng)，走出去，引進(jìn)來(lái)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。過(guò)去的檔案過(guò)多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。它可以在歷史的一個(gè)角落里，坐等人們利用，許多有價(jià)值的可以公開(kāi)的檔案信息資源就不為人所知，更不能為人所用。信息化時(shí)代的到來(lái)要求檔案信息資源要實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享。這就要求檔案工作要走出去，讓社會(huì)知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

二是檔案載體多元化，要多種載體并存。過(guò)去的檔案基本上是以紙質(zhì)為載體的，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下。紙質(zhì)檔案具有客觀性、原始牲，同時(shí)也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質(zhì)檔案在保存和利用的過(guò)程中，由子環(huán)境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲(chóng)蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質(zhì)檔案查閱起來(lái)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力；信息化時(shí)代的到來(lái)，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質(zhì)載體上，還要有縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚(yáng)其所長(zhǎng)，避其所短，這樣形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，既能充分延長(zhǎng)檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時(shí)間。

三是檔案利用主體多元化。過(guò)去的檔案工作主要為黨和政府服務(wù)，利用主體主要是機(jī)關(guān)工作人員。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)以及我國(guó) “依法治國(guó)”進(jìn)程的加快，來(lái)自社會(huì)各階層的公眾對(duì)檔案需求者明顯增強(qiáng)，查詢所需的各種檔案信息。現(xiàn)在檔案利用者已經(jīng)不僅僅是機(jī)關(guān)工作者，企事業(yè)單位管理者，科學(xué)研究工作者，文學(xué)藝術(shù)工作者等，而且工人、農(nóng)民，個(gè)體私營(yíng)工商者，甚至在校學(xué)生也已成為實(shí)際的檔案利用者。2004 年1月18 日 ，外交部網(wǎng)站發(fā)布了條消息：“外交檔案正式對(duì)外開(kāi)放?！睅滋熘畠?nèi)，學(xué)者、 官員、記者和普通公民紛紛向檔案館提出利用申請(qǐng)。外交檔案正式對(duì)外開(kāi)放，能為普通公眾服務(wù)，正是檔案利用主體多元化的一個(gè)很好的寫(xiě)照。

四是利用檔案目的多元化。 社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步、公眾檔案意識(shí)的增強(qiáng)，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不僅僅像過(guò)去那樣以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學(xué)習(xí)、生活問(wèn)題的，有為進(jìn)行科學(xué)科研生產(chǎn)建設(shè)、土地房屋確權(quán)、撰寫(xiě)家譜等種種不同目的的，可以說(shuō)，如今檔案利用者，10 人中可能抱著10 種不同的目的而來(lái)，利用檔案目的多元化巳是不可否認(rèn)的事實(shí)。

五是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過(guò)參觀檔案史料展覽、收聽(tīng)廣播、閱讀報(bào)刊、瀏覽網(wǎng)站 、上網(wǎng)查詢檔案，還可通過(guò)電話、電報(bào)、傳真、 信函等形式咨詢檔案事務(wù)。

六是檔案工作者要提高自身素質(zhì)，使自己成為一專(zhuān)多能的人才。新時(shí)代， 信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，已經(jīng)徹底拋棄了保守的看家守業(yè)的傳護(hù)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變，大力開(kāi)展檔案資源信息化建設(shè)。檔案信息化是將“檔案資源和檔案?jìng)漤?xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理的配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享”。這是一個(gè)依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作，檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、 利用的重要角色。這就要求檔案工作者要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專(zhuān)業(yè)人才，不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要具備多方面的素質(zhì)，如廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)使用能力，這樣，才能實(shí)施和勝任信息化時(shí)代檔案管理工作。

二、檔案工作的出路

科技的發(fā)展，信息化社會(huì)的突飛猛進(jìn)，使人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越迫切。針對(duì)以上現(xiàn)狀，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面探討檔案工作的出路。

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實(shí)現(xiàn)宣傳工作的突破，使檔案由 “行業(yè)內(nèi)了解” 向 “全社會(huì)知曉”發(fā)展巳（1） 充分利用館藏資源，發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地的作用，舉辦檔案展覽是新形勢(shì)下檔案館一項(xiàng)重要的職責(zé)和義務(wù)，是開(kāi)放公布檔案的好形式，是合理開(kāi)發(fā)有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發(fā)揮檔案自身價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要手段。（ 2） 利用大眾傳播媒介，以豐富的內(nèi)容和多樣的形式開(kāi)展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺(tái)、廣播、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、公眾號(hào)、上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案網(wǎng)站。如今，建立檔案網(wǎng)站成為許多檔案部門(mén)拓寬利用服務(wù)的新舉措。建立檔案網(wǎng)站不僅能實(shí)現(xiàn)大量館藏信息資源的共享，更快速，廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)千社會(huì)的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準(zhǔn)確掌握利用者需求，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案網(wǎng)站的建設(shè)，可以為社會(huì)公眾更多地了解檔案、利用檔案提供便捷的信息平臺(tái)。當(dāng)然，如果利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)加強(qiáng)館際之間的交流，像檔案館、圖書(shū)館、博物館之間，所有的檔案、圖書(shū)條目進(jìn)行電子條目錄入；我們能更大程度地實(shí)現(xiàn)資源共享，從而更快地去檢索檔案，這將是檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中一個(gè)很大的進(jìn)步。

三是檔案事業(yè)要緊跟新時(shí)代發(fā)展步伐，重視信息化建設(shè)，營(yíng)造信息化建設(shè)的良好環(huán)境，多方面多角度地開(kāi)辟信息化建設(shè)的渠道。信息化時(shí)代，信息的重要牲不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開(kāi)發(fā)利用力度，對(duì)檔案信息資源利用價(jià)值進(jìn)行分析，實(shí)行分類(lèi)管理，使檔案信息資源更好地為全市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，從而更好地推動(dòng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。

四是開(kāi)展現(xiàn)行文件利用工作，解決棺藏滯后和檔案信息需求時(shí)效性之間的矛盾。根據(jù)檔案法規(guī)定： 立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10 年或20 年向各級(jí)檔案館移交。而國(guó)家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30 年向社會(huì)開(kāi)放。如此，就形成一個(gè)不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關(guān)的檔案，人們卻無(wú)法通過(guò)正常的途徑利用。通過(guò)開(kāi)展現(xiàn)行公開(kāi)文件利用工作，把政府部門(mén)產(chǎn)生的可以公開(kāi)的文件，特別是與廣大人民群眾的生產(chǎn)，生活密切相關(guān)的文件收集起來(lái)，集中提供利用，把檔案部門(mén)變成廣大人民群眾了解黨和國(guó)家有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)的重要場(chǎng)所，有利于推進(jìn)政務(wù)信息的公開(kāi)，有利于推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

五是檔案事業(yè)要發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新。任何事物要想發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新，檔案事業(yè)的發(fā)展也不外乎于此。我們要圍繞重點(diǎn)工作，適時(shí)地抓好一些重大活動(dòng)，重大項(xiàng)目的檔案創(chuàng)新，或開(kāi)展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動(dòng)，使檔案工作更好的為中心工作服務(wù)。要增強(qiáng)品牌意識(shí)，盡力培育本地區(qū)、本單位有特色的檔案品牌，并不斷提高水平。事實(shí)上，我們只要思想敏銳，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的閃光點(diǎn)，充分調(diào)動(dòng)各種積極因素，重視吸取專(zhuān)家的意見(jiàn)，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，就能增強(qiáng)檔案工作的活力，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響。