淺析智慧校園建設(shè)中高職校的檔案信息管理新路徑

莊梅芳

[摘? ? 要] 隨著教育信息化的發(fā)展，高職校相繼建設(shè)了智慧校園，從此檔案信息管理工作得到了進(jìn)一步創(chuàng)新和完善。它突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高了檔案管理工作效率，使得區(qū)域范圍內(nèi)的資源得以共享，更好地推動(dòng)了學(xué)校的發(fā)展。本文就智慧校園建設(shè)和檔案信息管理工作的相互催化促進(jìn)、目前檔案管理中存在的突出問題以及智慧校園建設(shè)中檔案信息管理發(fā)展有哪些新路徑做了探究。

[關(guān)鍵詞] 智慧校園;檔案信息管理;新路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 21. 068

[中圖分類號(hào)] G647.24? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2018）21- 0160- 02

0? ? ? 引? ? 言

根據(jù)《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要 （ 2010—2020 年） 》和《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（ 2011—2020 年） 》所確定的“面向服務(wù)的以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園建設(shè)是高等教育信息化建設(shè)核心任務(wù)之一”。 智慧校園建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代教育發(fā)展的必然趨勢(shì)，一方面，它將促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)和管理創(chuàng)新;另一方面，將促進(jìn)學(xué)校教育管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)智能化，不斷提升學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。高職校檔案工作作為數(shù)據(jù)采集工作的重要組成部分，應(yīng)該抓住智慧校園建設(shè)的契機(jī)，將檔案信息管理上升到新臺(tái)階，最大限度地發(fā)揮數(shù)字檔案的價(jià)值。

1? ? ? 智慧校園建設(shè)與檔案信息管理相互催化促進(jìn)

學(xué)校檔案信息化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，日常工作中積累的大數(shù)據(jù)是智慧校園的核心驅(qū)動(dòng)力，檔案資源將是大數(shù)據(jù)的重要來源。學(xué)校應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理，引入網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，購置相關(guān)軟件與硬件，有效提高檔案信息的保存、開發(fā)、利用效率，尤其是提高檔案管理對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研的服務(wù)水平，滿足智慧校園的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)校外的檔案信息資源共享，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)，為學(xué)校教職工和學(xué)生提供全方位的教育教學(xué)、學(xué)習(xí)和生活服務(wù)，從而推動(dòng)學(xué)校向現(xiàn)代化管理水平發(fā)展。

2? ? ? 高職校檔案管理工作中存在的突出問題

隨著高職校近幾年的規(guī)?；l(fā)展，高職校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，其主要問題表現(xiàn)如下。

2.1? ?對(duì)檔案工作的重視程度亟待提高

隨著高職校在“十一五”期間的規(guī)?；?、跨越式的發(fā)展，各種大型重要的會(huì)議活動(dòng)、重大的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)建設(shè)、科研項(xiàng)目與改革等重要的工作內(nèi)容與日俱增，相應(yīng)的檔案管理工作也愈發(fā)顯得重要。但檔案工作并沒有引起各方面的高度重視，學(xué)校將人力、財(cái)力、物力都集中投入到改善教學(xué)及實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)條件、提高科研管理及研究水平等直接影響辦學(xué)效益的方面。而對(duì)檔案管理投入經(jīng)費(fèi)少，現(xiàn)代化設(shè)備配備不到位，檔案內(nèi)容仍以基建、黨務(wù)、行政、教學(xué)、財(cái)會(huì)類檔案為主，檔案形式如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，導(dǎo)致檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化滯后，這在一定程度上抑制了資源的有效傳播，資源無法得以充分利用。

2.2? ?缺乏專業(yè)的高學(xué)歷、高水平的檔案管理人才

目前大部分高職校的檔案管理人員都是非檔案專業(yè)，專業(yè)結(jié)構(gòu)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平偏低，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)，又不注重學(xué)習(xí)，現(xiàn)代化設(shè)備操作和信息化技術(shù)的使用不熟練，檔案僅滿足于傳統(tǒng)的存貯，工作敷衍了事，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，甚至部分檔案管理人員缺乏責(zé)任心和敬業(yè)精神，沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，這就導(dǎo)致檔案資料混亂缺失，久而久之檔案難以發(fā)揮作用，這就很難滿足學(xué)校發(fā)展的需求。

2.3? ?檔案管理信息化建設(shè)落后，管理方式和方法落伍

隨著電子檔案收集的不斷增加，檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化成為必然，傳統(tǒng)的檔案管理模式，無論是硬件設(shè)備，還是規(guī)章制度、管理體制、工作方式等都不適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。有些學(xué)校雖然配備了電腦等辦公設(shè)備，但電腦的使用范圍仍局限于檔案目錄等文字的錄入，不具備高效的檢索體系，檔案利用的無紙化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度很低，甚者差錯(cuò)頻現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案案卷的質(zhì)量和可信度。

2.4? ?檔案資料的開發(fā)利用率較低

首先許多高職校受傳統(tǒng)檔案管理方法的影響，過分強(qiáng)調(diào)收集和保管，將利用工作放在了次要的地位，造成了檔案工作重藏輕用的局面。其次還表現(xiàn)在檔案資源的共享性差，各部門的檔案管理工作各自為政，導(dǎo)致檔案管理的重復(fù)建設(shè)，檔案資源不能共享，深層次價(jià)值不能更好地挖掘。檔案管理部門應(yīng)該充分利用校園網(wǎng)媒介，在現(xiàn)代辦公軟件的支持下，推廣特色檔案資源，以便教職工在檔案搜索時(shí)非常簡(jiǎn)便且精準(zhǔn)，必要時(shí)可根據(jù)需要對(duì)檔案進(jìn)行分類，進(jìn)一步提高檔案的分享效果，為師生做好服務(wù)，真正發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3? ? ? 智慧校園建設(shè)中檔案信息管理發(fā)展的策略和路徑

為建設(shè)智慧型、學(xué)習(xí)型校園，高職校的檔案管理工作，必須依托信息化數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)充分的共享，提供豐富便捷的檢索手段，真正滿足社會(huì)發(fā)展和學(xué)校自身發(fā)展的需求。

3.1? ?增強(qiáng)各級(jí)管理人員檔案管理意識(shí)

從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到各級(jí)各部門管理人員，都要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案在學(xué)校發(fā)展中的作用、價(jià)值和意義，積極參加檔案信息化建設(shè)。從人力、財(cái)力、物力全方面對(duì)檔案管理給予支持，更新設(shè)備和配套設(shè)施，引進(jìn)高效先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并制定科學(xué)的信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施計(jì)劃，完善檔案管理制度和各項(xiàng)工作內(nèi)容。各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門，從收集、整理、保管和利用等方面開展多方面協(xié)作，堅(jiān)持紙質(zhì)文檔和電子檔案一并收集，提高檔案信息價(jià)值和利用率。

3.2? ?加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員管理水平直接影響工作質(zhì)量，要持續(xù)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。首先明確教學(xué)檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉現(xiàn)代化管理方法，熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備，掌握一定的新技術(shù)和新型檔案載體的保管方法。其次要加強(qiáng)職業(yè)道德教育。作為檔案管理人員，應(yīng)該樹立愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)，有高度的責(zé)任感、榮譽(yù)感，較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)與主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的溝通協(xié)調(diào)，主動(dòng)給全校師生提供規(guī)范細(xì)致、優(yōu)質(zhì)滿意的服務(wù)，做好特色資料編研。此外，要加大引進(jìn)高水平的檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，提高檔案資源開發(fā)利用率，加快推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè);設(shè)計(jì)創(chuàng)建資源數(shù)據(jù)庫，為智慧校園建設(shè)提供支撐。

3.3? ?加快檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，改變檔案管理方式

在智慧校園建設(shè)背景下，數(shù)字化檔案顯得十分重要。為進(jìn)一步完善建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，需要加快對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理，包括校史、校友檔案，教學(xué)、科研檔案，文書、人事、財(cái)務(wù)檔案等等。首先完善校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè);其次完善硬件設(shè)施，購買計(jì)算機(jī)、交換器、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備;還要提高信息化檔案管理的防御措施，做好檔案信息的備份、加密處理，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案信息管理的安全性;另外需制定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，要求對(duì)數(shù)字檔案資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面都制定出統(tǒng)一的、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能建立“一站式”檔案信息服務(wù)和資源共享平臺(tái)，用檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的新思路、新舉措，從實(shí)物管理轉(zhuǎn)向信息管理，從封閉被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向開放主動(dòng)服務(wù)，讓檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)向動(dòng)態(tài)，讓查檔更快捷，用檔更便利，更好地為學(xué)校發(fā)展提供決策支持，為師生學(xué)習(xí)生活帶來便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化。

3.4? ?加強(qiáng)電子檔案的開發(fā)利用，提升資源共享水平

高職校要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，充分利用現(xiàn)代信息手段開展服務(wù)。首先借助網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺(tái)，將原來比較分散的資源進(jìn)行整合，共享所有信息。其次利用各種網(wǎng)絡(luò)傳播手段，采取知識(shí)協(xié)同的有效管理方式，以完成檔案數(shù)據(jù)資源的充分共享共用，不僅使檔案信息的交換以及存儲(chǔ)的成本大幅降低，還使信息獲取的便捷程度大大提升，有利于遠(yuǎn)程查檔和在線調(diào)閱檔案等服務(wù)。最后加強(qiáng)對(duì)電子檔案的整理，挖掘檔案資料價(jià)值，通過各類智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，擴(kuò)大有價(jià)值的檔案資料宣傳力度，從而提高檔案的價(jià)值和利用率。

總之，借助智慧校園建設(shè)，搭建數(shù)字檔案發(fā)展的平臺(tái)，加大檔案信息化建設(shè)投資力度，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，更好地全方位多渠道為利用者服務(wù)，對(duì)學(xué)校提升辦學(xué)質(zhì)量和水平，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校向現(xiàn)代化發(fā)展將起到?jīng)Q定性的作用，智慧校園建設(shè)將成為教育發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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