事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)途徑

鄭玉梅

[摘 要] 事業(yè)單位在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用，為了促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理。人事檔案是對(duì)事業(yè)單位人力資源進(jìn)行合理規(guī)劃的重要依據(jù)，所以應(yīng)該在方式方法上有所創(chuàng)新。在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，加快事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，可充分發(fā)揮人事檔案的潛在價(jià)值，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升具有重要意義。

[關(guān)鍵字] 事業(yè)單位；人事檔案；信息化建設(shè)；途徑研究

[中圖分類號(hào)] G271.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1002-8219（2017）05-0096-03

人事檔案是對(duì)單位員工的個(gè)人資料、工作情況以及政治面貌等進(jìn)行詳細(xì)記載的文本資料，通過(guò)對(duì)人事檔案的查閱，能夠?yàn)閱挝粏T工的任用及選拔提供重要的參考依據(jù)，對(duì)于完善事業(yè)單位人事組織結(jié)構(gòu)具有重要意義。但是傳統(tǒng)的人事檔案管理方法過(guò)于保守，不利于對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，所以必須重視信息化，明確信息化手段的必要，以此優(yōu)化管理，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理，創(chuàng)建信息共享平臺(tái)，深入挖掘人事檔案的利用價(jià)值，為促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

在新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛的普及，人事檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，與事業(yè)單位的發(fā)展也會(huì)相互促進(jìn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理流程比較繁瑣、管理成本較高，并且開發(fā)利用效率較低，所以需要進(jìn)行信息化建設(shè)。利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以簡(jiǎn)化工作流程，一切工作都是通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行處理。從人事檔案信息資料的收集、分類、整理和歸檔，都可以利用信息化流程操作。這種高效的管理方式，便于對(duì)人事檔案相關(guān)信息的檢索，也利于各種資料的有效傳遞，在實(shí)現(xiàn)借閱的便利同時(shí)也提高管理效率。因人事檔案包含的資料信息比較廣泛，所以傳統(tǒng)紙質(zhì)的管理方式會(huì)占用大量的空間，并且不利于保管，還需要對(duì)紙質(zhì)檔案采取防潮、防火、防蟲等措施，投入成本較高。而實(shí)行檔案信息化建設(shè)，只需要做好數(shù)據(jù)資料的備份和計(jì)算機(jī)的維護(hù)即可，可降低管理成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只能以文字和圖片的方式進(jìn)行資料的保存，形式比較單一。而檔案信息化建設(shè)能夠以文字、圖片、音頻、視頻等多種形式保存，可以更加全面地展示個(gè)人資料，所以為人事檔案的開發(fā)利用也提供了重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案的多樣化管理，也做到了檔案的多元化發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)途徑

（一）健全檔案管理體制，提高規(guī)范化管理

檔案信息化過(guò)程為了進(jìn)一步有效開展，要重視檔案管理制度確立，這樣也利于日后管理，由于人事檔案的資料來(lái)源比較廣泛，加之格式多樣化，所以為了跨系統(tǒng)查詢操作的便捷性，應(yīng)該制定統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，便于各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料的上傳和下載，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)更新與維護(hù)。從人事檔案的收集、分類、整理和歸檔制定詳細(xì)的流程，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，便于統(tǒng)一管理。制定檔案的查詢、借閱、下載等各項(xiàng)規(guī)定，并且設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，在提升工作效率的同時(shí)，實(shí)行規(guī)范化管理。

（二）加快硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，所以在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要加快硬件設(shè)施建設(shè)，硬件設(shè)施的性能對(duì)工作效率有直接的影響，不僅關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的流暢性，而且還關(guān)系到對(duì)數(shù)據(jù)資料的保存。在硬件設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置，一方面要保證硬件設(shè)備的性能，能夠滿足各種數(shù)據(jù)資料的傳輸、儲(chǔ)存要求。另一方面要滿足局域網(wǎng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在單位內(nèi)部可以實(shí)現(xiàn)跨部門的操作。完善的硬件設(shè)備配置，為人事檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）完善軟件系統(tǒng)

從當(dāng)前市場(chǎng)上分析，人事檔案管理過(guò)程部分的軟件設(shè)計(jì)是基于企業(yè)需求，但在實(shí)際操作上并不能滿足認(rèn)識(shí)管理工作需求，這種情況普遍，所以要重視軟件系統(tǒng)開發(fā)，于此還應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，重點(diǎn)完善軟件系統(tǒng)，具體來(lái)看，一方面要針對(duì)檔案系統(tǒng)的規(guī)范化進(jìn)行完善，積極結(jié)合人事單位信息代碼，實(shí)施有效推廣，可以讓更多的事業(yè)單位進(jìn)行互通合作，這樣人事管理領(lǐng)域會(huì)快速實(shí)現(xiàn)信息化，其資源管理效率也會(huì)提高。另一方面，軟件系統(tǒng)的完善過(guò)程需要引入新技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)并且立足于事業(yè)單位實(shí)際情況，才能開發(fā)出有效的信息平臺(tái)，這樣以此滿足更多用戶需要。另外，在完善軟件系統(tǒng)過(guò)程中必須重視軟件安全性，相關(guān)工作人員要積極進(jìn)行保密工作處理。

（四）保證資金的供應(yīng)

事業(yè)單位人事檔案信息化工作的開展，需要保證資金的供應(yīng)。信息化工作的有效開展，不僅要保證軟硬件設(shè)備的配置，還有系統(tǒng)的建設(shè)，人員的培訓(xùn)以及后期的維護(hù)等各項(xiàng)工作開支，所以需要有足夠的資金供應(yīng)，才能夠保證人事檔案信息化工作的有效開展。這就需要事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際所需，設(shè)定合理的預(yù)算，為人事檔案信息化工作的順利運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）完善信息管理安全機(jī)制

首先，要建立科學(xué)嚴(yán)格的檔案信息管理規(guī)章制度，不斷完善檔案信息安全的保障系統(tǒng)。檔案信息要注意隨時(shí)備份保存，在管理系統(tǒng)內(nèi)建立恢復(fù)機(jī)制，確立檔案信息的安全保存。其次，要健全數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機(jī)制，規(guī)范檔案信息使用機(jī)制，確保檔案保存和使用的安全性。再次，管理人員要有足夠的職業(yè)道德，并且要充分樹立信息化管理的安全意識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)安全技能的學(xué)習(xí)。在檔案信息化管理中，要認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)的便利性和危險(xiǎn)性，保證電腦本身和網(wǎng)絡(luò)使用的安全性，避免來(lái)自于他方的攻擊，使檔案信息能夠不被外部力量攻擊甚至篡改。管理人員也要注意對(duì)工作電腦的安全使用，做到檔案保存電腦專用。最后，數(shù)字存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)要分開，盡量使數(shù)字檔案保存和使用也能夠分開，保證檔案信息的完整性和安全性。

（六）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行者是工作人員，所以工作人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到信息化工作開展的成效。由于信息化工作開展實(shí)施過(guò)程中要求較高，尤其對(duì)于工作人員的綜合素質(zhì)來(lái)說(shuō)更是提出新要求。不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，從檔案信息的錄入、分類、整理以及歸檔都可以熟練掌握。所以，檔案管理部門，要結(jié)合本單位實(shí)際，針對(duì)運(yùn)用的系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的培訓(xùn)，培訓(xùn)過(guò)程要有深入拓展，包括常見(jiàn)問(wèn)題與相關(guān)的應(yīng)對(duì)措施都要積極傳授，此外還應(yīng)該涉及一些相關(guān)的檔案學(xué)科知識(shí)，例如，圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等等，在完成人事檔案基本工作的情況下，要善于對(duì)檔案資料的開發(fā)利用，為人力資源管理工作的開展提供有利的依據(jù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，在信息化高速發(fā)展的時(shí)代背景下，人事檔案信息化建設(shè)，是提高工作效率的重要途徑。人事檔案信息化建設(shè)需要完善的管理制度，合理的操作流程，軟硬件設(shè)備的配置，安全維護(hù)工作的保障等等，人事檔案信息平臺(tái)的創(chuàng)建還能夠最大限度地開發(fā)利用檔案資料的潛在價(jià)值，為促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

[參考文獻(xiàn)]

[1]辛清華.論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，（1）.

[2]王 靜.事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對(duì)策[J].信息與電腦（理論版），2016，（12）.

[3]余明富.關(guān)于加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，（8）.

[4]孫曉娟.淺談檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)[J]，科技信息，2010，（11）.

[5]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J]，中國(guó)中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010，（9）.

[6]周麗霞.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J]，黑龍江交通科技，2010，（1）.

[7]孫巧云.提高檔案管理工作信息化的水平[J].現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)，2010，（6）.

[責(zé)任編輯：曾 菡]endprint