基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系的構(gòu)建

謝潔瑜

【摘 要】本文重申檔案的價(jià)值以及檔案庫房溫濕度監(jiān)控的意義，立足基層檔案庫房的特點(diǎn)，指出實(shí)際工作中檔案庫房溫濕度監(jiān)控的問題所在，分析問題產(chǎn)生的主要原因，并進(jìn)一步剖析、研究相關(guān)影響因素。通過揭示檔案庫房溫濕度監(jiān)控的實(shí)質(zhì)，確立管理目標(biāo)，結(jié)合實(shí)踐總結(jié)所得的經(jīng)驗(yàn)，提出構(gòu)建基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系，延長檔案壽命，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】基層檔案庫房；溫濕度；監(jiān)控；保障體系

中圖分類號： TP277 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）25-0271-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.25.124

【Abstract】The value of archives and the importance of monitoring temperature and humidity in archival repository was reiterated. Based on the characteristic of grass-roots archival repository， the article points out existing problems of monitoring the temperature and humidity in archival repository， analyzes the primary causes， and makes further analyses and researches on related influence factors. It establishes the management objective by revealing the essence of monitoring temperature and humidity in archival repository. Combining with the summary of practice experience， it puts forward to construct a security system for monitoring temperature and humidity in grass-roots archival repository， in order to extend the life of archives and realize the value of it.

【Key words】Grass-roots archival repository； Temperature and humidity； Monitor and control； Security system

0 引語

檔案是人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，具有憑證、參考等作用，其原始性、真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性是其他資料難以替代的。只有盡可能延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全，才能提供檔案利用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

在檔案已形成、內(nèi)因既定的情況下，對破壞檔案的外界因素進(jìn)行研究和控制，對于保護(hù)檔案、延長檔案壽命起著決定性作用[1]3。而無論何種載體的檔案，都不可避免地受到溫濕度的直接或間接影響。實(shí)踐已經(jīng)證明，適宜、平穩(wěn)的溫濕度有利于檔案的長期保管，能適當(dāng)延長檔案壽命；不適宜或頻繁、大幅波動的溫濕度則會縮短檔案壽命，同時加速其他不利因素對檔案的損壞，甚至使其發(fā)生質(zhì)變。因此，溫濕度是檔案保管環(huán)境中最主要的外界因素，監(jiān)控溫濕度對檔案的安全保管至關(guān)重要。

1 基層檔案庫房的特點(diǎn)

建設(shè)符合檔案安全保管要求的檔案庫房，是保障檔案安全的重要基礎(chǔ)[2]。原則上，應(yīng)根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，綜合地理位置、氣候條件等因素，建設(shè)符合防水、防火、抗震等要求的檔案庫房，為檔案保管提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境[3]。但是，對于基層檔案室來說，由于單位建設(shè)初期，沒有將檔案工作納入統(tǒng)一規(guī)劃，后期基于業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案管理需要設(shè)立檔案庫房，往往只能對其他用途的業(yè)務(wù)用房加以改造。

然而，在實(shí)際工作中，受經(jīng)濟(jì)條件等諸多因素的制約，大多數(shù)基層檔案庫房雖配備了空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度記錄儀等基本設(shè)施設(shè)備，但是，庫內(nèi)溫濕度與國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)間仍存在較大差距，調(diào)控效果并不理想，對于檔案的長期保管極為不利。

有鑒于此，必須立足基層檔案庫房的特點(diǎn)，從現(xiàn)狀出發(fā)，找出檔案庫房溫濕度監(jiān)控的問題所在，并以問題為導(dǎo)向，分析問題產(chǎn)生的主要原因，進(jìn)一步剖析、研究相關(guān)影響因素。通過揭示檔案庫房溫濕度監(jiān)控的實(shí)質(zhì)，確立管理目標(biāo)，結(jié)合實(shí)踐總結(jié)所得的經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控的保障體系，延長檔案的壽命，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2 現(xiàn)存問題、原因及影響因素

對于由其他用途的業(yè)務(wù)用房改建而成的基層檔案庫房，在日常溫濕度監(jiān)控方面的問題集中表現(xiàn)在以下兩個方面：一是庫內(nèi)溫濕度受室外氣候變化影響較大；二是采取措施進(jìn)行干預(yù)后，溫濕度的調(diào)控幅度或方向未達(dá)預(yù)期效果，存在效果不明顯、幅度過大甚或產(chǎn)生反效果等情況。究其根本，有以下五方面原因：

2.1 人員的檔案意識薄弱

基層單位人員尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，盡管他們意識到檔案的作用，建立了檔案室，但是未能充分理解溫濕度監(jiān)控對檔案保管的重要性，重整理而輕保管，沒有做到防微杜漸，防患于未然；重視檔案突發(fā)安全事故的應(yīng)急處理，而忽視檔案庫房日常溫濕度監(jiān)控，甚至錯誤地將檔案庫房視作一般的物資倉庫，以能源損耗為由，不予配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備。

2.2 檔案庫房固化先天條件受限

檔案庫房改建自其他用途的業(yè)務(wù)用房，因此，受原有建筑設(shè)計(jì)等固化先天條件的限制，墻體一般較薄、缺乏防潮層、隔熱層，門縫、開窗面積較大，密閉性差，隔熱保溫性能差。庫內(nèi)溫濕度易受室外氣候變化影響，加大了溫濕度調(diào)控難度，影響了調(diào)控效果。

2.3 基本設(shè)施設(shè)備的配備不佳及使用不當(dāng)

基層檔案庫房配備的空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度記錄儀等基本設(shè)施設(shè)備，大多比較陳舊，或沒有針對檔案庫房面積、恒溫恒濕等需要，忽視了設(shè)備儀器的精度、功率及性能，影響了溫濕度監(jiān)測記錄、調(diào)控的準(zhǔn)確性。

2.4 檔案管理人員專業(yè)知識及業(yè)務(wù)技能不足

檔案管理人員作為直接管理者，在基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控中起著至關(guān)重要的作用。但由于檔案庫房溫濕度監(jiān)控工作具有一定的專業(yè)性，而檔案從業(yè)人員上崗門檻較低，因此，雖然他們受過崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是僅有基礎(chǔ)的檔案專業(yè)知識及業(yè)務(wù)技能難以滿足庫房日常溫濕度管理的實(shí)際需要：

一是，管理上存在較大的隨意性，未能掌握溫濕度監(jiān)控方法，監(jiān)測點(diǎn)的選取缺乏科學(xué)性，沒有定時記錄，或未掌握正確的數(shù)據(jù)讀取方法，影響了檔案庫房溫濕度數(shù)據(jù)的收集，錯誤指導(dǎo)溫濕度調(diào)控。

二是，調(diào)控措施的運(yùn)用具盲目性，缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)知識，未能對積累的日常監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對監(jiān)測結(jié)果缺乏評價(jià)，未能及時、科學(xué)地采取有效干預(yù)措施。

三是，不注意運(yùn)用聯(lián)系的觀點(diǎn)看問題，忽視了庫外環(huán)境的影響，未能結(jié)合本地區(qū)溫濕度的季節(jié)性規(guī)律、庫外晝夜變化規(guī)律進(jìn)行調(diào)控，未能正確判斷溫濕度變化趨勢，忽視了溫度與濕度的疊加效應(yīng)。受條件所限，調(diào)控手段相對單一，在進(jìn)行人工調(diào)節(jié)和簡單的機(jī)械控制時，忽視了空氣流動的規(guī)律。

2.5 檔案管理制度不健全

基層單位雖然制定了檔案保管制度，明確了檔案庫房溫濕度控制的標(biāo)準(zhǔn)范圍，但是沒有細(xì)化、統(tǒng)一有關(guān)操作規(guī)程，而且沒有明確檔案管理人員監(jiān)控庫房溫濕度的職責(zé)，缺乏考核評價(jià)。

綜述，檔案庫房溫濕度監(jiān)控工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程?；鶎訖n案庫房溫濕度監(jiān)控受人員、管理制度等主觀因素，以及氣候、庫房建筑設(shè)計(jì)、配套設(shè)施設(shè)備等客觀因素影響。這些主、客觀因素共同決定了檔案庫房溫濕度監(jiān)控的效果。

3 基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系的構(gòu)建

有鑒于此，解決基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控問題，不能生搬硬套一般經(jīng)驗(yàn)，一味強(qiáng)調(diào)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，必須構(gòu)建檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系，盡可能減少各種主、客觀因素在日常監(jiān)控過程中對相關(guān)管理節(jié)點(diǎn)和工作環(huán)節(jié)的不良影響，為提升整體管理效率和質(zhì)量，提出系統(tǒng)、全面、具針對性、持續(xù)有效的解決方案。

3.1 確立管理目標(biāo)

要保證監(jiān)控效果，使之符合國家標(biāo)準(zhǔn)，不但要以問題為導(dǎo)向，同時必須確立管理目標(biāo)。盡管檔案的物質(zhì)載體和記錄形式具多樣性[4]，《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》、國家和行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對不同類別檔案的庫房溫濕度適宜范圍有不同規(guī)定，但相同的是，其中對溫度、相對濕度這兩個指標(biāo)的管理都包含了控制范圍和晝夜波動幅度，即“適宜”和“穩(wěn)定”兩方面的要求。

檔案庫房溫濕度監(jiān)控活動，實(shí)質(zhì)包含監(jiān)測、調(diào)節(jié)、控制三方面內(nèi)容。其中，監(jiān)測是指溫濕度測量和記錄，它的客觀、準(zhǔn)確是進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)和控制的基礎(chǔ)。調(diào)節(jié)，是當(dāng)庫內(nèi)溫濕度不適于檔案保護(hù)時，采取一定的措施改善；控制，是當(dāng)庫內(nèi)溫濕度適于檔案保護(hù)時，采取措施防止或減少庫外不適宜的溫濕度對庫內(nèi)的影響，使庫內(nèi)適宜的溫濕度得到維持。[1]69簡而言之，檔案庫房溫濕度管理目標(biāo)的實(shí)質(zhì)，即圍繞溫度、相對濕度的“適宜”和“穩(wěn)定”兩方面的要求進(jìn)行監(jiān)測、調(diào)節(jié)和控制，使之符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 構(gòu)建保障體系

針對基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控現(xiàn)存問題、原因及影響因素，保障體系的構(gòu)建至少應(yīng)包括物質(zhì)、技術(shù)、人才、制度等四方面內(nèi)容，它們相互聯(lián)系，相互作用，必須有機(jī)結(jié)合為一個整體，才能發(fā)揮應(yīng)有作用。

3.2.1 物質(zhì)保障

現(xiàn)有條件雖然很大程度上制約著基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控效果，但不應(yīng)讓其成為檔案庫房溫濕度監(jiān)控長期不達(dá)標(biāo)的借口。一方面，應(yīng)想方設(shè)法，根據(jù)現(xiàn)有條件，因地、因時制宜，在建立初期充分利用經(jīng)濟(jì)易行的方式進(jìn)行管理，突出重點(diǎn)，逐步改善；另一方面，要善于貼合社會形勢，通過積極開展檔案編研、宣傳檔案利用效果、及時匯報(bào)檔案工作情況等，逐漸提高領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的檔案意識，為改善庫房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備配置，爭取更多支持。

3.2.2 技術(shù)保障

借鑒成熟的經(jīng)驗(yàn)，通過以下技術(shù)手段為基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控各工作環(huán)節(jié)提供保障：

一是，合理選取溫濕度監(jiān)測點(diǎn)。結(jié)合庫內(nèi)排架情況，盡可能避免溫濕度監(jiān)測點(diǎn)正對空調(diào)進(jìn)出風(fēng)口、除濕機(jī)或門、窗附近等溫濕度變化劇烈的位置；根據(jù)庫房面積大小，可考慮不同位置的影響，在庫內(nèi)外設(shè)置一個或多個監(jiān)測點(diǎn)，分別記錄，綜合分析；溫濕度計(jì)等監(jiān)測儀器應(yīng)設(shè)在人員站立可以直視的高度，保證讀數(shù)的準(zhǔn)確。

二是，充分利用歷史氣候資料，掌握本地區(qū)氣候變化規(guī)律，運(yùn)用氣象部門公布的氣象預(yù)測結(jié)果、實(shí)時數(shù)據(jù)等產(chǎn)品，結(jié)合庫內(nèi)外溫濕度監(jiān)測結(jié)果，將本地區(qū)、庫外溫濕度等氣候變化情況與庫內(nèi)溫濕度變化情況進(jìn)行相關(guān)性分析，掌握庫內(nèi)溫濕度變化規(guī)律。

三是，根據(jù)本地區(qū)氣候特點(diǎn)，選取每天監(jiān)測的時間節(jié)點(diǎn)、記錄次數(shù)，保證數(shù)據(jù)采集的完整性、可比性；根據(jù)實(shí)時記錄的溫度、相對濕度及其日變化情況，對照國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合庫內(nèi)溫濕度變化規(guī)律，天氣預(yù)報(bào)情況，指引每天的溫濕度調(diào)控工作。

四是，優(yōu)化設(shè)施設(shè)備儀器的整體應(yīng)用方式。選取監(jiān)控設(shè)施設(shè)備儀器時，應(yīng)結(jié)合庫房大小，綜合考慮設(shè)施設(shè)備儀器操作使用的便利性、運(yùn)維成本、精度、功能、數(shù)量；除了定期校準(zhǔn)溫濕度計(jì)等監(jiān)測儀器，還應(yīng)對空調(diào)、除濕機(jī)等調(diào)控設(shè)備的讀數(shù)進(jìn)行校準(zhǔn)，以保證監(jiān)測、調(diào)節(jié)、控制遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；熟悉空調(diào)、除濕機(jī)的原理、性能，注意兩者的配合運(yùn)用，合理設(shè)置開機(jī)時間和運(yùn)行時長，避免調(diào)控不足或過度調(diào)控。

五是，在空調(diào)、除濕機(jī)等機(jī)械手段調(diào)控的基礎(chǔ)上，靈活運(yùn)用密閉與通風(fēng)等經(jīng)濟(jì)易行的調(diào)控手段。一方面，務(wù)必通過為門窗加裝密封條，預(yù)留通風(fēng)窗戶、密封常閉窗戶等低成本傳統(tǒng)方式，創(chuàng)造密閉的庫房環(huán)境；另一方面，在做好密閉的基礎(chǔ)上，利用長期監(jiān)測所得的不同時間段的庫內(nèi)外溫濕度數(shù)值，計(jì)算庫內(nèi)外絕對濕度，依據(jù)空氣流動規(guī)律，把握時機(jī)、有計(jì)劃地交換庫內(nèi)、外空氣，改善庫內(nèi)小環(huán)境。

3.2.3 人才保障

一是，把好人才準(zhǔn)入關(guān)。選拔檔案管理人員時，除要求人員具備一定的歷史修養(yǎng)、檔案專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的責(zé)任心，工作認(rèn)真細(xì)致、刻苦鉆研、勇于創(chuàng)新。

二是，加強(qiáng)在職教育與學(xué)習(xí)。著重健全檔案管理人員關(guān)于檔案保護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等知識，以滿足日常管理工作中數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、利用的巨大需求。

三是，建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)。通過建立檔案工作組織架構(gòu)，定期開展座談，創(chuàng)造互相學(xué)習(xí)、提升的空間；通過定期輪崗，互通有無，開拓思路，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍整體建設(shè)。

3.2.4 制度保障

一是，建立長效管理機(jī)制，進(jìn)一步細(xì)化和完善檔案安全保管制度。在人員健全專業(yè)知識和提高業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，將既定技術(shù)手段結(jié)合實(shí)踐所得經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行及時總結(jié)，形成工作共識，建立調(diào)控路徑、工作規(guī)程和指引，減少工作隨意性、盲目性，提高管理水平。

二是，建立獎懲機(jī)制，將檔案庫房溫濕度管理依從性和監(jiān)控效果一并納入人員績效考核評價(jià)指標(biāo)，進(jìn)行科學(xué)評價(jià)，促使檔案管理人員樹立責(zé)任意識，及時發(fā)現(xiàn)、處理和總結(jié)現(xiàn)存問題，不斷改善檔案庫房溫濕度監(jiān)控情況。

3.3 保障體系的運(yùn)行效果評價(jià)

檔案庫房溫濕度監(jiān)控效果是檢驗(yàn)檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系運(yùn)行是否良好的唯一標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)評價(jià)檔案庫房溫濕度監(jiān)控效果，必須對其溫度、相對濕度、溫濕度日變化情況按月份、季度、年度分別匯總、統(tǒng)計(jì)，計(jì)算單項(xiàng)合格率、整體合格率，進(jìn)行同比、環(huán)比，進(jìn)一步分析管理習(xí)慣、調(diào)控措施、設(shè)備設(shè)施效能與監(jiān)控效果的相關(guān)性，以及時發(fā)現(xiàn)庫房溫濕度監(jiān)控的難點(diǎn)和管理潛在的薄弱環(huán)節(jié)，科學(xué)考核人員績效，為庫房環(huán)境的改善、設(shè)施設(shè)備儀器的升級改造提供科學(xué)依據(jù)，有重點(diǎn)地改進(jìn)檔案庫房溫濕度監(jiān)控工作。

4 結(jié)語

檔案庫房溫濕度監(jiān)控是檔案實(shí)體保護(hù)工作的重要組成部分，是對檔案的保護(hù)性管理，必須常抓不懈。要保障基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系持續(xù)、良好運(yùn)行，必須堅(jiān)持運(yùn)用聯(lián)系的觀點(diǎn)發(fā)現(xiàn)問題、探求解決方案。本文雖立足基層檔案庫房特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐所得經(jīng)驗(yàn)，提出了構(gòu)建基層檔案庫房溫濕度監(jiān)控保障體系，但絕非一勞永逸，仍需我們在實(shí)踐中驗(yàn)證，探尋更符合實(shí)際的科學(xué)方法和技術(shù)，不斷完善。

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