如何推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

劉欣

【摘要】：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理是一個單位平穩(wěn)發(fā)展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效?？茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，能夠?qū)v史工作情況系統(tǒng)全面地存檔與展現(xiàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時了解工作狀況，為下一步的指導(dǎo)工作提供理論依據(jù)，讓職工在實際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認(rèn)定單位的工作效果，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定根基。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；信息化建設(shè)；措施

1、檔案工作的基本現(xiàn)狀

機(jī)關(guān)事業(yè)單位若采用新的檔案管理模式，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，進(jìn)行文件查找的時候，可以直接在計算機(jī)中對之前錄入的文件進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索，再通過檢索的關(guān)鍵詞對全文進(jìn)行查找，最后鎖定目標(biāo)文件。這種定向查詢方式，相比原有的人工翻閱查找檔案的方式，其效率高出何止百倍，且對人力的投入也更低，只需在檔案歸類整理時做好登記即可，通過這種對比性查詢可以帶給檔案管理人員新的工作方式、新的工作效率、新的工作體驗。

檔案的信息化建設(shè)其實是對檔案最原始的形態(tài)實施數(shù)據(jù)化處理。通過信息化處理方式對所記錄的檔案信息完成由最初單一實體向多種綜合載體的轉(zhuǎn)換。檔案信息的運輸方式完成了從人工到編程信息化數(shù)字傳遞方式的轉(zhuǎn)變。檔案的數(shù)據(jù)收集和傳統(tǒng)信息發(fā)布模式也會被網(wǎng)絡(luò)發(fā)布平臺所取代。這些檔案信息化管理的變革，每一個環(huán)節(jié)都能夠直接的減少工作耗時，提高工作效率。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1缺乏先進(jìn)的管理理念

目前，大部分高校檔案管理從業(yè)人員在檔案管理工作中秉持著“只要不出錯即可”的工作原則，加之高校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致部分工作人員缺乏足夠的責(zé)任意識，進(jìn)而嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。這樣不僅會影響工作人員積極性和主動性，也不利于檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。除此之外，檔案管理工作人員自身缺乏創(chuàng)新意識，且綜合素質(zhì)不高，對傳統(tǒng)落后的管理理念和管理模式?jīng)]有任何創(chuàng)新舉動，各個部門負(fù)責(zé)人之間缺乏足夠的交流與溝通，這也是影響檔案管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵要素。

2.2檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)下，許多檔案部門的管理人員素質(zhì)不高，高技術(shù)人才特別是信息處理復(fù)合型人才十分缺乏，大多數(shù)的檔案管理人員技術(shù)水平一般，而缺乏及時、有效的現(xiàn)代化、信息化培訓(xùn)，阻礙了檔案管理的信息化進(jìn)程。信息化檔案管理要求檔案管理人員不僅具備一定的檔案管理技能，還需要掌握一定的計算機(jī)技能和信息技術(shù)，因此，作為制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素，檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

2.3整體的城建檔案管理技術(shù)落后，嚴(yán)重影響相關(guān)業(yè)務(wù)工作效率

我國現(xiàn)階段還有很多地區(qū)并沒有將檔案管理工作納入到城建工作中去，因此后起的檔案信息化管理無法實現(xiàn)與城建業(yè)務(wù)的同時發(fā)展，而技術(shù)本身存在的缺陷與滯后又對城建檔案事業(yè)的發(fā)展起到制約的影響。盡管目前我國科技發(fā)展較快，但全國范圍內(nèi)真正應(yīng)用成熟的OA辦公系統(tǒng)管理檔案依舊不多，存在大量的傳統(tǒng)手工收集與檢索的工作管理方式，導(dǎo)致獲取對信息量少，嚴(yán)重影響檔案收集管理，不利于再次開發(fā)，這又對業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用產(chǎn)生阻礙作用，引起惡性循環(huán)。

3、檔案信息化建設(shè)的路徑分析

3.1提升信息化管理意識

檔案工作者應(yīng)樹立科學(xué)的檔案服務(wù)理念，打破各自為政的局面，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作。把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、多元化作為工作目標(biāo)去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起，成為造福社會的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設(shè)尚處于探索階段，需要科學(xué)規(guī)劃、分步實施、循序漸進(jìn)的過程，絕不可能一蹴而就。

3.2積極宣傳，多渠道齊作用

機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理中最薄弱的環(huán)節(jié)是宣傳，所以應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)的加強(qiáng)相關(guān)宣傳的力度，強(qiáng)化廣大機(jī)關(guān)干部的認(rèn)知與意識。主要在三個方面擴(kuò)大宣傳：首先選擇發(fā)放資料、開宣傳會或者舉辦展覽等方式，巧妙利用全單位系統(tǒng)大會的時間進(jìn)行檔案管理的宣傳。其次可以充分發(fā)展機(jī)關(guān)各處室、各事業(yè)單位檔案員的作用，讓負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)或者主題講課，普及檔案管理的有關(guān)知識。第三，可以采用典型案例宣傳，讓相關(guān)工作人員講解檔案管理中的典型案例，用真實性打動廣大群眾。通過多渠道齊作用，全方位增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部的檔案信息化管理意識。當(dāng)前也可以微博、期刊為陣地加大檔案的宣傳力度，通過信息化手段，網(wǎng)絡(luò)化途徑，數(shù)字化渠道，全面展開檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，營造出濃厚的檔案宣傳氛圍。

3.3建設(shè)復(fù)合型高素質(zhì)人才隊伍

在現(xiàn)實環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了巨大變化，計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，并且被廣泛應(yīng)用于信息采集、組織、加工等環(huán)節(jié)。這些情況無疑對檔案工作人員的知識水平、業(yè)務(wù)技能提出了更高要求。客觀上要求每位檔案工作人員要有危機(jī)意識、創(chuàng)新意識、競爭意識，不斷提高和更新自己的知識結(jié)構(gòu)以適應(yīng)時代新需求。根據(jù)檔案自身特點，結(jié)合傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與計算機(jī)技術(shù)，探索解決檔案信息資源建設(shè)的新問題。在實踐中培養(yǎng)、鍛煉、完善隊伍，造就出一批復(fù)合型人才，為檔案信息資源建設(shè)打好堅實的人才基礎(chǔ)。

3.4完善技術(shù)和資金保障體系

一方面要大力強(qiáng)化檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)資金納入到財政預(yù)算中來，另外可通過合作開發(fā)與服務(wù)外包的形式不斷創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)。另一方面，加強(qiáng)做好軟硬件建設(shè)工作。除了要完善相關(guān)信息化管理設(shè)備之外，還需要對目前已有設(shè)備予以更新，為檔案管理信息化建設(shè)提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發(fā)工作力度，建立全國統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時對技術(shù)開發(fā)企業(yè)予以分級資質(zhì)認(rèn)證。

結(jié)束語

隨著各單位和社會各界對檔案工作的重視和需求日益加強(qiáng)，檔案信息化工作要緊跟發(fā)展需要，克難攻堅，以服務(wù)利用為主旨，加強(qiáng)各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極探索發(fā)展路徑，勇于爭先創(chuàng)優(yōu)取得突破性的進(jìn)展，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，建立一個立足服務(wù)利用、滿足現(xiàn)代化要求的檔案綜合管理體系。

【參考文獻(xiàn)】：

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