事業(yè)單位檔案管理方法及經(jīng)驗(yàn)探討

王艷嬌

[摘 要]檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，其管理成效將直接關(guān)系事業(yè)單位的整體工作狀況。為此，事業(yè)單位管理人員應(yīng)該高度重視檔案管理工作。目前，在各大事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在一些影響管理工作效果的因素。為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位的檔案管理水平，事業(yè)單位需要完善相關(guān)制度，提升檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化的管理方式。本文基于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，主要分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和問題，同時(shí)提出了幾點(diǎn)管理方法和經(jīng)驗(yàn)，以期通過筆者努力，找到不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作效果的可靠途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；管理方法；管理經(jīng)驗(yàn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.107

[中圖分類號(hào)]G271；D630 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

事業(yè)單位檔案管理工作，指的就是事業(yè)單位內(nèi)部與檔案相關(guān)的管理內(nèi)容，包括文書檔案管理、人事檔案管理等。對(duì)于任何一家事業(yè)單位而言，有效的檔案管理工作能夠提升事業(yè)單位的日常管理工作效果，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理工作作為事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，其重要性不言而言。因此，事業(yè)單位管理者需要采取措施，強(qiáng)化檔案管理力度，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題

目前，不少事業(yè)單位開始意識(shí)到了強(qiáng)化檔案管理的重要性，并且開始逐步引入一些新型的檔案管理辦法，但從整體上來看，檔案管理工作的效果并不如意。筆者通過仔細(xì)分析發(fā)現(xiàn)其中還存在一些影響管理質(zhì)量的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，檔案管理工作創(chuàng)新力度不足，往往跟不上事業(yè)單位改革的步伐。很多事業(yè)單位在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，不斷加快內(nèi)部改革步伐，以追求更大的經(jīng)濟(jì)利益。而檔案管理工作，由于不會(huì)給事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，因而常常受到忽視。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理往往是最后加入改革隊(duì)伍的一項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案管理工作跟不上事業(yè)單位改革的步伐，進(jìn)一步造成事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新度不足。

第二，事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)提升速度較慢，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理工作雖然無法給事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，也發(fā)揮著不容忽視的作用。檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，要想做好這項(xiàng)工作，管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，但很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員，往往缺乏積極進(jìn)取、不斷學(xué)習(xí)的心理，無法快速吸收新型的管理理念和管理模式。

第三，事業(yè)單位檔案編研工作重視度不足。雖然有些事業(yè)單位設(shè)置有專門管理檔案的部門和科室，但是通常只是安排一些人員進(jìn)行檔案的簡單保存與管理，很少針對(duì)檔案進(jìn)行編制研究，如此就造成檔案利用率偏低，導(dǎo)致無法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2 事業(yè)單位檔案管理方法及經(jīng)驗(yàn)

2.1 健全檔案管理制度

完善的制度是確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。從目前狀況來看，很多事業(yè)單位雖然經(jīng)常根據(jù)市場發(fā)展形勢，更新內(nèi)部管理制度，但針對(duì)檔案管理的相關(guān)制度，卻常常被忽視。為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，事業(yè)單位管理者就需要從制度方面入手，為檔案管理工作保駕護(hù)航。具體而言，事業(yè)單位可以基于我國《檔案法》，對(duì)內(nèi)部制度加以完善，使檔案管理制度更加明確、條例清晰，讓檔案管理人員有章可循。同時(shí)，事業(yè)單位管理者需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入事業(yè)單位年度發(fā)展計(jì)劃中，并劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，明確檔案管理工作人員的各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度。

2.2 提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員作為事業(yè)單位人力資源的重要組成部分，其素質(zhì)水平不僅直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，還關(guān)系到事業(yè)單位整體工作效果。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作相對(duì)于其他類型的日常管理工作，有著自身的獨(dú)特性。檔案管理工作看似簡單，實(shí)則比較復(fù)雜，對(duì)管理人員的素質(zhì)要求較高。為了確保檔案管理工作質(zhì)量，事業(yè)單位管理者需要提升檔案管理人員的素質(zhì)。首先，事業(yè)單位應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)以及崗位實(shí)際需求，組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)等活動(dòng)，來提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，以壯大檔案管理工作隊(duì)伍，為事業(yè)單位檔案管理崗位輸送所需的人才。同時(shí)，事業(yè)單位還可以組織檔案管理人員前往其他事業(yè)單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，積極引進(jìn)其他事業(yè)單位優(yōu)秀的做法，以完善自身工作的不足。此外，檔案管理人員則需要樹立起強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)觀念，積極學(xué)習(xí)有效的管理辦法，提升專業(yè)知識(shí)水平，掌握最新的檔案管理應(yīng)用軟件，讓檔案管理工作能夠在事業(yè)單位發(fā)展過程中，發(fā)揮重大作用。

2.3 充分利用好檔案資源

檔案雖然不能直接給事業(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)利益，但其利用價(jià)值也很大。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案是一種隱形資產(chǎn)，有效的檔案管理工作，能夠提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。針對(duì)目前事業(yè)單位檔案利用率不高的狀況，事業(yè)單位可以采取相應(yīng)的措施加以改善。首先，事業(yè)單位管理者需要根據(jù)內(nèi)部發(fā)展需求，恰當(dāng)引入一些新型的檔案管理軟件和設(shè)備，使傳統(tǒng)手工管理模式得到改善；其次，檔案管理人員需要針對(duì)檔案積極開展編研工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，提升檔案管理工作的效率，同時(shí)便于檔案利用人員以最快的速度找到所需的檔案；最后，事業(yè)單位管理者可以安排專門人員負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)與利用工作，讓檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值得到充分發(fā)揮。

2.4 建立檔案管理網(wǎng)上系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合成為一種必然的結(jié)果?，F(xiàn)如今，不少事業(yè)單位的檔案管理工作，開始由傳統(tǒng)手工管理為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)管理為主、手工存檔為輔的模式。對(duì)此，事業(yè)單位可以基于傳統(tǒng)檔案管理工作，積極引入一些國際化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)軟件，積極建立網(wǎng)上管理平臺(tái)，同時(shí)成立專門的檔案管理信息服務(wù)中心，為事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息需求者提供信息查詢與咨詢服務(wù)。事業(yè)單位應(yīng)該緊緊抓住新時(shí)代的機(jī)遇，促進(jìn)內(nèi)部檔案管理工作不斷朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。

2.5 明確檔案管理主體部分

事業(yè)單位檔案包括很多類型，并且發(fā)展歷程越長遠(yuǎn)的事業(yè)單位，檔案數(shù)量可能越多。但在這些堆積如山的檔案中，并不是所有的檔案都具有可開發(fā)利用的價(jià)值，真正可以給事業(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的檔案，可能為數(shù)不多。所以，對(duì)于以盈利為目的的事業(yè)單位而言，在開展檔案管理工作的過程中，需要明確檔案管理“主體”部分，即明確哪部分檔案是事業(yè)單位的核心，是事業(yè)單位的關(guān)鍵。然后針對(duì)這部分主體檔案，檔案管理人員要開展檔案編研、檔案開發(fā)利用、檔案分類歸檔等工作，讓這部分檔案時(shí)刻處于準(zhǔn)備狀態(tài)，可以隨時(shí)被調(diào)取利用。事業(yè)單位檔案管理人員，則需要利用自身的專業(yè)素質(zhì)配合事業(yè)單位管理者，做好檔案的整理工作，讓檔案中的主體部分受到重視，確保這部分檔案的完整性和可利用性。

3 結(jié) 語

檔案管理在事業(yè)單位日常管理工作中，屬于非常重要的組成部分。檔案管理工作效果，會(huì)直接影響事業(yè)單位行政、生產(chǎn)技術(shù)、項(xiàng)目經(jīng)營等管理工作的質(zhì)量。對(duì)此，事業(yè)單位管理者需要重視檔案管理工作，并且充分認(rèn)識(shí)到目前內(nèi)部檔案管理工作中的不足，并且仔細(xì)分析問題出現(xiàn)的原因，然后從健全檔案管理制度、提升檔案管理人員的素質(zhì)、充分利用好檔案資源、建立檔案管理網(wǎng)上系統(tǒng)、明確檔案管理主體部分等方面著手進(jìn)行管理改革，讓檔案管理工作能夠助力事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，讓檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

主要參考文獻(xiàn)

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