辦公自動化環(huán)境下高職院校保密工作面臨的問題與對策研究

賴筱倩　曹天仕

[摘要]在信息浪潮席卷而來的大環(huán)境下，高校辦公自動化提高了辦公效率，但也給文件的安全保密管理帶來了挑戰(zhàn)。對高職院校而言，如何做好文件保密工作，已成為保密工作面臨的重要課題。本文探討辦公自動化過程中文件管理存在的問題，并提出相應(yīng)的對策和建議，希望對高職院校保密工作起到一些積極的作用。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；保密工作；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.137

[中圖分類號]G717 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0219-02

多媒體技術(shù)的快速普及，使校園網(wǎng)與電子校務(wù)平臺（OA）在高職院校迅速推廣普及。目前，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為高職院校實現(xiàn)信息化教育的重要技術(shù)，無論是公文處理、校園信息、學(xué)生系統(tǒng)以及檔案管理，均在一定程度上實現(xiàn)了自動化管理，提高了辦公效率，也更加規(guī)范和系統(tǒng)化。然而，辦公自動化在帶來便利的同時也隱藏著危機，網(wǎng)絡(luò)和辦公自動化方面的泄密逐漸成為高職院校文件泄密的主要渠道。本文以廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“廣西建設(shè)學(xué)院”）文件保密工作實踐為例，探討如何建立保密長效機制，以確保高職院校的信息安全。

1高職院?，F(xiàn)用辦公自動化系統(tǒng)（OA）概述

據(jù)了解，多數(shù)高職院校都已采用電子校務(wù)平臺進(jìn)行日常校務(wù)管理，電子校務(wù)平臺即為辦公自動化系統(tǒng)（OfficeAutomation，OA）。該系統(tǒng)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備，全面或部分代替辦公管理人員的業(yè)務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。廣西建設(shè)學(xué)院現(xiàn)使用的辦公系統(tǒng)由北京通達(dá)信科科技有限公司研發(fā)，該公司是中國兵器工業(yè)信息中心的全資子公司，安全性有一定保障，但在系統(tǒng)運行過程中，仍然存在運行不穩(wěn)定，更新不及時的情況，存在信息泄密的漏洞。

2辦公自動化環(huán)境下高職院校保密工作面臨的問題

近年，上級教育管理部門和國家保密局，對高職院校的保密工作給予了高度重視，高職院校的保密工作也取得了一定成效，如，不僅有意識地提升了高職院校領(lǐng)導(dǎo)、科研人員、教師、學(xué)生等各個成員的保密意識，也按要求做出了一系列防范舉措來加強日常保密工作。但泄密事件仍有發(fā)生，因為與傳統(tǒng)辦公條件相比，在辦公自動化環(huán)境下，信息傳播更高速便利，傳播的范圍、速度與影響力更廣，這促使高職院校不僅要做好傳統(tǒng)保密工作，還要應(yīng)對一系列高科技竊密手段帶來的危機和挑戰(zhàn)。涉密信息從保密柜走進(jìn)硬盤、存儲器、移動設(shè)備，其傳播渠道從傳統(tǒng)的實體到編碼程序，保密環(huán)境更加復(fù)雜。

2.1保密意識不強

以2014-2016年已公布的高校泄密案例的調(diào)查數(shù)據(jù)來看，造成泄密的原因普遍為人為因素，其通常表現(xiàn)為，對保密工作缺乏足夠認(rèn)識，特別是對互聯(lián)網(wǎng)安全隱患重視不夠。在高職院校信息化建設(shè)過程中，重視信息建設(shè)的效率，忽視了信息保密工作的同步發(fā)展；重視對校園網(wǎng)絡(luò)和辦公設(shè)備的投入，對安全防范技術(shù)的更新工作缺乏關(guān)注，更缺乏長期有效的規(guī)劃。

2.2保密工作部門自身建設(shè)不力，保密制度不夠健全

保密工作是否安全有效，與保密工作隊伍的保密意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)、人員穩(wěn)定性、管理程序密切相關(guān)。從目前來看，大部分高職院校盡管設(shè)有相關(guān)保密機構(gòu)，但這些機構(gòu)在具體業(yè)務(wù)，比如保密工作宣傳、保密工作監(jiān)督檢查等方面缺乏專職人員進(jìn)行管理，因此，工作開展缺乏系統(tǒng)性和長期性。部分高職院校由于自身原因，保密工作人員由聘用人員擔(dān)任，存在人員替換頻繁、兼職人員擔(dān)任工作零碎繁雜等情況，造成保密信息管理疏漏，存在安全隱患。

2.3辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境管控不嚴(yán)

當(dāng)今社會，網(wǎng)絡(luò)“黑客”無處不在，國家黨政機關(guān)的核心機密、企業(yè)的商業(yè)秘密及個人隱私等均在他們窺視之列，高職院校也不能幸免。高職院校辦公自動化的實現(xiàn)緊密依托互聯(lián)網(wǎng)，且大部分內(nèi)外網(wǎng)互聯(lián)，在給信息傳播提供便利的同時，也容易被不法分子利用，竊取保密信息。此外，電腦病毒是一種人為制造的，在計算機運行中，按照設(shè)計者制定的方式對計算機信息或系統(tǒng)起破壞作用的程序，現(xiàn)已成為高職院校自動化辦公環(huán)境下對文件信息安全的又一威脅。

2.4辦公自動化設(shè)備管理不嚴(yán)

高職院校辦公設(shè)備的維護、保修，大多采用招標(biāo)引進(jìn)的方式，考慮商家的效率，但沒有嚴(yán)格保密要求，廠家通過聯(lián)機測試設(shè)備或移動存儲設(shè)備，可將機內(nèi)存儲的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，存在安全隱患；在設(shè)備淘汰、報廢時，沒有嚴(yán)格履行涉密設(shè)備審查，存在涉密信息的存儲器有可能成為泄密源的問題；在軟件方面，大多高職院校不能全部使用國產(chǎn)正版軟件，在辦公自動化設(shè)備中，盜版軟件的運行有可能造成涉密信息擴散或網(wǎng)上泄密。

3加強辦公自動化環(huán)境下高職院校保密工作的對策

針對高職院校辦公自動化環(huán)境下保密工作的實際情況，筆者提出以下幾方面的建議。

（1）在責(zé)任承擔(dān)方面。高職院校要全面實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和一把手責(zé)任制，涉密高職院校一把手和涉密部門負(fù)責(zé)人為安全保密第一責(zé)任人，切實落實保密信息管理工作。

（2）在制度建設(shè)方面。遵循我國的保密法和計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)定等相關(guān)制度，并與高職院校自身保密實際情況相結(jié)合，建立健全針對辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全維護的相關(guān)制度，使網(wǎng)絡(luò)安全維護工作有章可循。

（3）在運行管理方面。一是嚴(yán)禁涉密電子設(shè)備直接或間接地與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)連接，實行物理隔離，做到專機專用；二是嚴(yán)格遵守涉密場所要求的安全保密和防火、防盜措施，配齊配強保密場所防護措施。

（4）在安全維護方面。一是定期和不定期開展保密檢查，對重點涉密部門進(jìn)行重點查看，檢查保密制度的落實情況和防范措施的實施情況，發(fā)現(xiàn)問題要依法依紀(jì)嚴(yán)肅處理；二是對涉密計算機的維修、銷毀，高職院校要委托專業(yè)部門安排拆卸、維修、銷毀涉密計算機。

（5）在人員管理方面。一是嚴(yán)格按照國家保密局的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格涉密人員的選配和崗位培訓(xùn)，明確崗位職責(zé)，定期開展保密相關(guān)培訓(xùn)，增強保密意識；二是要求涉密計算機和校園網(wǎng)絡(luò)的管理維護人員，認(rèn)真做好日常維護保養(yǎng)，定期檢測殺毒，確保網(wǎng)絡(luò)安全。

保密工作是黨和國家的一項重要工作，也是高職院校日常工作的重要組成部分。面對辦公自動化的環(huán)境，日益嚴(yán)峻的保密工作環(huán)境，高職院校領(lǐng)導(dǎo)層與涉密人員要樹多層次、立體全方位的保密觀念，確保保密工作安全有效的開展，從而推動信息化形勢下，高職教育健康發(fā)展。