論核電建設(shè)檔案管理體系的構(gòu)建

梁韜

【摘 要】檔案管理工作是核電建設(shè)中最重要的工作之一，這是因?yàn)闄n案記載的是整個(gè)核電建設(shè)的過程，這些檔案為企業(yè)后期的核電建設(shè)提供一定的參考。論文對檔案管理的重要性、核電建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀、檔案管理體系的構(gòu)建、從體系上解決檔案與文件的轉(zhuǎn)換問題等四個(gè)方面進(jìn)行了具體的闡述，希望能給未來核電建設(shè)中檔案管理體系的構(gòu)建提供可參考性的建議。

【Abstract】 File management is one of the most important work in the construction of nuclear power， this is because the file recorded is the whole process of the construction of the nuclear power， these files provide some reference for the later nuclear power construction of enterprises.This paper expounds the four aspects in detail： the importance of archives management， the current situation of nuclear power construction archives management， the construction of archives management system， and the transformation of files and documents from the system， hoping to provide reference suggestions for the construction of the archives management system in the future nuclear power construction.

【關(guān)鍵詞】核電建設(shè)；檔案管理；體系構(gòu)建

【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中圖分類號】F462；G462 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

檔案指的是社會中的組織和個(gè)人在社會中形成并保存的各種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理就是對企業(yè)以及各職能部門中的檔案進(jìn)行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設(shè)來說，做好檔案管理工作，對未來核電項(xiàng)目的改進(jìn)和發(fā)展都有著重要的參考作用。

2 檔案管理的重要性

檔案作為企業(yè)職能活動(dòng)的重要文件，不僅是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，還是企業(yè)進(jìn)行決策、計(jì)劃等活動(dòng)的重要參考。對于核電建設(shè)來說，檔案能夠在工程驗(yàn)收過程中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，還能對核電站建設(shè)成果進(jìn)行相關(guān)的記錄。在核電建設(shè)過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設(shè)的管理工作順利實(shí)施[1]。另一方面，將相關(guān)核電建設(shè)的文件進(jìn)行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實(shí)、完整地記錄工程進(jìn)行的整個(gè)過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現(xiàn)故障時(shí)提供重要的維修參考。

3 核電建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀

對于核電建設(shè)來講，檔案管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)如下：首先，事業(yè)部門雖根據(jù)自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規(guī)范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項(xiàng)目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業(yè)部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項(xiàng)目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊(duì)的勞務(wù)人員進(jìn)行兼職。進(jìn)而，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，相關(guān)管理工作無法順利實(shí)施。

4 檔案管理體系的構(gòu)建

4.1 檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)

檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)需要根據(jù)核電建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對相關(guān)事宜在統(tǒng)一指導(dǎo)的情況下進(jìn)行。自上而下地建立檔案管理機(jī)構(gòu)，在各核電建設(shè)的項(xiàng)目部門以及本部都需要建設(shè)檔案管理部門，最終建立一個(gè)符合實(shí)際情況的檔案管理機(jī)構(gòu)。以此為基礎(chǔ)對整個(gè)核電建設(shè)工程的檔案進(jìn)行管理，同時(shí)對整個(gè)核電建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃制定、實(shí)施和反饋等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行跟蹤。實(shí)際的檔案管理機(jī)構(gòu)如圖1所示。

4.2 檔案管理體系的內(nèi)容

核電工程檔案管理主要是指在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同核電項(xiàng)目的實(shí)際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時(shí)，要兼顧分級管理的原則，事業(yè)部搭建統(tǒng)一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責(zé)。并對檔案管理工作的操作流程進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。按照事業(yè)部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個(gè)層次：

①管理程序。是根據(jù)體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規(guī)范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗(yàn)收等方面。

②標(biāo)準(zhǔn)操作流程。檔案管理的操作流程要嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)則，并根據(jù)核電建設(shè)的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財(cái)務(wù)類檔案管理等。

5 從體系上解決檔案與文件的轉(zhuǎn)換問題

就現(xiàn)階段我國的核電建設(shè)檔案管理情況而言，大多數(shù)管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，并且檔案的整理鞏固節(jié)奏并不是隨著工程的進(jìn)行而來的。所以，大多數(shù)核電建設(shè)工程的文件轉(zhuǎn)化為檔案的工作都是在工程竣工后進(jìn)行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會造成時(shí)間和精力的大量浪費(fèi)。核電工程的檔案管理工作，必須確保時(shí)效性和完整性，在工程進(jìn)行過程中，將文件檔案化。這是現(xiàn)階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結(jié)合文件與檔案的共同點(diǎn)，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

5.1 確定歸檔的范圍

文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應(yīng)該涵蓋所有能夠反映企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容，檔案管理體系的設(shè)計(jì)要以此為原則。并結(jié)合核電建設(shè)過程中的實(shí)際情況，對檔案的類別進(jìn)行科學(xué)的劃分，可以分為以下七個(gè)類別：人事檔案、合同檔案、會計(jì)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、工程檔案以及文書檔案。

5.2 確定歸檔的流程

要達(dá)到檔案管理工作細(xì)化的目的，需要對歸檔的流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖崂砗痛_定。根據(jù)不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關(guān)歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時(shí)，在處理不同類型的文件和材料時(shí)，需要對文件材料進(jìn)行充分的了解，按照文件的先后順序進(jìn)行歸檔，并對歸檔流程中的要求進(jìn)行明確，保證具體步驟的實(shí)施。

5.3 定期歸檔制度

歸檔時(shí)間是歸檔工作中最重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。在考慮定制時(shí)間時(shí)，要考慮的問題很多，既要保證運(yùn)行時(shí)間內(nèi)各材料可以充分發(fā)揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實(shí)性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時(shí)間應(yīng)該與相關(guān)部門提前溝通，制定合理的歸檔時(shí)間。歸檔時(shí)間的確定，需要參考文件的種類、實(shí)際施工流程、工作責(zé)權(quán)以及具體時(shí)間這幾個(gè)角度。實(shí)現(xiàn)文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時(shí)間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時(shí)間過長導(dǎo)致的文件丟失現(xiàn)象，保證在核電項(xiàng)目中檔案的完整，最終實(shí)現(xiàn)文件向檔案的方向轉(zhuǎn)化的目的。

6 結(jié)語

綜上所述，在核電建設(shè)的檔案管理工作中，雖有一定的操作流程。但是，在實(shí)際的工作過程中，還會面對一系列的問題。論文結(jié)合核電建設(shè)的具體情況，建立相應(yīng)的檔案管理體系，并對文件轉(zhuǎn)化為檔案的流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，從而保證檔案管理工作更好地進(jìn)行，通過檔案管理制度的改進(jìn)，未來我國的核電建設(shè)檔案管理工作將步入新的階段。

【參考文獻(xiàn)】

【1】陳磊.核電工程建設(shè)中設(shè)備設(shè)計(jì)接口資料管理經(jīng)驗(yàn)[J].設(shè)備管理與維修，2015，12（s2）：76-77.

【2】查鳳華.核電項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的推動(dòng)作用——以田灣核電站為例[J].檔案與建設(shè)，2015，11（8）：85-87.endprint