新時(shí)期人事檔案管理工作創(chuàng)新

張正華

摘 要：隨著社會(huì)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)人事制度也不斷的進(jìn)行了改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求，為此人事檔案管理工作必須對(duì)檔案管理制度進(jìn)行提升和完善。在新形勢(shì)下的驅(qū)動(dòng)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理的檔案使用效率低下等一些問題，必然會(huì)嚴(yán)重制約的新時(shí)期人事檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；新時(shí)期 ；創(chuàng)新

一、新時(shí)期人事檔案管理特點(diǎn)

1、人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理成為一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。

2、人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用職能往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也相對(duì)簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，加上每類人員身份不同，集中起來顯得更復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也顯得各具特色。

3、需求者對(duì)人事檔案需求的多樣性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步需要不斷引進(jìn)各類人才，無論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都會(huì)涉及到人事檔案管理問題。

二、目前檔案管理存在的問題及原因分析

1、硬件設(shè)施解決不充分，不能滿足檔案管理要求

目前部分單位對(duì)人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)不能及時(shí)到位，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”設(shè)備不配套，極易引起檔案材料霉變、蟲蛀、個(gè)別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位由于經(jīng)費(fèi)不到位，連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購(gòu)置齊全。

2、材料收集不便，缺損嚴(yán)重

由于實(shí)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革，管理體制發(fā)生了變化，實(shí)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門的雙重管理，推行人員競(jìng)爭(zhēng)上崗后，部分人員工作崗位變動(dòng)，但檔案沒能及時(shí)轉(zhuǎn)遞，人事檔案材料收集整理歸檔不及時(shí)。

3、管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差

管檔人員工作變動(dòng)頻繁，加上各級(jí)管檔部門沒有及時(shí)組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)了解不夠，難以適應(yīng)干部檔案管理工作的需要。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1.檔案管理必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，不局限于人工整理

首先，之前的檔案不管是材料的刪減、修改還是起草，或者是歸檔、整理、傳閱和打印通常都是用手工的抄寫為主。把計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案的管理工作當(dāng)中，可以里利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完成檔案材料和文件的匯集統(tǒng)計(jì)、登記、打印、檢索、刪減、修改和起草等一些工作，自動(dòng)化的使文件的轉(zhuǎn)換、運(yùn)行和形成等環(huán)節(jié)自行鏈接起來。其次，人工進(jìn)行立卷，立卷人通常都是通過對(duì)文件的不同理解進(jìn)行文件分類，雖然說在立卷的過程中方法是統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的，但是工作人員的理解力不盡相同，對(duì)不同的文件甚至是同一個(gè)文件有著不同的理解，所以在立卷的過程中文件的分類也不盡相同。

2.提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案的管理工作專業(yè)性十分強(qiáng)，工作人員在工作當(dāng)中必須富有一定的奉獻(xiàn)精神，工作態(tài)度必須細(xì)心認(rèn)真，具有較高的職業(yè)道德，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成檔案的管理工作，并且，檔案的管理工作人員還應(yīng)擁有較為扎實(shí)的科技知識(shí)和理論知識(shí)，特別是牢牢的掌握先進(jìn)的管理技能與方法和掌握現(xiàn)代化的科技手段。

3.創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

檔案的服務(wù)質(zhì)量關(guān)系著機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)，檔案館應(yīng)該用良好信譽(yù)和創(chuàng)新服務(wù)吸引用戶。同時(shí)，不能忽略效率，在服務(wù)用戶的同時(shí)，做到高效便捷，有效的滿足用戶對(duì)信息的需求。在創(chuàng)新現(xiàn)代化服務(wù)的同時(shí)，相對(duì)于傳統(tǒng)的服務(wù)，應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，在滿足老用戶的就習(xí)慣的同時(shí)，還應(yīng)不斷的引導(dǎo)他們樹立起新的觀念，利用現(xiàn)代化的管理工具。

4.合理利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)在發(fā)展中的可持續(xù)發(fā)展

雖然檔案館在投資方面所投入的資金不高，但是檔案事業(yè)和檔案館可以十分有效的利用檔案的資源，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展中的可持續(xù)發(fā)展。檔案是十分重要的知識(shí)存在形式，凝聚了人類的知識(shí)結(jié)晶，檔案事業(yè)屬于信息產(chǎn)業(yè)的重要部分，和新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式存在著十分緊密的聯(lián)系。充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息資源所具備的價(jià)值，使檔案事業(yè)在社會(huì)的發(fā)展過程中進(jìn)一步得到擴(kuò)展。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理是人事管理工作的一個(gè)關(guān)鍵組成部分，也是檢驗(yàn)人事管理工作開展情況的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理工作情況直接反映單位和人事工作者的工作效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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