論電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

金珂

摘 要：計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的歷史進(jìn)程，尤其是二十一世紀(jì)以來，電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更使人們的溝通方式和生活方式發(fā)生了極大的改變。在這種情況下，檔案管理也由原有的傳統(tǒng)管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)了信息化管理。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對(duì)該問題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。

當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)代發(fā)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1.電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對(duì)其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實(shí)現(xiàn)。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進(jìn)行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對(duì)各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段，而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對(duì)文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。

在這個(gè)過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有著非常明顯的區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對(duì)于介質(zhì)的要求是不同的，不能采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式來管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

2.電子文件檔案化管理的特點(diǎn)

電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相互對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如U盤、磁盤等。當(dāng)使用者想對(duì)其進(jìn)行利用時(shí)，就可以通過電腦等設(shè)備調(diào)出并查閱相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，使用者不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱，而對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送，而電子檔案可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響，而電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間，而電子檔案則不同，它不需要較大的保存場地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要有較強(qiáng)的防磁條件。

3.電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

3.1 保管方式不同

電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲(chǔ)和使用過程中，硬盤和光盤會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。

3.2 歸檔方式不同

可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來，這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)了電子檔案管理的不足。

3.3管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊屬性，可實(shí)現(xiàn)檔案的一級(jí)化管理，為此，檔案管理部門在收到檔案的同一時(shí)間，及時(shí)將檔案進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)制定與其對(duì)應(yīng)的分類號(hào)、檔案號(hào)，按照上下行文間的聯(lián)系給出檔案號(hào)，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的同時(shí)便于相關(guān)信息資料的檢索和查詢。使用者只需要給檔案進(jìn)行分類編號(hào)，就能夠方便的查出相關(guān)檔案資料及其相應(yīng)的上下級(jí)行文、附件，這樣能夠促使檔案管理人員工作量的大幅度降低。

傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要進(jìn)行手工分揀，根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種文件材料進(jìn)行手工整理，不僅要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了工作難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效地克服了這一問題。

4 .紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存管理

國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行更深層次的分析便可以發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮著各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實(shí)面貌的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮了巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長補(bǔ)短，長期并存。

5.總結(jié)

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，檔案管理人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理的同時(shí)融入電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 常艷杰. 信息時(shí)代檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J]. 勞動(dòng)保障世界（理論版）. 2013（06）

[2] 尹愛華. 淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存[J]. 數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用. 2013（02）