淺談當(dāng)前如何做好檔案保密工作

張曉晨

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國各行各業(yè)也是處于快速發(fā)展階段，期間必然會產(chǎn)生越來越多的檔案信息。檔案記載著一個單位發(fā)展的始終，其重要性不言而喻。因此，檔案保密工作也引起了人們的廣泛關(guān)注?；诖?，本文首先闡述了做好檔案保密工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上提出了一些檔案保密工作的有效措施，希望給相關(guān)人員帶來一些參考性價值。

關(guān)鍵詞：檔案；保密工作；重要性；有效措施

引言

檔案中含有大量的科技資源和知識信息等內(nèi)容，尤其是一些涉密檔案，涉及到單位的重要機(jī)密，甚至包含國家的核心秘密信息和數(shù)據(jù)，稍有不慎就會造成無法彌補(bǔ)的損失。因此，我們應(yīng)該充分認(rèn)識檔案保密工作的重要性。然而隨著時代的發(fā)展，檔案數(shù)量與種類不斷增加，這就給檔案保密工作提出了新的考驗(yàn)。所以，當(dāng)前管理人員也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，積極探索加強(qiáng)檔案保密工作的有效措施，從而為單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

1做好檔案保密工作的重要性

1.1檔案保密工作是基礎(chǔ)性工作，具有重要的戰(zhàn)略意義

檔案中包含著很多重要的資料，甚至有的會涉及到國防軍工、一些國家機(jī)密，如科研成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、背景資料等，這些檔案不僅記載著單位的整個發(fā)展過程，而且還能夠?yàn)閱挝唤窈蟮陌l(fā)展指引方向，因此，一旦泄露出去，必將會給單位造成無法挽回的巨大損失，甚至可能會危及國家的安全和利益。所以，各單位必須提高對檔案保密工作的重視程度，將其看做一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來做，切實(shí)保證工作質(zhì)量與效率。

1.2做好檔案保密工作，能夠營造個公平、公正的競爭環(huán)境

檔案真實(shí)、客觀地記載了單位發(fā)展過程中各項(xiàng)活動的具體情況，是了解背景資料的客觀憑證。如果檔案泄露出去，可能給別有用心之人可乘之機(jī)，去篡改信息、資料，從而使這種最直接、最客觀的記載資料失去了真實(shí)性，這樣就會給個人或單位造成無法預(yù)計的后果，不利用公平、公正競爭環(huán)境的營造。

1.3加強(qiáng)檔案保密工作是維護(hù)檔案安全的重要途徑和保證

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，加強(qiáng)檔案保密工作是維護(hù)檔案安全的重要途徑和保證。如果檔案保密工作存在疏忽，會給檔案的安全帶來嚴(yán)重威脅。所以說，只有做好檔案保密工作，才能維護(hù)檔案安全，才能為提高檔案的安全性奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2做好檔案保密工作的有效措施

2.1提高檔案涉密人員的保密意識

做好檔案保密工作的第一步便是需要提高檔案涉密人員的保密意識。單位應(yīng)積極組織檔案涉密人員學(xué)習(xí)檔案保密知識，使其充分認(rèn)識到檔案保密工作的重要性，并且在日常工作中能夠牢固樹立檔案保密意識和責(zé)任意識，切實(shí)負(fù)起保密責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案保密規(guī)章制度，堅(jiān)決杜絕檔案失泄密事件。此外，檔案保密人員還應(yīng)參加保密培訓(xùn)講座，由保密部門定期聘請上級部門進(jìn)行保密教育，通過組織保密人員進(jìn)行保密知識考試、有獎知識問答等活動，提高其參與檔案保密工作的積極性。另外，還可以組織他們觀看一些案例警示的視頻等，讓他們真正地意識到檔案泄漏的嚴(yán)重危害，從而提高對檔案保密共組的重視程度。另外，單位還可以請相關(guān)方面的專家來對檔案保密的一些法律知識以及先進(jìn)的檔案保密手段進(jìn)行講解，以便檔案管理人員能夠進(jìn)一步掌握保密知識和防護(hù)技能，提高檔案保密管理水平，真正按照國家《保密法》和各項(xiàng)規(guī)章制度嚴(yán)格要求，保證工作中無失職現(xiàn)象發(fā)生。

2.2健全完善檔案保密制度和措施

單位要想處理好檔案保密和利用兩者之間的關(guān)系，還需建立一套完善的制度并配置以切實(shí)有效的措施來作為支撐。首先，單位檔案信息中心應(yīng)當(dāng)建立其檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度、失泄密事件報告制度、文書及科技檔案管理制度等，根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的檔案資料確定不同的利用范圍及其相關(guān)的審批手續(xù)，做到檔案利用工作有章可循。例如，查詢重要的涉密檔案要得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)；針對涉密等級較高的檔案，不能僅做簡單的拷貝保存，要制定嚴(yán)格的保密方法等。另外，相關(guān)部門還需要按照每個查閱人員的實(shí)際狀況，確定相應(yīng)的查閱方式。針對不同的檔案管理人員要制定不同的權(quán)限，每一位檔案管理人員在操作檔案時都要有詳細(xì)記錄。與此同時，單位還應(yīng)當(dāng)按照中央相關(guān)法律法規(guī)，對收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)，制定相關(guān)工作措施。為保證各項(xiàng)制度和各項(xiàng)措施的落實(shí)，應(yīng)當(dāng)建立由主要領(lǐng)導(dǎo)同志任組長的保密工作委員會，定期監(jiān)督各項(xiàng)保密工作。

2.3針對紙質(zhì)檔案與電子檔案，采取恰當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧?/p>

隨著時代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量越來越多，因此，在日常的檔案保密工作中，管理人員應(yīng)當(dāng)把握好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的管理，采取恰當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧?。首先，紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分，這個基礎(chǔ)必須夯實(shí)。作為檔案工作者，必須增強(qiáng)自身責(zé)任意識，對所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，從而為用檔案信息資源的開發(fā)利用作出貢獻(xiàn)。同時，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案使用范圍越來越廣，已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，應(yīng)對高科技的挑戰(zhàn)，已是當(dāng)務(wù)之急。因此，各單位應(yīng)當(dāng)提高檔案工作者科學(xué)技術(shù)水平，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識，使其能夠利用先進(jìn)的技術(shù)與工具來維護(hù)檔案資料的安全。與此同時，還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)主體及其與外界關(guān)聯(lián)行為的約束機(jī)制。凡涉密檔案一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，確保涉密信息不上網(wǎng)。具體的可以做到：凡是存儲和處理涉密檔案的計算機(jī)不聯(lián)網(wǎng)；已備案的涉密計算機(jī)實(shí)行專人專機(jī)專用；內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計算機(jī)之間互用；涉密移動盤不上聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)，存儲有涉密數(shù)據(jù)的繪圖儀、打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備進(jìn)行專門管理等等。

2.4強(qiáng)化檔案風(fēng)險管理

檔案管理中往往存在著一些風(fēng)險，例如管理者的瀆職行為等，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的根本原因還是單位內(nèi)部缺乏一套完善的責(zé)任制度。因此，各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套切實(shí)可行的責(zé)任追究制，在制度中對各種不利于檔案保密工作的行為進(jìn)行明確規(guī)定，一旦工作人員違反這些規(guī)定，單位將對其進(jìn)行處分甚至追究刑事責(zé)任。同時還要嚴(yán)格要求檔案管理人員切實(shí)落實(shí)崗位職責(zé)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求，提高作業(yè)自控能力從根本上消除安全隱患。與此同時，各單位還應(yīng)當(dāng)做好風(fēng)險防范與應(yīng)對工作，定期組織開展安全風(fēng)險管理考核評估工作，深入分析檔案風(fēng)險隱患因素，及時掌握本單位檔案管理工作安全發(fā)展趨勢，從源頭上采取防范措施，確保檔案安全。另外，單位要從解決應(yīng)急處置過程中的實(shí)際問題出發(fā)，做好救援物資的準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)先搶救和妥善處置。定期開展應(yīng)急處置演練，無論是管理人員還是作業(yè)人員，都應(yīng)該分層次、分崗位定期進(jìn)行演練，做到熟知預(yù)案內(nèi)容、熟練掌握救援處置措施，在遇到突發(fā)狀況時能夠盡量將損失降到最低。

結(jié)語

總而言之，加強(qiáng)檔案保密工作不僅具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略意義，而且有利于給人才提供公平競爭的環(huán)境，同時也是維護(hù)檔案安全的基本保障。但是，隨著檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和智能化，檔案保密工作面臨著各種新的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念、完善相關(guān)制度，不斷創(chuàng)新檔案保密工作，從而使檔案保密工作能夠提到一個更高水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]賴小華.如何做好檔案保密工作[J].城建檔案，2017，（07）：95-96.

[2]馬靜.淺談如何做好檔案保密工作[J].赤子（上中旬），2017，（01）：175.

[3]趙昕.新形勢下企業(yè)檔案保密工作的問題與對策[J].陜西檔案，2017，（01）：56+55.

[4]張穎.信息時代檔案保密工作的路徑解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（14）：89.endprint