探討文書檔案管理中存在的問題與相應(yīng)措施

張曉霞

摘要：在時代發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展的腳步，這需要我們引進(jìn)新穎的文書檔案管理方式，適應(yīng)時代發(fā)展的需求，為文化廣電新聞出版局提供幫助。筆者作為文化廣電新聞出版局文書檔案管理的相關(guān)人員，在這里對文書檔案管理中存在的問題及其相應(yīng)解決措施進(jìn)行探討，力求提高文書檔案管理水平，為文化廣電新聞出版局發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵字：文書；檔案管理；問題

引言

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

1文書檔案管理的基本要點

1.1重視對重點及關(guān)鍵文件的管理工作

重點及關(guān)鍵性的文書檔案在文化廣電新聞出版局（以下簡稱文廣新局）的戰(zhàn)略發(fā)展中起著重要作用。考慮到文廣新局在書面和口頭記錄、文件、講話稿、會議記錄、各項紀(jì)要、報表等文書資料的繁多性，管理部門受到自身能力以及人員的限制很難對所有的文書資料加以整理和匯總。針對這一客觀現(xiàn)狀，文書資料管理部門在管理內(nèi)容上要把注意力放在重點和關(guān)鍵文件上。

1.2重視文件的梯度管理和分類管理

在對重點和關(guān)鍵性文件加以重視的基礎(chǔ)上，還要從管理方法上加以重視。針對文件的多樣性和豐富性，文廣新局首先需要對文件進(jìn)行分級和歸類，將待整理的文書檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)性分出等級和類別，然后依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行梯度管理和分類管理。對這種管理方法加以重視能夠從根本上提高文書資料管理人員的工作效率，同時還能夠更方便地為文廣新局提供基礎(chǔ)服務(wù)。

2目前文廣新局文書資料管理存在的突出問題

2.1缺乏重視檔案管理工作的意識

由于很多單位對于檔案管理工作認(rèn)識不夠深入，導(dǎo)致檔案工作不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不容易做出成績。所以很多單位員工對檔案工作不以為然，并沒有放很大的心思在上面。認(rèn)為檔案工作就是抄寫工作，另外保證檔案資料不丟失即可。這就使得檔案管理工作無章可循，信息資源不能有效合理地進(jìn)行利用。另外，檔案工作不像其他工作可以為單位創(chuàng)造直接的效益，這就更不能引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不能充分調(diào)動工作人員的積極性，從而使得檔案管理工作無法體現(xiàn)和發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2.2文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在文廣新局現(xiàn)有文書檔案管理人員中，素質(zhì)較低的人員占了很大部分，單位文書檔案管理人員素質(zhì)亟待提升。管理人員素質(zhì)較低主要體現(xiàn)在責(zé)任意識差、缺乏專業(yè)技能、缺乏創(chuàng)新意識等方面，這樣的管理人員很容易在工作中出現(xiàn)各種紕漏。專業(yè)知識落后，不適用于當(dāng)前的文書檔案管理工作的需要，無法對管理進(jìn)行創(chuàng)新，不適應(yīng)信息化建設(shè)，是目前管理人員最突出的問題。

2.3檔案管理制度不完善

如今檔案管理制度的制定并不完善，大多數(shù)單位系統(tǒng)內(nèi)部存在著各種檔案管理制度，但這些制度不嚴(yán)格、不健全、不到位甚至不合時宜，這樣的制度為文書檔案管理工作帶來了巨大阻力。在很多管理工作中依舊引用著傳統(tǒng)的手工檢索、提取利用，很多提供或開發(fā)的方案都是過時的，新聞部門記載的照片、影像資料只在攝錄采編時重視，而輕視了日后的保管、利用，使很多珍貴資料在不經(jīng)意間遺失。

2.4檔案管理信息化水平不高

雖然我們已步入了信息化時代，但是很多的信息技術(shù)并未用到檔案管理工作中。單位依舊習(xí)慣于使用手工代替電子化設(shè)備，這使得檔案管理工作的效率、安全性和系統(tǒng)性大大降低。電子化水平低下不僅使得檔案管理工作人員的工作量大大增加，而且管理方式科學(xué)化程度低，容易讓一些人鉆空子而讓虛假信息入庫，讓檔案資料的安全性無法得到保障。另外傳統(tǒng)的保存方法使得文件文檔容易受損，一些音像磁帶也會老化磨損而無法播放，這就使得檔案資料的完整性受損。此外，一些復(fù)雜繁瑣的檔案管理工作不適合用手工進(jìn)行整理、歸檔，容易導(dǎo)致信息更新慢、準(zhǔn)確度低等問題。

3提升文書資料規(guī)范化管理能力的措施

3.1加強(qiáng)管理人員的檔案管理意識

加強(qiáng)管理人員的檔案意識，首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識，提高他們對于檔案的重視，樹立檔案也是生產(chǎn)力的觀念。檔案是日積月累形成的重要的信息資源，具有獨特的開發(fā)利用價值，如果利用得好，檔案也可以作為生產(chǎn)力促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。其次，提高普通員工對檔案管理的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變他們關(guān)于檔案的傳統(tǒng)的觀念，檔案不僅是用來儲存資料信息的工具，也是一種資源財富。幫助他們樹立檔案意識，樹立自主歸檔意識，創(chuàng)新檔案認(rèn)識，規(guī)范自己的日常工作，為檔案管理盡自己的一份力。還要開展檔案管理新認(rèn)識主題活動，提高“依法治檔”的自覺性，由領(lǐng)導(dǎo)做起，將檔案的認(rèn)識貫徹于日常，切實為檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量，以此促進(jìn)文廣新局事業(yè)的發(fā)展。

3.2加大對文書處理工作人員的培訓(xùn)

為了提高文書管理工作人員的綜合素質(zhì)，我們需要從多方面、多途徑入手，對相關(guān)工作人員開展培訓(xùn)教育工作。通過定期、不定期的移動授課、公共課培訓(xùn)、外派考察學(xué)習(xí)等方式對工作人員開展培訓(xùn)，針對文書檔案管理工作中涉及的各個環(huán)節(jié)安排相關(guān)培訓(xùn)，確保工作人員熟練掌握工作流程，并在這基礎(chǔ)上幫助其在工作中創(chuàng)新實踐，提高工作人員的文書檔案管理水平，彌補(bǔ)管理人員專業(yè)水平低的缺陷。

3.3創(chuàng)新檔案管理相關(guān)工作制度

針對已經(jīng)不合時宜的傳統(tǒng)文書檔案管理制度，我們需要建立創(chuàng)新出一個新的文書檔案管理制度。首先要制定新的檔案收集制度，明確收集責(zé)任，規(guī)范收集渠道，使檔案收集有章可循。然后針對檔案的檢索、開發(fā)和利用建立一個現(xiàn)代化的信息檢索制度，減少不必要的流程，提高工作效率，保證檔案信息的時效性。最后，完善大檔案相關(guān)的制度，健全檔案管理體系，使檔案的管理向“一條龍服務(wù)”方向發(fā)展。還要創(chuàng)新對檔案工作者、普通員工的檔案獎勵制度，調(diào)動大家的積極性，為檔案工作的發(fā)展增添動力，促進(jìn)文廣新局檔案管理健康發(fā)展。

3.4實現(xiàn)檔案管理工作的電子化和信息化

在信息化時代，各企事業(yè)單位要緊跟時代步伐，實現(xiàn)檔案管理工作的電子化和信息化。這就要求我們培養(yǎng)出工作效率高和管理能力強(qiáng)的具有高學(xué)歷、高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的復(fù)合型人才。隨著社會的不斷進(jìn)步，對于檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。文廣新局的領(lǐng)導(dǎo)必須重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，安排定期的培訓(xùn)以了解最新的檔案管理技術(shù)和知識。必須合理利用其電子信息資源，讓檔案管理工作井然有序、有條不紊。建立計算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，幫助檔案管理人員更好地進(jìn)行檔案管理。這樣不僅能夠防止虛假的檔案信息入檔，還能防止因多次翻閱檔案而使得檔案損壞、丟失。利用網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備，檔案管理人員可以將最新的資料進(jìn)行掃描、輸入入庫，可以實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一、高效的管理，讓檔案資料不再以單一的方式進(jìn)行管理，聲音、圖片、文字都可以作為資料進(jìn)行存檔，讓紙質(zhì)和計算機(jī)管理同時進(jìn)行。

結(jié)語

文書檔案管理工作的重要性，在時代發(fā)展的今天逐漸凸現(xiàn)出來。我們需要重視加強(qiáng)文書檔案管理的意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)問題觀念，提升管理水平，建立健全完善的文書檔案管理制度，實現(xiàn)現(xiàn)代信息化的管理工作，將文書檔案管理在文廣新局發(fā)展中應(yīng)有的成效切實體現(xiàn)出來。

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