地方高?；瘜W(xué)試劑信息化管理的探討

劉智峰，季曉暉，夏冬輝，李 麗，黎延海

（陜西理工大學(xué)化學(xué)與環(huán)境科學(xué)學(xué)院，陜西 漢中 723001）

化學(xué)試劑是高校實(shí)驗(yàn)室的重要組成部分。隨著高?？蒲兴降奶岣咭约按髮W(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的加強(qiáng)，化學(xué)試劑的種類越來越多，消耗量隨之加大?；瘜W(xué)試劑管理的質(zhì)量，不僅直接影響分析結(jié)果的準(zhǔn)確性，還涉及生命和財(cái)產(chǎn)的安全事故[1]。因此，化學(xué)試劑的管理水平將直接影響高校教師科研及學(xué)生實(shí)驗(yàn)教學(xué)的水平。如何高效地管理化學(xué)試劑受到國內(nèi)高校的重視。

陜西理工大學(xué)化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心為陜西省省級(jí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心。目前，中心共有實(shí)驗(yàn)用房面積6750 m2，擁有教學(xué)、科研儀器1200多臺(tái)（件），總價(jià)值2370多萬元，其中10萬元以上大型儀器34臺(tái)（件），總價(jià)值1655.6萬元。中心下設(shè)基礎(chǔ)化學(xué)實(shí)驗(yàn)室、現(xiàn)代化學(xué)實(shí)驗(yàn)室、化工與應(yīng)化實(shí)驗(yàn)室、環(huán)境科學(xué)與工程4個(gè)實(shí)驗(yàn)分室，承擔(dān)化學(xué)與環(huán)境科學(xué)學(xué)院、生物科學(xué)與工程學(xué)院、材料科學(xué)與工程學(xué)院3個(gè)學(xué)院12個(gè)專業(yè)方向的基礎(chǔ)化學(xué)課程實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)，實(shí)驗(yàn)課程任務(wù)涉及54門課程，每年接受學(xué)生實(shí)驗(yàn)人數(shù)3406人，開設(shè)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目306個(gè)，學(xué)生實(shí)驗(yàn)人時(shí)數(shù)為85741。近年來，中心遵循實(shí)驗(yàn)教學(xué)“整體性、基礎(chǔ)性、綜合性、實(shí)踐性、創(chuàng)新性”的要求，對(duì)地方高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)行了一體化設(shè)計(jì)，將傳統(tǒng)的基礎(chǔ)化學(xué)實(shí)驗(yàn)課程、專業(yè)實(shí)驗(yàn)課程進(jìn)行了整合與優(yōu)化，增加了“自設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)”和“綜合化學(xué)實(shí)驗(yàn)”等課程，同時(shí)在實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)模式、實(shí)驗(yàn)課考核機(jī)制、實(shí)驗(yàn)教學(xué)及實(shí)驗(yàn)室管理等方面進(jìn)行了一體化的改革和實(shí)踐，形成了“一體化、四層次、開放式”的創(chuàng)新化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系。

1 化學(xué)試劑管理中存在的問題

1.1 地方高?；瘜W(xué)試劑種類繁多，管理難度大

隨著地方高校近年來的快速發(fā)展和學(xué)生規(guī)模的劇增，化學(xué)實(shí)驗(yàn)課的門類數(shù)也不斷增加，化學(xué)試劑的種類需求越來越多。目前，多數(shù)學(xué)校還在沿用紙質(zhì)辦公，化學(xué)試劑的采購、領(lǐng)用、驗(yàn)收、庫存等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作量大，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的情況，給管理帶來很多問題[2-3]?？蒲袑?shí)驗(yàn)室對(duì)化學(xué)試劑的需求往往存在數(shù)量不大，種類很多的情況，而且各個(gè)實(shí)驗(yàn)室對(duì)化學(xué)試劑采購比較分散，使用記錄的方式各不相同，數(shù)據(jù)很難統(tǒng)一，這就給化學(xué)試劑的管理造成障礙，使之普遍缺乏快捷高效的信息化管理體系。另外，化學(xué)試劑中有許多試劑涉及到有毒有害，屬于管控化學(xué)品，對(duì)于這些特殊的危險(xiǎn)化學(xué)品需要明確的全過程管理數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式很難高效地全程監(jiān)控危險(xiǎn)化學(xué)品的使用路徑，給實(shí)驗(yàn)室安全帶來隱患。

1.2 實(shí)驗(yàn)專職技術(shù)人員緊缺，管理效率低下

化學(xué)實(shí)驗(yàn)室的教學(xué)任務(wù)繁重，管理工作相當(dāng)瑣碎，而配置的實(shí)驗(yàn)專業(yè)技術(shù)人員十分有限，他們的精力主要投入到實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的準(zhǔn)備和實(shí)驗(yàn)教學(xué)儀器設(shè)備的維護(hù)中。對(duì)于實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑的管理，由于信息量大、條目多，實(shí)驗(yàn)專業(yè)技術(shù)人員投入精力不夠，往往存在記錄數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單、前后不一致、不完整的情況。目前，大部分地方院校基本沒有專職管理化學(xué)試劑的實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員，教學(xué)單位化學(xué)試劑的整體信息統(tǒng)計(jì)不完善，使用管理程序混亂。因此，急需采用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)化學(xué)試劑進(jìn)行信息化管理，可以把實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員從繁重的化學(xué)試劑管理中解放出來；同時(shí)，信息化管理記載了每種試劑的入庫、使用、出庫的完整信息，便于對(duì)化學(xué)試劑的全過程管理，方便日常使用和查找[4]。

1.3 庫存化學(xué)試劑排查不清，安全風(fēng)險(xiǎn)較大

化學(xué)試劑在年復(fù)一年的采購、使用過程中，逐漸積累了較多的庫存試劑，很多化學(xué)試劑由于時(shí)間久遠(yuǎn)，出現(xiàn)標(biāo)簽破損、保質(zhì)過期、試劑污染的情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)往往因?yàn)闀r(shí)間跨度太長存在信息缺失，使得庫存試劑的信息非常混亂，不利于安全排查[5]。因此，必須改進(jìn)化學(xué)試劑的管理方式，采用信息化管理，才能達(dá)到對(duì)化學(xué)試劑全過程管理的目的；另外，很多地方高校由于教學(xué)經(jīng)費(fèi)不充裕，很難對(duì)所有的廢舊庫存試劑進(jìn)行徹底的銷毀，長年堆積，數(shù)量較大，存在嚴(yán)重的安全隱患，急需對(duì)廢舊試劑進(jìn)行盤點(diǎn)，分類存放，按照化學(xué)試劑的不同性質(zhì)，采取不同的處置方式，分步銷毀，減少處置成本，提高處置效率。

2 化學(xué)試劑信息化管理的構(gòu)建

針對(duì)目前地方高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑管理中的問題，以現(xiàn)代實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑管理動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)化、信息化管理的需求為目標(biāo)，運(yùn)用信息化手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，編制實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑管理信息系統(tǒng)，解決實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑科學(xué)化管控的難題。采用模塊化設(shè)計(jì)方法，根據(jù)試劑管理的整個(gè)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)各種功能模塊，實(shí)現(xiàn)試劑的全過程動(dòng)態(tài)管理，提高工作效率，確保安全管控，節(jié)約試劑，并實(shí)時(shí)掌握需求變化，為領(lǐng)導(dǎo)決策和采購計(jì)劃提供依據(jù)。

2.1 建立模塊

（1）登錄模塊。各課程組由管理部門授權(quán)安裝軟件，注冊(cè)成功后方可設(shè)置用戶名和密碼，之后每次登錄時(shí)用戶名和密碼輸入正確后便可進(jìn)入軟件主操作界面。

（2）數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入和導(dǎo)出模塊。各個(gè)課程組將化學(xué)試劑信息錄入系統(tǒng)后，通過導(dǎo)出功能模塊定期將新的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出，形成Microsoft Office Access類型數(shù)據(jù)庫，上交上級(jí)管理部門。管理員通過導(dǎo)入功能模塊，將數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入系統(tǒng)。管理部門定期將審核后的試劑信息導(dǎo)出，反饋給課題組，以確定課程組軟件數(shù)據(jù)庫中的信息通過狀態(tài)審核。

（3）購買和使用模塊。購買試劑后，利用購買功能模塊填寫清楚新購試劑的名稱、購買時(shí)間、計(jì)量單位、包裝規(guī)格、庫存量、有效期、所屬房間、使用科室、課程組長、保管人和聯(lián)系電話等信息，保存后生成新的試劑狀態(tài)信息；使用試劑后，通過使用功能模塊及時(shí)注明使用量和使用時(shí)間，軟件自動(dòng)生成庫存量。

（4）審核功能模塊。將新的試劑信息數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入系統(tǒng)后，此時(shí)各條試劑信息狀態(tài)為待審核狀態(tài)(待修改或刪除)，根據(jù)實(shí)際情況確定信息準(zhǔn)確無誤后，通過審核功能模塊，最終確定試劑信息通過，從而將新的試劑信息錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。此模塊還提供對(duì)錯(cuò)誤錄入的糾正、回退，對(duì)重要數(shù)據(jù)、編碼均有合法性檢查。

（5）查詢功能模塊。為科研人員使用試劑提供實(shí)時(shí)查詢功能，準(zhǔn)確掌握庫存量和存放位置等信息，使取用方便快捷。用戶利用查詢功能模塊，輸入試劑名稱、類別、所屬院所、科室、課題組長、保管人和起止時(shí)間中的一條或幾條信息，便可查詢出相應(yīng)條件下的所有試劑，并顯示試劑所有狀態(tài)信息。

（6）修改功能模塊。修改數(shù)據(jù)庫中有誤信息，如試劑名稱、類別、包裝規(guī)格、計(jì)量單位、購買時(shí)間、所屬院、所、保管人、課程組長等。將原來信息修改后，保存即更新。

2.2 預(yù)期效果探討

通過模塊化設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了試劑類型、試劑清單、試劑出入庫及退庫、試劑盤點(diǎn)、生成申購單、供應(yīng)商等一系列過程的信息化管理；通過系統(tǒng)化的操作，讓不同實(shí)驗(yàn)室、不同實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、不同申購人員之間實(shí)現(xiàn)信息共享，可以及時(shí)準(zhǔn)確查找化學(xué)試劑的出入庫信息，實(shí)現(xiàn)化學(xué)試劑的動(dòng)態(tài)管理，提高工作效率，減少浪費(fèi)，明確危險(xiǎn)化學(xué)品的庫存、使用情況，消除安全隱患。

實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員只需要通過給定的賬號(hào)、密碼登錄系統(tǒng)，輸入所需要申購的化學(xué)試劑名稱，查找該種試劑的庫存情況，根據(jù)庫存情況確定是否繼續(xù)購買，如果購買，只需選擇規(guī)格、廠家、數(shù)量，提交審核。庫存管理人員審核后，即可采購供貨，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員從系統(tǒng)導(dǎo)出本時(shí)間段采購的試劑清單，等待驗(yàn)收。通過管理系統(tǒng)中的上述操作，減少了審批手續(xù)，便于財(cái)務(wù)管理，還可以清晰地跟蹤每種試劑的使用過程，便于掌握試劑使用情況。

庫存管理人員根據(jù)實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員提交的采購請(qǐng)求，匯總信息，集中辦理采購手續(xù)，提出采購計(jì)劃，根據(jù)采購規(guī)模靈活選擇采購方式，減少了紙質(zhì)辦公帶來的信息匯總不全、溝通不暢造成的信息誤差等弊端，還可快速檢索該種化學(xué)試劑的庫存量和庫存位置，及時(shí)導(dǎo)出化學(xué)試劑的出入庫清單，總體把握化學(xué)試劑的使用情況，方便分析使用中存在的問題，重點(diǎn)跟蹤危險(xiǎn)化學(xué)品的使用狀況，預(yù)判安全隱患，減少重復(fù)采購，提高試劑使用效率，實(shí)現(xiàn)化學(xué)試劑的精細(xì)化管理。

財(cái)務(wù)人員根據(jù)使用者的申購請(qǐng)求，在線進(jìn)行財(cái)務(wù)審批，便于檢索申請(qǐng)采購的化學(xué)試劑是否存在重復(fù)采購，減少浪費(fèi)。根據(jù)經(jīng)常性采購的化學(xué)試劑建立數(shù)據(jù)庫，打包發(fā)標(biāo)給供貨商，確定協(xié)議價(jià)格，公布該類化學(xué)試劑的采購價(jià)格，減少采購的中間環(huán)節(jié)，增加采購中的透明度，預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加快采購進(jìn)度，方便師生實(shí)驗(yàn)教學(xué)。

3 結(jié)束語

化學(xué)試劑管理信息系統(tǒng)為高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)室管理提供各項(xiàng)信息存儲(chǔ)、共享和統(tǒng)計(jì)分析的平臺(tái)，通過量化各項(xiàng)管理指標(biāo)，建立管理模型，運(yùn)用分析、統(tǒng)計(jì)、反饋、預(yù)測(cè)等手段，準(zhǔn)確掌握各類化學(xué)試劑的品種規(guī)格、使用情況、存放位置和銷毀回收等信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)其購買、使用、存儲(chǔ)和廢液處理等的全方位、全過程分類管理和動(dòng)態(tài)監(jiān)控，極大地提升了管理效率，節(jié)約了實(shí)驗(yàn)成本，降低了發(fā)生安全事故的風(fēng)險(xiǎn)，解決了實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑管控的難題。

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