檔案管理的重要性及其創(chuàng)新研究

摘要：檔案管理也被稱為檔案工作，即是通過專業(yè)的管理手段，對于檔案實體或檔案信息進行系統(tǒng)化的整理與歸類，并為檔案的安全存儲與再次查閱提供便利。檔案管理是我國檔案管理事業(yè)最基本、也是最重要的內(nèi)容。本文以“檔案管理的重要性及創(chuàng)新研究”為題，將全面的探索有關于檔案管理相關的概念，為檔案管理的發(fā)展提出創(chuàng)新化的建議。

關鍵詞：檔案管理、創(chuàng)新性研究、信息技術(shù)、管理改革

一、前言

（一）本文研究的時代背景。檔案管理是我國檔案事業(yè)最基本與最重要的組成，長久以來都是我國相關工作人員研究的對象。檔案管理相較于其他的工作，更具備工作的創(chuàng)新性與規(guī)范性。而隨著科技革命的到來。檔案管理的模式逐漸向多媒體化進行轉(zhuǎn)型。多媒體設備與信息化檔案管理的方式逐漸成為了檔案管理的主流方法。本文即是在這個時代背景下提出的。

（2）檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀。檔案管理從古就有相關的行業(yè)，因為資料的管理與應用是自古就重點重視的內(nèi)容。檔案管理經(jīng)過了長時間的發(fā)展，在規(guī)模及其理念方面以及有了較為完善的體系。但是檔案管理工作是一項充滿了活力與創(chuàng)新的工作，尤其是在第三次工業(yè)革命之后，信息化技術(shù)的提高使得信息化管理成為了可能。而現(xiàn)代意義上的檔案管理大多是依托于多媒體設備的，然而多媒體設備與檔案管理的相關結(jié)合還不夠密切、技術(shù)也不夠成熟，從而為檔案管理帶來的挑戰(zhàn)。但是我相信在工作人員的不斷努力下，檔案管理工作一定會實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（3）檔案管理研究的意義。對于檔案管理重要性的研究可以讓我們更好的了解到檔案管理所擁有的價值，而對于檔案管理創(chuàng)新性研究，可以更好的使檔案管理符合時代的潮流，實現(xiàn)管理的高效化。本文課題的進行是時代發(fā)展所必須，也是檔案管理邁向新的階段的必要要求。

二、檔案管理的重要性

（1）準確反應企業(yè)的成長歷程。檔案管理作為記錄企業(yè)大事的必要手段，在記錄企業(yè)的成長上有著非常重要的作用。舉例來說，檔案涵蓋于企業(yè)的創(chuàng)立、以及大事的發(fā)生還有戰(zhàn)略目標等等的變化，專業(yè)的檔案還會將時間信息詳細的記錄其中。而這些都可以企業(yè)的成長做記錄，從而提高企業(yè)傳統(tǒng)歷史文化積累，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

（2）保護企業(yè)的信息機密。 檔桿管理的一大特點是具備高度的機密性。而企業(yè)或政府部門等在發(fā)展的過程中，都會有許多機密的文件進行保存，然而要保存這些檔案，必須依靠于專業(yè)的檔案管理技術(shù)才能完成。如果僅憑非專業(yè)管理人員進行管理，會導致企業(yè)內(nèi)資料的丟失與欠缺，或者被盜取。這對企業(yè)內(nèi)的資源是一種絕大的損失。因此進行專業(yè)的檔案管理對于企業(yè)內(nèi)重大機密的保護，有著重要的意義。

（3）有利于企業(yè)決策的進行。當企業(yè)面臨與某個項目或者進行某種決策的時候，經(jīng)驗是指導決策的重要手段，而這些經(jīng)驗的來源不是平白無故的，而是企業(yè)以往進行的經(jīng)歷。尤其是大型的企業(yè)中，企業(yè)創(chuàng)立的時間較早，所經(jīng)歷事件比較豐富，而這些資料可以說是企業(yè)無形的財產(chǎn)。但是資料在保存的過程中，往往會出現(xiàn)丟失與破舊的情況，在這種情況下，檔案管理的存在就顯得非常有必要，檔案管理可以將企業(yè)的資料完整保存到數(shù)據(jù)庫中，并且使用專業(yè)的手段進行加密。較為專業(yè)的檔案管理，還可以提供快速檢索等最新功能。當企業(yè)決策需要參考某項資料的時候，就可以很快的得到自己想要的信息，因此檔案管理對于企業(yè)的決策也有著重要的意義。

（4）企業(yè)文化的標本。對于企業(yè)來說，文化與歷史傳承對于員工歸屬感的與幸福度的增加，都有著重要的意義。因此在進行企業(yè)的建立當中，應該重視企業(yè)文化與傳統(tǒng)的發(fā)揚?？v觀是檔案建立史，就是一段企業(yè)的發(fā)展史與文化史。在檔案管理中應該出現(xiàn)的事物以及企業(yè)所進行的變化，都是對于企業(yè)發(fā)展文字性的記錄，這對于企業(yè)文化的發(fā)揚與傳承有著重要的作用，從而可以提高員工的歸屬感與幸福度。

（5）記錄著員工的成長。 檔案最有價值的一點就是他對于每一個人的信息都有所記錄，無論是入職的信息還是退休的信息記錄。例如當一個人入職的時候，企業(yè)會他進行檔案信息登記，而在他完成工作、實現(xiàn)成長的時候，企業(yè)也會記錄下他的工作記錄。而當若干年以后，員工再對于自己的檔案表進行翻閱的時候，可以很清晰的看到自己的成長歷程與企業(yè)的故事。并且專業(yè)的檔案管理實行的每年更新、補充任務，可以使檔案對于員工成長的記錄顯示出更大的意義，從而為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

三、檔案管理的創(chuàng)新性研究

（1）依托于高新技術(shù)進行管理。經(jīng)過第三次工業(yè)革命之后，我國各行業(yè)的改革都在如火如荼的進行中。檔案管理作為我國檔案管理事業(yè)的基礎與重要內(nèi)容，也應該進行高新技術(shù)的改革。而依托于高新技術(shù)的管理改革，也是這個時代的必然與選擇。對于檔案管理的改革來說，他是依靠于多媒體信息技術(shù)而建立的，也就是網(wǎng)絡信息技術(shù)，因為網(wǎng)絡具有的機器學習能力可以更好的實現(xiàn)資料的存儲以及資料的檢索，這樣就摒棄了傳統(tǒng)的文字記錄方式，從而對于檔案管理的效率大大的提升。

除此之外，檔案管理相關部門還應該將檔案管理系統(tǒng)檢索化，即是通過對于手機APP的研發(fā)，使得檔案管理可以真正的實現(xiàn)手上操作。而APP管理化模式也是當前檔案管理的主流發(fā)展模式。相信高科技的技術(shù)加上便捷的操作，會為檔案管理效率的提升帶來更多的影響。

（2）更新管理理念、增加專業(yè)人才。要對檔案管理進行創(chuàng)新的話，首先應該更新傳統(tǒng)的管理理念，使得檔案管理人員的管理思維可以與現(xiàn)時代相集合，從而實現(xiàn)真正的創(chuàng)新化。在以往傳統(tǒng)的管理模式中，紙質(zhì)的記錄方法使得管理者不得不實行“重藏輕用”的管理思維，而新的時代下，我們應該注重的是藏用的合并與發(fā)展，也只有這樣，才可以讓檔案管理的重要性體現(xiàn)出來，拜托邊緣化管理的怪圈。

在這個過程中，引進專業(yè)的人才是非常重要的。因為人才是實行管理的第一步，針對于這一點，國家應該開始了相關的教育課程來進行專門的人才培養(yǎng)。在這一方面，企業(yè)也應該重視檔案管理工作，提高檔案管理競聘者的自身條件，從而實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化與創(chuàng)新化發(fā)展。

（3）健全制度、系統(tǒng)化管理程序。 在現(xiàn)代檔案管理中，管理制度不明確帶來的資源損失是難以統(tǒng)計的。因此要實現(xiàn)檔案管理的高效化，也要對于管理的的制度進行明確，建立嚴格的管理程序。舉例來說，對于檔案的分類以及日期的標注都要規(guī)劃到非常詳細的地方。這樣才能實現(xiàn)更快的檢索與查詢。

這就要求了將檔案管理進行系統(tǒng)化，將其打造成一套定勢的模式，從而增加工作的專業(yè)性與效率。但是在這個過程中，管理人員也可以進行適當?shù)募毠?jié)創(chuàng)新，為檔案管理的效率的提升帶來更多有利的創(chuàng)意。

（4）轉(zhuǎn)變檔案服務方式。檔案經(jīng)過時間的積累，其數(shù)據(jù)量是呈快速的增長模式。如果再僅靠管理人員的努力，是難以完成如此龐大的工作的。這就促使了服務模式必須進行創(chuàng)新，要從傳統(tǒng)的服務模式轉(zhuǎn)換到輔助模式，給予需要資料的個人提供方法，從而實現(xiàn)智能化管理。唯有將檔案管理的方法理念滲透于個人當中，才能使得檔案管理的效率得到真正的提高。

綜上，檔案管理的重要性是不言而喻的，在長久的發(fā)展之中，檔案管理已經(jīng)形成了一門專業(yè)的學科，但是對于他的探索是無止境的，這還需要每一個工作人員的共同努力。檔案管理無論是對于企業(yè)的發(fā)展，還是對于政府部門職能的實現(xiàn)，或是學校的工作的正常進行，都有著重要的意義。本文以“檔案管理的重要性及創(chuàng)新研究”為題，開篇對于研究的背景以及現(xiàn)狀進行了簡單的介紹，并介紹了本文研究的內(nèi)容以及具有的意義。接下來對于檔案管理的重要性進行了詳細的解讀，最后通過與時代特色的集合對于檔案管理的創(chuàng)新提出了自己看法與建議。通過本文的創(chuàng)作，希望可以為檔案管理的研究者們，提供具有參考價值的建議。

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（作者單位：山東泗水縣中聯(lián)工業(yè)園管委會）