關(guān)于如何做好城建檔案管理工作的探討

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，城市建設(shè)及管理水平的提高，給城建檔案的管理也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，同時(shí)亦對(duì)城建檔案管理的要求越來越高，因此在城建檔案管理工作尚未完善的情況下，管理工作遇到不同程度的難題。本文結(jié)合現(xiàn)在城建檔案管理工作情況，分析當(dāng)前管理工作存在的問題，提出具體的建議。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理工作；存在問題；建議

城建檔案是城市建設(shè)總體規(guī)劃和具體規(guī)劃的基礎(chǔ)，也是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理維護(hù)等活動(dòng)的重要憑證和依據(jù)，更是城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物和地上、地下管線的真實(shí)記錄，依據(jù)城建檔案可以綜合考慮城市的各種自然條件、歷史條件、社會(huì)條件等基本因素進(jìn)行城市建設(shè)規(guī)劃。隨著我區(qū)的城市建設(shè)發(fā)展，城建檔案管理工作需逐步科學(xué)化、規(guī)范化，完善體現(xiàn)城建檔案的社會(huì)功能。但就目前來看，當(dāng)前城建檔案管理工作存在不少問題，開展過程中面臨不同程度的困難，與我區(qū)的城市建設(shè)的速度和檔案管理要求跟不上。

一、城建檔案管理工作的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步，城建檔案管理正在面臨著轉(zhuǎn)型的重要階段，城建檔案管理工作的優(yōu)劣情況與城市建設(shè)的規(guī)劃發(fā)展有直接聯(lián)系，為提高城市建設(shè)的高質(zhì)量服務(wù)，必須加快城建檔案管理工作。城市化進(jìn)程直接影響了城建檔案管理工作的進(jìn)度，我們必須認(rèn)識(shí)到這一社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，拋棄傳統(tǒng)的城建檔案管理束縛，創(chuàng)新城建檔案工作理念，促進(jìn)城建檔案管理水平的發(fā)展與進(jìn)步，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的建設(shè)發(fā)展提供寶貴的貢獻(xiàn)。

檔案管理不僅僅是對(duì)城建資料的有效保存，也是對(duì)以后城建工作的借鑒，關(guān)乎城建工作的科學(xué)、平穩(wěn)發(fā)展。而隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷變化之中，圖像、視頻、文件都成為檔案管理的重要內(nèi)容，因此，應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，緊跟城建檔案管理的時(shí)代潮流，做好城建檔案管理是我區(qū)發(fā)展城市建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

二、城建檔案管理存在的問題

城市建設(shè)快速發(fā)展，城建檔案越顯重要，但目前檔案現(xiàn)狀不容樂觀，主要存在以下問題。

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，只重視業(yè)務(wù)科室，往往忽視了檔案工作的重要性，只安排少數(shù)工作人員整理檔案工作；

（2）檔案管理人員缺乏系統(tǒng)性的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，管理意識(shí)不足，平時(shí)不注意文件、資料的收集、分類整理、檔案交接及借還等工作；

（3）檔案管理制度缺乏或不夠完善，且必備硬件如微機(jī)、檔案管理軟件等配備不齊全，檔案信息電子化不完善。

三、對(duì)城建檔案管理工作的建議

（1）實(shí)施檔案全面質(zhì)量管理。單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。并做好全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

（2）提高城建檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理意識(shí)，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識(shí)層面，從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（3）規(guī)范城建檔案收集與管理工作。

城建檔案館應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)城市建設(shè)的檔案資料的收集，如工業(yè)、民用建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程、園林建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程、城市防洪、抗震、人防工程、軍事工程等等資料，加強(qiáng)城建檔案的規(guī)范化管理。做好檔案分類研究，把好關(guān)口，分清層次，做好檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量上的統(tǒng)一，杜絕垃圾資源的侵，入并進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程，結(jié)合多元化的處理方式進(jìn)行處置，提高管理效率，最后加強(qiáng)檔案管理的檢查督促，采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督和交流。

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。城建檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是城建檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

利用現(xiàn)代化技術(shù)，完善管理設(shè)備，構(gòu)建城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案利用率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)的城建檔案管理資源，主要是圖文資料、城市建設(shè)資源等檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字、圖片信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲(chǔ)，構(gòu)建出一套強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，從以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找的時(shí)間。通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量以及其所發(fā)揮的效用。

城建檔案管理在城市建設(shè)的發(fā)展中有重要作用，必須積極開展城建檔案管理工作，結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，有針對(duì)性地趨于完善，做好扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，亦要敢于突破和創(chuàng)新，將提高城建檔案管理的監(jiān)督與服務(wù)作前提和基礎(chǔ)，為人民提供高效服務(wù)，并加強(qiáng)城建檔案館的內(nèi)部資源，充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)在城建檔案數(shù)字化發(fā)展中的作用，打造一流隊(duì)伍，完善管理制度，將城建檔案管理工作放在重要位置，才能為城市建設(shè)的穩(wěn)步與可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。

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（作者單位： 佛山市高明區(qū)城建檔案館）