合作原則在英語(yǔ)商務(wù)信函中的應(yīng)用

【摘要】 在經(jīng)濟(jì)社會(huì)日益發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，英語(yǔ)作為一項(xiàng)國(guó)際交流語(yǔ)言，在人們的商務(wù)活動(dòng)中扮演著重要角色。在雙方從事商務(wù)交際活動(dòng)的時(shí)候，往往通過(guò)信函進(jìn)行溝通交流，因此，英語(yǔ)在商務(wù)信函中所運(yùn)用的表達(dá)方式、詞句選擇等都成為情感表達(dá)與態(tài)度表現(xiàn)的焦點(diǎn)。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，雙方需要充分描述各自的觀點(diǎn)和交流內(nèi)容，以確保溝通的順利，從而解決雙方的商務(wù)問(wèn)題，在這一過(guò)程中，英語(yǔ)商務(wù)信函便要遵循一定的原則，才能使信函溝通更加成功。本文即對(duì)合作原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的應(yīng)用做出淺要探究。

【關(guān)鍵詞】 合作原則 英語(yǔ) 商務(wù) 信函 應(yīng)用

一、引言：

在從事任何商務(wù)活動(dòng)的時(shí)候都需要遵循一定的原則，這樣才能使雙方加強(qiáng)溝通，更高效率地交流合作。通過(guò)商務(wù)信函進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)時(shí)，就要著重注意英語(yǔ)的合作性運(yùn)用，使活動(dòng)雙方都能在文字表達(dá)之間感受所描述的信息，從而促進(jìn)交流合作，使雙方受益。英語(yǔ)商務(wù)信函所遵循的合作原則，就是指在進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)時(shí)，以英語(yǔ)信函的形式進(jìn)行相關(guān)產(chǎn)品、商品等的具體描述與介紹，同時(shí)傳遞書(shū)寫(xiě)方的情感與態(tài)度，使表達(dá)更加清晰明確，和諧友善，并增強(qiáng)書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的可理解度，以避免文字、語(yǔ)言發(fā)生歧義。英語(yǔ)商務(wù)信函的合作原則主要包括四點(diǎn)，即充分原則、真實(shí)原則、關(guān)聯(lián)原則和清楚原則，而合作原則的準(zhǔn)則分別為數(shù)量性準(zhǔn)則、質(zhì)量性準(zhǔn)則、相關(guān)性準(zhǔn)則和方式性準(zhǔn)則。以下我們將從商務(wù)英語(yǔ)信函的特點(diǎn)開(kāi)始，對(duì)其進(jìn)行具體闡述。

二、商務(wù)英語(yǔ)信函的特點(diǎn)

商務(wù)英語(yǔ)信函是商務(wù)人員同世界各國(guó)進(jìn)出口貿(mào)易的橋梁，是一種相關(guān)商務(wù)貿(mào)易雙方利益的具有很高專(zhuān)業(yè)性的書(shū)面形式記錄。一項(xiàng)貿(mào)易能夠成功進(jìn)行，就是通過(guò)大量商務(wù)英語(yǔ)信函的相互交流實(shí)現(xiàn)的，在必要的時(shí)候其可以作為貿(mào)易雙方的法律依據(jù)，具有極高的商務(wù)、法律價(jià)值。

商務(wù)英語(yǔ)信函的特點(diǎn)主要分為兩種，即格式特點(diǎn)和語(yǔ)言特點(diǎn)，下面我們將對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的格式特點(diǎn)

2.1.1信函的目的清楚明了

商務(wù)英語(yǔ)信函在開(kāi)頭的部分，一定要表達(dá)清楚寫(xiě)信人的意思，明白寫(xiě)此封信的目的，必要時(shí)候可以在信中加小標(biāo)題。信函的主要描述思路就是清晰明了，令讀信人在一開(kāi)始就對(duì)另一方的意圖有所明確，從而做到心中有數(shù)，更有效地閱讀信函的其他內(nèi)容。商務(wù)是雙方依靠交流溝通而進(jìn)行的活動(dòng)，若相互傳遞的信函信息不夠明確，目的似水似霧，就會(huì)造成語(yǔ)義歧義，使讀信人不能很好地理解信函內(nèi)容，由此阻礙雙方的交流與表達(dá)，從而不利于更深層次的商務(wù)交流。此外，信函目的不明確，還不利于商務(wù)溝通方形象的樹(shù)立，有礙誠(chéng)意的表現(xiàn)，不利于商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行與合作。

2.1.2信函的正文部分要做到層次分明

正文部分是信函的核心內(nèi)容，此部分如果有較多的表達(dá)內(nèi)容，就一定要按照清晰的層次結(jié)構(gòu)進(jìn)行敘述，行文緊緊扣住中心，將內(nèi)容清晰完整地表達(dá)出來(lái)。商務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容一般比較官方、豐富，將其來(lái)龍去脈以信函的形式進(jìn)行傳遞與呈現(xiàn)，就要求語(yǔ)言的合理運(yùn)用和行文的科學(xué)編排，為了令讀信方更直接、清晰了解其正在敘述的商務(wù)內(nèi)容，書(shū)信人就要在信函的核心部分做更多、更精致的結(jié)構(gòu)調(diào)整。信函內(nèi)容有主有次，要做到層次分明才能增強(qiáng)其可理解度，使讀信人更便捷地找到信函描述的重點(diǎn)，并順著寫(xiě)作層次有序地進(jìn)行內(nèi)容認(rèn)知，從而令商務(wù)交流與溝通更加順利有效。

2.1.3信函的開(kāi)頭和結(jié)尾處理精致

每個(gè)地域都有不同的書(shū)寫(xiě)習(xí)慣和表達(dá)方式，其語(yǔ)言風(fēng)格各有千秋，所以在信函書(shū)寫(xiě)中會(huì)有一定的文化差異，但是在英語(yǔ)商務(wù)信函中，在一般情況下信函的開(kāi)頭和結(jié)尾具有較為固定的格式。信函的開(kāi)頭通常是簡(jiǎn)要地表明信函目的，用詞簡(jiǎn)單明了，篇幅較短；信函的結(jié)尾部分也非常簡(jiǎn)短，通常用一些慣用詞匯，來(lái)對(duì)整個(gè)信函內(nèi)容作簡(jiǎn)要總括，并表達(dá)對(duì)對(duì)方的友好情感及一些期望。信函的開(kāi)頭語(yǔ)結(jié)尾處理精致，濃縮而具有特別的意義，在商務(wù)活動(dòng)的交流與表達(dá)中起著重要的總括和總結(jié)作用，其結(jié)構(gòu)相呼應(yīng)，使信函內(nèi)容、形式完整，既表達(dá)了敬意也完成了描述，是樹(shù)立交流雙方良好形象的重要寫(xiě)作方式。

2.1.4信函段落、句子的長(zhǎng)短和字?jǐn)?shù)有所控制

英語(yǔ)商務(wù)信函的篇幅并不是隨心所欲的，而是有所控制，通常來(lái)說(shuō)，信函每個(gè)段落不能超過(guò)10行，但是也可以酌情增加段落的數(shù)量，不可超出基本行數(shù)過(guò)多。每個(gè)句子的評(píng)論詞匯數(shù)量不能超過(guò)25個(gè)，一般情況下平均為15個(gè)。這樣的寫(xiě)作安排會(huì)增大收信人的閱讀興趣，從而有耐心將所有內(nèi)容看完，同時(shí)，有節(jié)制地書(shū)寫(xiě)會(huì)增強(qiáng)信函的整體閱讀效果，使信面清晰工整，有制有序，也加強(qiáng)了信函內(nèi)容的陳述感，利于商務(wù)雙方進(jìn)行無(wú)礙交流與溝通。此外，交易雙方還可以增加書(shū)信感情，以使日后的貿(mào)易活動(dòng)更加流暢有效。

2.2商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的語(yǔ)言特點(diǎn)

2.2.1句子簡(jiǎn)練，長(zhǎng)話短說(shuō)

在信函中，為了讓閱讀者快速了解全文內(nèi)容，盡量要用簡(jiǎn)練明了的短句子代替長(zhǎng)句子，但是不能以犧牲部分內(nèi)容而專(zhuān)門(mén)使用短句子。英語(yǔ)商務(wù)信函句子書(shū)寫(xiě)的長(zhǎng)度也是信函交流的關(guān)鍵技巧，長(zhǎng)句子會(huì)使讀信人感到厭煩，且不能在較短時(shí)間內(nèi)迅速了解商家所要陳述的內(nèi)容，這樣容易錯(cuò)過(guò)或者誤解信函的重要信息。而短句子會(huì)使讀信人耳目一新，在繁忙的工作之中迅速認(rèn)知交易信息，從而加快貿(mào)易交流的速度。書(shū)信的句子需要簡(jiǎn)練濃縮，但是不可在重要的內(nèi)容上“偷工減料”，即對(duì)于信函核心部分的描述，要在保證清楚、充分的前提下進(jìn)行凝練短縮，這樣才能提高英語(yǔ)商務(wù)信函的閱讀與理解質(zhì)量。

2.2.2用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)

商務(wù)英語(yǔ)信函本身要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，因此在用詞方面不能有所疏忽，更不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，因?yàn)檫@關(guān)乎一個(gè)外貿(mào)公司的形象，甚至可以影響到其經(jīng)濟(jì)收益。英語(yǔ)商務(wù)信函是貿(mào)易雙方進(jìn)行交流溝通的重要工具，其內(nèi)容用以描述交易信息，也表明雙方的情感態(tài)度等，因此，信函的書(shū)寫(xiě)就代表了交易方的形象。在進(jìn)行信函內(nèi)容的描述時(shí)，要格外注重用詞搭配，做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，科學(xué)凝練，不可輕易選詞，以造成歧義或者顯出態(tài)度怠慢等消極影響。英語(yǔ)商務(wù)信函的用詞在一定程度上關(guān)系到貿(mào)易雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此在書(shū)寫(xiě)信函時(shí)要準(zhǔn)確選詞，謹(jǐn)慎用詞，才可增加貿(mào)易交流的經(jīng)濟(jì)效益。

三、合作原則的準(zhǔn)則

3.1合作原則的數(shù)量性

數(shù)量性準(zhǔn)則一方面是指信函所包括的內(nèi)容要滿足正常交流所需最低的信息量，另一方面是指信函的內(nèi)容不能超過(guò)實(shí)際交流所需的最大信息量。數(shù)量性實(shí)際上是說(shuō)，在商務(wù)英語(yǔ)信函當(dāng)中，所寫(xiě)的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了，盡量用最少的話表達(dá)出最充分的內(nèi)容，既能把需要說(shuō)的內(nèi)容表達(dá)清楚，又不使人感到多余。外貿(mào)信函在公司間的交流中很頻繁，所以，寫(xiě)信者要充分考慮到這點(diǎn)，把信函盡量寫(xiě)得簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，讓對(duì)方很快就能明白寫(xiě)信目的。如果信函過(guò)于冗長(zhǎng)，會(huì)使讀信者感到煩惱，間接影響雙方貿(mào)易的成功率。

3.2合作原則的質(zhì)量性

合作原則的質(zhì)量性是指，在貿(mào)易交流中，不說(shuō)虛假和缺少證據(jù)的話。在比較嚴(yán)肅的商務(wù)英語(yǔ)信函交流中，一定要注意這一準(zhǔn)則，因?yàn)槠鋾?huì)影響到對(duì)方對(duì)自己公司的態(tài)度以及信任程度。因此，在信函交流的過(guò)程中，語(yǔ)言的表達(dá)一定要準(zhǔn)確，對(duì)于自己已經(jīng)確定的事情要陳述清楚，對(duì)于那些尚未證實(shí)的事情不能說(shuō)，以免影響雙方貿(mào)易的成功，而影響經(jīng)濟(jì)效益。

3.3合作準(zhǔn)則的相關(guān)性

相關(guān)性準(zhǔn)則是指在英語(yǔ)商務(wù)信函書(shū)寫(xiě)中，要與對(duì)方的描述保持相關(guān)關(guān)系，即書(shū)寫(xiě)內(nèi)容要貼切，緊密聯(lián)系雙方交流對(duì)象，不可用無(wú)關(guān)的話語(yǔ)回應(yīng)對(duì)方的提問(wèn)等。相關(guān)性準(zhǔn)則是雙方進(jìn)行深度交流溝通的保障，因?yàn)樵谶@一準(zhǔn)則中，貿(mào)易雙方緊密貼實(shí)交易對(duì)象，增強(qiáng)交流力度，保障溝通質(zhì)量，使信函描述不至于出現(xiàn)打發(fā)篇幅的現(xiàn)象。此外，相關(guān)性準(zhǔn)則還體現(xiàn)出了書(shū)信雙方進(jìn)行溝通的誠(chéng)意，樹(shù)立了交易形象，是雙方進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)的期許。信函書(shū)寫(xiě)者遵循這一準(zhǔn)則，對(duì)雙方交易問(wèn)題做出正面回應(yīng)，便加快了合作步伐，從而促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)的高效實(shí)行。

3.4合作準(zhǔn)則的方式性

方式性準(zhǔn)則就是指在書(shū)寫(xiě)英語(yǔ)商務(wù)信函時(shí)要注重書(shū)寫(xiě)方式，盡量使信函所陳述的內(nèi)容精煉簡(jiǎn)潔，努力突出重點(diǎn)，從而加強(qiáng)交流。信函的書(shū)寫(xiě)要講究編排，如段落分配、字?jǐn)?shù)安排、層次梳理等，都需要遵循信函寫(xiě)作的方式性，在文章結(jié)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)容合理陳述上起著重要作用。英語(yǔ)商務(wù)信函講求方式性準(zhǔn)則，有利于加強(qiáng)貿(mào)易雙方的交流合作，提高商務(wù)活動(dòng)的效率與質(zhì)量。

商務(wù)英語(yǔ)信函的合作原則是雙方進(jìn)行深層次交流溝通的保障，信函要遵循合作原則，就要落實(shí)到每一項(xiàng)準(zhǔn)則中，注重彼此的交流，用最科學(xué)、最合理的形式進(jìn)行貿(mào)易溝通，以保證商務(wù)活動(dòng)的交際效率。以下我們對(duì)合作原則在英語(yǔ)商務(wù)信函中的應(yīng)用做出具體闡述。

四、合作原則在英語(yǔ)商務(wù)信函中的具體應(yīng)用

4.1充分原則的應(yīng)用

充分原則的準(zhǔn)則為數(shù)量性準(zhǔn)則，即描述要做到簡(jiǎn)潔明了，精煉濃縮。例如：

Everybody is excited about the next meeting.和The next meeting is too attractive that everybody is talking about it excitedly.

這兩個(gè)句子都是在表達(dá)人們對(duì)于下一次的會(huì)議充滿興奮感，而相比起來(lái)其凝練度就有所差異，第一個(gè)句子簡(jiǎn)單明了地闡明人們的狀態(tài)和對(duì)下一個(gè)會(huì)議的期許，而第二個(gè)句子看上去就顯得較為冗雜，大大降低閱讀者的閱讀耐性。

在雙方進(jìn)行貿(mào)易活動(dòng)時(shí)，如造成商品運(yùn)輸失誤等問(wèn)題時(shí)，要簡(jiǎn)明表達(dá)歉意而注重闡述彌補(bǔ)方式，避免啰嗦無(wú)用的語(yǔ)句反復(fù)出現(xiàn)。例如：

A worker made a mistake， and he mistook the box and replaced it. Therefore， he missed the ship. We offer our sincere apologies for the delay.

這一表述過(guò)程是在向?qū)Ψ浇忉屫浳镅诱`的具體原因，重在說(shuō)明員工拿錯(cuò)了盒子，然后更換盒子以至于錯(cuò)過(guò)了發(fā)船時(shí)間，最后表達(dá)對(duì)此事的歉意。在實(shí)際交易中，收貨方是以自身經(jīng)濟(jì)利益作為交易條件，其有自己的商務(wù)立場(chǎng)與態(tài)度，即交易方主要關(guān)注的是書(shū)信方將如何彌補(bǔ)這一事務(wù)，而不是關(guān)心貨物延誤的具體原因。因此，在對(duì)這一段的書(shū)寫(xiě)中，只需要表達(dá)對(duì)對(duì)方的歉意即可，不用陳述延誤原因，而重在強(qiáng)調(diào)彌補(bǔ)貨物的具體方式，以保障交易質(zhì)量，提高溝通效率。

4.2真實(shí)原則的應(yīng)用

合作原則中真實(shí)原則所對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)則為質(zhì)量性準(zhǔn)則，即信函描述要真實(shí)貼切，準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，不說(shuō)大話，不欺騙交易方。例如：

The good reputation of the company’s products is summed up from the survey of the shopping mall.和The greet reputation of our company’s products is known by everybody including childs.

這一句意主要強(qiáng)調(diào)公司產(chǎn)品的良好信譽(yù)，而兩個(gè)句子在真實(shí)性表達(dá)上體現(xiàn)出了較為明顯的差異。第一個(gè)句子是說(shuō)公司產(chǎn)品的優(yōu)良信譽(yù)是從市場(chǎng)調(diào)查得出的評(píng)價(jià)，其具有一定的真實(shí)性，并非空口夸談，這樣的表述使讀信方更加信任彼此的交流，且能體會(huì)到商家之間的誠(chéng)意，從而考慮進(jìn)一步的商務(wù)合作。而第二個(gè)句子是說(shuō)其公司產(chǎn)品的信譽(yù)人人皆知，包括小孩，這便沒(méi)有任何理論與數(shù)據(jù)的支持，描述過(guò)于夸張無(wú)憑，這就失去信函內(nèi)容交流的真實(shí)性，違背合作原則的真實(shí)原則。使得讀信人感到交易方有敷衍傾向，對(duì)雙方的貿(mào)易活動(dòng)缺乏誠(chéng)意，以至于失去對(duì)彼此的信任，從而不利于商務(wù)活動(dòng)的高效進(jìn)行，阻礙雙方進(jìn)一步合作交流。

4.3關(guān)聯(lián)原則的應(yīng)用

合作原則的關(guān)聯(lián)原則對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)則為相關(guān)性準(zhǔn)則，即信函內(nèi)容要緊密聯(lián)系雙方交流對(duì)象，正面回應(yīng)對(duì)方的問(wèn)題等，不做模糊答復(fù)和回應(yīng)躲避。例如：

交易方：We want to know the information of the product for last Monday.

回應(yīng)方：We are making improvements for the product of last Monday and we will give you our another mew product.

在這一交易信函中，交易方向回應(yīng)方索要上周一的商品信息，而回應(yīng)方并沒(méi)有正面給出答復(fù)，只是說(shuō)己方正在對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，沒(méi)有提供對(duì)方所要求的產(chǎn)品信息，之后又說(shuō)要繼續(xù)提供其公司的另一個(gè)新產(chǎn)品。在這一交流過(guò)程中，交易方并沒(méi)有得到想要的答復(fù)，沒(méi)有獲取到想要產(chǎn)品的具體信息描述，而是被回應(yīng)方一句概過(guò)，又轉(zhuǎn)向其新產(chǎn)品的推送。這樣的描述使交易方摸不到頭腦，無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，這就阻礙了雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)交流，對(duì)其合作關(guān)系造成不健康影響。當(dāng)對(duì)方索要商品信息時(shí)，回應(yīng)方要簡(jiǎn)練答復(fù)，指出信函信息重點(diǎn)，以保障合作關(guān)系的良性發(fā)展。

4.4清楚原則的應(yīng)用

清楚原則對(duì)應(yīng)的是方式準(zhǔn)則，即信函寫(xiě)作要注重書(shū)寫(xiě)方式，使信函內(nèi)容表達(dá)清楚，文意清晰。例如：

We now offer you 100 tons of rice for shipment at $300 per ton CIF Tokyo.

這一句子中有兩處語(yǔ)義表達(dá)不清晰，容易造成歧義，一處為報(bào)盤(pán)中的重量單位為“噸”，而世界各國(guó)對(duì)于這一重量單位具有不同的理解，若不進(jìn)行具體的闡述說(shuō)明，就會(huì)造成商務(wù)糾紛。另一處為貨幣符號(hào)，$普遍被認(rèn)為是美元符號(hào)，但是也可以作為加元或者澳元的貨幣符號(hào)，因此這一表達(dá)歧義較多，其直接關(guān)系到交易雙方的經(jīng)濟(jì)利益，屬于不遵循清楚原則的信函表述。所以這一句子應(yīng)當(dāng)表述為：We now offer you 100 metric tons of rice for shipment at US.

這樣的表述就會(huì)避免理解歧義，從而保障了商務(wù)效益，提高交流與溝通的質(zhì)量，利于雙方進(jìn)行更深度的合作。

結(jié)束語(yǔ)

商務(wù)英語(yǔ)信函是進(jìn)行國(guó)際貿(mào)易的重要溝通形式，其遵循的合作原則是雙方進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)的交流保障，合作原則的相關(guān)準(zhǔn)則是信函寫(xiě)作的標(biāo)準(zhǔn)，因此，原則的準(zhǔn)則在信函中的落實(shí)極為重要。只有商務(wù)雙方遵循合作原則，才能促進(jìn)彼此的交流與溝通，保障經(jīng)濟(jì)活動(dòng)良性發(fā)展，并達(dá)到雙贏共進(jìn)的目的，以獲取更高的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各個(gè)方面的效益，提高貿(mào)易質(zhì)量，促進(jìn)雙方合作關(guān)系的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 胡波. 簡(jiǎn)析合作原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用[J]. 江西科技師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（04）：88-92.

[2] 于艷麗. 合作原則在英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信中的應(yīng)用[J]. 中國(guó)商貿(mào)，2010，（20）：220-221.

[3] 彭瑩. 英語(yǔ)商務(wù)信函的語(yǔ)用分析[D].成都理工大學(xué)，2009.

[4] 范俊芳. 合作原則和禮貌原則在英語(yǔ)商務(wù)信函中的研究[D].遼寧大學(xué)，2012.

[5] 龍鳳. 合作原則在傳遞積極和消極信息英語(yǔ)商務(wù)信函中的應(yīng)用[D].東北財(cái)經(jīng)大學(xué)，2010.

[6] 葉婷婷. 合作與禮貌原則在商務(wù)信函寫(xiě)作教學(xué)中的應(yīng)用[D].大連海事大學(xué)，2007.

[7] 樂(lè)瓊. 以婉約的措詞構(gòu)筑莊重的禮節(jié)——談?dòng)⒄Z(yǔ)商務(wù)信函中禮貌原則的應(yīng)用[J]. 欽州師范高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2005，（04）：73-76.

[8] 陸健. 禮貌原則在國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)信函中的應(yīng)用[J]. 中國(guó)商貿(mào)，2011，（36）：227-228.