大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析

楊慧

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理面臨的是機遇更是挑戰(zhàn)，檔案管理人員要積極的利用大數(shù)據(jù)時代背景下一些先進的檔案管理技術(shù)，來提高檔案管理的模式創(chuàng)新，同時檔案管理人員也要積極的提高自己的專業(yè)技能和新模式下業(yè)務(wù)操作技能，實現(xiàn)檔案管理的不斷發(fā)展。本文筆者根據(jù)工作實踐經(jīng)驗對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行了分析探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案；管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作就是一些信息數(shù)據(jù)的整理、分類和收藏等功能，但是大數(shù)據(jù)時代背景下，面對海量的信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，因此必須要在大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理工作進行變革，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需求。隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，對信息的處理速度也呈幾何級數(shù)式增加，能夠處理的數(shù)據(jù)量也變得越來越巨大，大數(shù)據(jù)分析成為現(xiàn)在信息處理的主流模式。在大數(shù)據(jù)時代背景下，對信息管理的要求越來越高，而檔案管理作為一種信息管理形式因此面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案管理要積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)分析的需要。

1 檔案管理在大數(shù)據(jù)時代面臨的考驗

大數(shù)據(jù)是新時代的產(chǎn)物，而檔案管理作為一種歷史悠久的工作，在新的時代背景下，因為大數(shù)據(jù)的發(fā)展而受到巨大的影響，面臨各種新的問題，其中比較典型的考驗可以概括為以下幾點。

第一，大數(shù)據(jù)凸顯了檔案管理的重要性。大數(shù)據(jù)分析作為信息處理的一種方式，其顯著的特點就是信息處理量大，處理速度快，信息處理結(jié)果準(zhǔn)確，但是如果在海量的信息當(dāng)中有用信息比例過小就會嚴重影響信息處理的準(zhǔn)確性。而在海量信息當(dāng)中，各類檔案信息作為經(jīng)過專門整理的信息，是對特定領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)信息的系統(tǒng)性整理，與通過網(wǎng)絡(luò)收集來的信息相比其所包含的有用信息含量極大，而且信息量更加集中，指向性更強。在大數(shù)據(jù)處理的信息當(dāng)中增加檔案信息的比例，可大大提高信息分析的準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)分析對檔案信息的需求，使得檔案管理工作的重要性得以彰顯，科學(xué)的檔案管理才能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

第二，大數(shù)據(jù)對檔案管理提出更高的要求。大數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)信息量的要求是極大的，零散的信息分析不能稱為大數(shù)據(jù)分析，因此大數(shù)據(jù)分析對檔案信息的需求量也是極大的，這是大數(shù)據(jù)給檔案管理提出的第一個也是最重要的要求，檔案管理在大數(shù)據(jù)時代所需要處理的信息數(shù)據(jù)量與傳統(tǒng)的檔案信息量完全不在一個量級。信息量的增加，勢必要帶來檔案管理方式的變革，檔案管理可以為大數(shù)據(jù)分析來服務(wù)，檔案管理同樣也可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來進行檔案信息的管理，新的技術(shù)條件下的檔案管理方法要更加的科學(xué)，更加的先進，但是對檔案管理的要求也比傳統(tǒng)的管理方法要更高。

第三，大數(shù)據(jù)需要專業(yè)的檔案管理人才。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的技術(shù)含量大幅度提升，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理不再是簡單的對先有文檔的簡單整理和記錄，而是要根據(jù)大數(shù)據(jù)的需要對檔案信息進行整理，其存儲的方式以及結(jié)構(gòu)都與傳統(tǒng)的形式大相徑庭，要求檔案管理人員對計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等專業(yè)知識都有較為專業(yè)的掌握。所以檔案管理人員不能再是單位其他人員兼任，甚至不相關(guān)專業(yè)的人員都不能專門從事檔案管理工作，檔案管理需要有專業(yè)的檔案管理人才來從事，需要經(jīng)過專業(yè)知識系統(tǒng)的學(xué)習(xí)才能夠勝任，在檔案管理工作中能夠根據(jù)需要來將各類專業(yè)知識進行靈活運用，以達到最理想的效果。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理新模式

第一，檔案信息數(shù)字化。檔案信息處理是管理工作的重要環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)分析所處理的信息都是存儲于計算機內(nèi)部的數(shù)字信息，而以往檔案管理所整理收集的信息都是記錄在紙上，整理為文件后進行存儲，這種模式所積累的信息，無量信息量有多大，都是無法被大數(shù)據(jù)分析所利用的。因此，檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下首先要做的就是將原有的檔案信息進行數(shù)字化，將有用的檔案信息由紙質(zhì)文件夾上遷移到計算機上，進行數(shù)字化存儲。并在以后的檔案信息整理收集中，直接將相關(guān)的信息進行數(shù)字化存儲。檔案信息的數(shù)字化，不僅可以使得信息能夠為大數(shù)據(jù)分析所用，還可以大大提高檔案信息收集的效率以及檔案信息存儲的成本。

第二，信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化。要推進中國檔案信息的數(shù)字化，不僅僅是簡單的將存儲在計算機內(nèi)，還要滿足檔案信息的多種需要。如果只是將原本記錄在檔案文件當(dāng)中的信息，記錄在Word、TXT等格式的文本文件當(dāng)中進行集中存儲，那對檔案信息數(shù)字化的意義就得不到體現(xiàn)了。檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)一定要科學(xué)，可以采用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫類存儲檔案信息，并根據(jù)檔案信息自身的特點來采用樹狀結(jié)構(gòu)、鏈狀結(jié)構(gòu)等不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式來對檔案信息進行存儲，以便于在進行大數(shù)據(jù)分析時能夠快速的實現(xiàn)對有用信息的查找和分析。采用科學(xué)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲檔案信息，更加能夠體現(xiàn)檔案信息的價值。在存儲檔案信息時，同樣也可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息提供更科學(xué)的信息結(jié)構(gòu)。

第三，管理人才專業(yè)化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才，管理人才的專業(yè)化體現(xiàn)在兩個方面，可以從以下兩點進行：第一是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)化，專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)的人才進行開發(fā)和維護；第二是檔案管理人才的專業(yè)化，專業(yè)化的檔案管理人才，不僅要能夠熟練的運用檔案管理系統(tǒng)，而且能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的運作原理有較為深刻的理解，并且對所需要管理的檔案信息由專業(yè)級別的認知，能夠根據(jù)實際情況來對信息進行解構(gòu)整理，并且將信息完整的保存在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。只有擁有專業(yè)化的檔案管理人才，才能夠?qū)⒂袃r值的信息科學(xué)系統(tǒng)的進行管理，才能夠?qū)π畔⑦M行專業(yè)的甄別，并在存儲結(jié)構(gòu)當(dāng)中對信息的重要性進行體現(xiàn)，并保證所管理的檔案信息能夠切實的為大數(shù)據(jù)分析所用。

第四，變革檔案管理體系目前我國的檔案管理體系還是傳統(tǒng)的企業(yè)性質(zhì)管理體系，有很多的弊端，老齡化十分嚴重。由于我國對檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致很少有人才進入檔案管理工作崗位中去，檔案管理體系一成不變。在大數(shù)據(jù)時代背景下，只有變革檔案管理體系，增加檔案管理工作對人才的投入，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，才能促進檔案管理工作的有效開展。

第五，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案資源的安全大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，有一個最大的優(yōu)勢就是大大強化了檔案資源的安全系數(shù)，提升檔案管理工作的效率，優(yōu)化檔案管理成本。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息能夠被無限縮小，存儲，但是也面臨丟失、中毒的隱患，所以必須要加強檔案資源的安全管理，通過一些規(guī)范措施進行科學(xué)管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，技術(shù)的發(fā)展使得大數(shù)據(jù)分析逐漸成為信息分析的主流模式，而大數(shù)據(jù)分析對有價值信息的需求，使得檔案管理工作的重要性得以凸顯，而且使得檔案管理工作所要處理的信息量呈幾何級數(shù)增長，同時對檔案管理技術(shù)也提出更高的要求，先進的管理技術(shù)則需要專業(yè)的檔案管理人才來進行維護。

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