高校辦公室信息化管理現(xiàn)狀分析及應(yīng)對(duì)策略

本文通過對(duì)高校辦公室管理現(xiàn)狀的分析，發(fā)現(xiàn)了現(xiàn)存的問題所在，即監(jiān)督機(jī)制的不健全、人員配比不協(xié)調(diào)和技術(shù)手段不到位。通過對(duì)現(xiàn)階段的辦公室管理的研究總結(jié)出了解決現(xiàn)狀的三個(gè)應(yīng)對(duì)策略，通過對(duì)策略上思想、人員和管理手段等方面的具體分析，得出對(duì)應(yīng)的策略。以解決高校辦公室管理中現(xiàn)存的問題，并為高校的整體建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障。

一、引言

辦公室信息化建設(shè)的含義是指在辦公室管理和服務(wù)職能中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、實(shí)現(xiàn)單位各個(gè)部門和工作流程的優(yōu)化和重組。超越時(shí)空和部門分隔的制約，建成一個(gè)精簡(jiǎn)、高效的辦公室行政效能。是指行政主體在實(shí)施行政行為時(shí)，以較小的行政資源投入來實(shí)現(xiàn)最佳的行政工作目標(biāo)，達(dá)到資源配置的最優(yōu)狀態(tài)，實(shí)行辦公室信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)、改造、優(yōu)化和完善機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)辦公室工作科學(xué)、快捷、高效的運(yùn)行。而對(duì)于高校而言，它又是一個(gè)特殊的組織和群體。作為教育系統(tǒng)中的高端組織而言，信息化管理就尤為重要了。在所有的職能部門中，各個(gè)部門中的辦公室管理是所有管理中的中心環(huán)節(jié)，由學(xué)校的辦公室協(xié)調(diào)各個(gè)院級(jí)部門的辦公室，為各個(gè)部門的師生提供基礎(chǔ)的服務(wù)和管理，這樣才能保證學(xué)校各個(gè)職能部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、高校辦公室信息化管理現(xiàn)狀

信息化管理是高校公辦室管理的必然之路。根據(jù)既有的規(guī)則指定合理的建設(shè)方案和計(jì)劃，為學(xué)校信息化建設(shè)提供必要的技術(shù)支撐，是管理的根本。作為高等院校的辦公室，它所承擔(dān)的工作主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：即承擔(dān)學(xué)校信息化建設(shè)方案、計(jì)劃的制定、執(zhí)行；主導(dǎo)數(shù)字校園系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)與維護(hù)；負(fù)責(zé)校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)規(guī)劃、建設(shè)及管理；教學(xué)服務(wù)；電教管理；照相攝像；培訓(xùn)工作；團(tuán)隊(duì)建設(shè)；完成領(lǐng)導(dǎo)即時(shí)交待的任務(wù)等等。也就是說，辦公室的管理有著復(fù)雜的工作，在每個(gè)環(huán)節(jié)都需要有良好的運(yùn)作程序和方法，這樣才能達(dá)到信息化管理的有效進(jìn)行。

但是在實(shí)際操作過程中管理中會(huì)有很多的漏洞或是在運(yùn)行中出現(xiàn)了突發(fā)事件，使得管理沒有辦法順利地進(jìn)行。這也在不同程度上影響了信息化管理對(duì)辦公室管理的進(jìn)程。問題主要出現(xiàn)在幾個(gè)層面：

1.監(jiān)督機(jī)制不健全。根據(jù)辦公室管理內(nèi)容來看，辦公室需要承擔(dān)的任務(wù)繁重，其方向也是四面八方。在每個(gè)環(huán)節(jié)都需要做到完美就很難達(dá)到，往往都是有些事情做了，有些事情沒做，但是至于做與沒做或者做的好不好都沒有任何的評(píng)價(jià)。沒有一個(gè)部門或機(jī)構(gòu)成為對(duì)辦公室工作的監(jiān)督和管理。這樣將大大降低了辦公室管理的工作效率，也在某種程度上，耽誤或延誤了某些具體活動(dòng)事情的操作和傳達(dá)，不便于長(zhǎng)久健康的開展辦公室工作。而對(duì)于辦公管理的監(jiān)督可以來自于各個(gè)方面，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層、教師以及學(xué)生。但是如果沒有專門的監(jiān)督機(jī)制，單獨(dú)從受服務(wù)方得到辦公室工作的管理效果，不能夠全面正確地掌握辦公室管理存在的問題。所以建立健全監(jiān)督機(jī)制，構(gòu)建專門的方式和方法或是組織機(jī)構(gòu)，制約和監(jiān)督辦公室的管理才能從根本上解決全方位評(píng)價(jià)體系，使得辦公工作的有序進(jìn)行。

2.人員配比不協(xié)調(diào)。由于高校的特殊性，即一線教師不需要每天在工作崗位，那么辦公室的工作量就由為繁重了，尤其體現(xiàn)在對(duì)老師所提供的服務(wù)和通知送達(dá)上。在對(duì)于教師所提供的基礎(chǔ)服務(wù)上，辦公室承擔(dān)了大量而繁重的工作，既要達(dá)到上級(jí)的工作任務(wù)，又要協(xié)調(diào)溝通和老師之間的事物，時(shí)間上還有明確的要求，對(duì)于辦公室的人員來說是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。通常狀態(tài)下，辦公室的管理人員配比都不夠充分，沒有足夠的人員安排，分配不開所需的工作，這樣會(huì)造成在實(shí)際工作中，安排不妥當(dāng)，或是通知信息不到位。與此同時(shí)，在辦公室管理的內(nèi)容中，還有有關(guān)校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、培訓(xùn)工作或是照相等日常工作，這些都需要有一定專業(yè)技術(shù)的人員來承擔(dān)和完成，但是在實(shí)際的辦公室管理人員配比中，不可能達(dá)到所有的技術(shù)都會(huì)，往往辦公室人員只能承擔(dān)某一個(gè)或幾個(gè)方面的工作，這樣已經(jīng)是高配比的人員分配了。所以解決辦公室人員配比的問題也是迫在眉睫了。

3.技術(shù)手段不到位。由于社會(huì)信息化發(fā)展的不斷進(jìn)步，要求我們?cè)谶M(jìn)行辦公室工作的工作中靈活的掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。在校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上需要豐富的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)；在通知送達(dá)上需要會(huì)靈活的使用現(xiàn)代化通信設(shè)備，如微信和QQ； 在文件送達(dá)方面需要會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)和電子郵箱進(jìn)行操作?？傊诟咝５霓k公室信息化管理中，要想實(shí)時(shí)地傳達(dá)，構(gòu)建高效的管理，就需要各種各樣和現(xiàn)代化社會(huì)相聯(lián)系的技術(shù)手段。但是現(xiàn)在由于人員的匱乏以及技術(shù)手段的操作限制，制約了辦公室管理的有效進(jìn)行。這也成為了高校辦公室管理的重要問題之一。

三、高校辦公室信息化管理應(yīng)對(duì)策略

為了確保高校建設(shè)發(fā)展的蓬勃發(fā)展，就要為其奠定堅(jiān)實(shí)的后勤保障。而作為后勤保障的主力軍，即高校辦公室承擔(dān)了各個(gè)校院級(jí)部門的后勤工作。只有后方的建設(shè)有了保障，才能確保高校整體的有效運(yùn)行。因此辦公室的管理也就成為了重中之重。在現(xiàn)有問題存在的基礎(chǔ)上，我們要盡快地找到解決辦法，使得辦公室的管理能夠跟上時(shí)代的步伐，為高校的整體發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.樹立以人為本的現(xiàn)代管理理念。思想上的統(tǒng)一是建立一切實(shí)踐活動(dòng)和工作的前提。所以建立“以人為本”的管理理念是一切管理工作的前提和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能為學(xué)校服好務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，為教師服好務(wù)，為學(xué)生服好務(wù)。只有有了正確的思想方向，才能讓辦公室人員有了工作的向上向前的方向，為正確樹立良好的心態(tài)奠定了基礎(chǔ)，這樣才能最大限度的發(fā)揮出其內(nèi)在的潛力，為辦公室工作奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)和后盾。

2.更新辦公管理技術(shù)手段。順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和管理平臺(tái)是更新現(xiàn)代化管理手段的主要體現(xiàn)。其體現(xiàn)在具體的環(huán)節(jié)即為搭建和學(xué)校相關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；搭建和教師互動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；搭建和學(xué)生之間的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。與此同時(shí)，創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的網(wǎng)頁(yè)，可供大家瀏覽，了解對(duì)應(yīng)的院系的管理理念、管理內(nèi)容和實(shí)踐活動(dòng)等內(nèi)容?？傊S著社會(huì)的不斷進(jìn)步，及時(shí)地更新辦公管理手段和技術(shù)，從根本上解決管理上的滯后性。

3.提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)實(shí)現(xiàn)辦公管理的自動(dòng)化。在人員配比上現(xiàn)階段存在很大的問題。因此為了解決這一問題，主要有兩個(gè)途徑：一為引進(jìn)高素質(zhì)的人才；二為對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)。在現(xiàn)有的人員中，可以采用校內(nèi)培訓(xùn)、外出培訓(xùn)等多種方式，給辦公人員提供更多的平臺(tái)和環(huán)境，使其了解更多的辦公管理知識(shí)，拓寬他們的思想或理念，促進(jìn)他們?cè)趯?shí)際工作中的技術(shù)提高，以共同實(shí)現(xiàn)辦公管理的自動(dòng)化。只有有了高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，才能使得事半功倍，有效地完成辦公室管理工作。

綜上所述，高校作為一個(gè)特殊的群體，有著需要配合其穩(wěn)健發(fā)展的辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)。在現(xiàn)階段辦公室管理上仍存在一些亟待解決的問題，那么我們需要認(rèn)真地剖析，發(fā)現(xiàn)了其問題的所在，挖其根源，究其原因，并及時(shí)地改正，這樣才能促成有效的工作效率，以確保高校整體建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（作者單位：鞍山師范學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院）