對(duì)高校教學(xué)檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

對(duì)高校而言，教學(xué)檔案是珍貴的，因?yàn)樗怯涗涋k學(xué)過(guò)程中整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的載體，也是高校檔案管理中的核心，它是衡量一所高校教學(xué)管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。所以，檔案收集工作是高校的教學(xué)檔案管理中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，是影響整個(gè)教學(xué)檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。當(dāng)前，在各高校如火如荼進(jìn)行的本科教育審核評(píng)估中，教學(xué)管理工作的評(píng)估指標(biāo)體系里對(duì)教學(xué)檔案提出了很高的要求，教學(xué)檔案材料也成為了支撐和展示高校辦學(xué)活動(dòng)中的材料，因此如何保證教學(xué)檔案材料收集的質(zhì)量和水平十分值得思考。

1、教學(xué)檔案管理收集難度大教學(xué)檔案是日常教學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)行為的原始記載材料，例如實(shí)踐教學(xué)材料、課堂教學(xué)材料、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行、實(shí)驗(yàn)室管理、教學(xué)進(jìn)度記錄、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)監(jiān)督等材料，而教學(xué)檔案的多樣性就代表著歸檔時(shí)間的不同，有些檔案材料使用的是自然年度，而有些檔案材料又使用學(xué)年度，這就意味著教學(xué)檔案的種類繁瑣，范圍廣泛，而且在工作中產(chǎn)生的大部分原始材料都分散著在不同的老師手中保管，加上材料歸口的復(fù)雜性也就加大了檔案材料收集的難度。

通常而言，高校二級(jí)系院的檔案管理人員往往由教學(xué)秘書或者其他兼職老師擔(dān)任，教學(xué)秘書的日常工作都比較瑣碎，工作繁忙，對(duì)教學(xué)檔案收集的重視度相比起其他工作就顯得不突出，更很少有精力去整理完善繁瑣的教學(xué)檔案歸檔事宜，如此一來(lái)就也容易造成教學(xué)檔案收集的拖沓。

2、教學(xué)檔案收集重視不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，教師、領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)教學(xué)檔案工作沒(méi)有引起高度的重視，教學(xué)檔案又有著一個(gè)長(zhǎng)期性的形成收集過(guò)程，通常是到迎檢需要檔案時(shí)才意識(shí)到教學(xué)檔案的重要性，卻為時(shí)已晚。加之，教師對(duì)教學(xué)檔案的日常收集的意識(shí)不到位，認(rèn)識(shí)度不高，往往認(rèn)為只有科研檔案材料才需要保管，因?yàn)榕c自身科研獎(jiǎng)勵(lì)是密切相關(guān)的，其他教學(xué)材料就不需要收集存檔。同時(shí)部分二級(jí)系院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案管理工作長(zhǎng)期處于放羊狀態(tài)，加之教學(xué)秘書的工作繁重，導(dǎo)致檔案收集歸檔并不順利。

在二級(jí)系院，通常由教學(xué)秘書或者由其他兼職老師擔(dān)任檔案員，絕大部分是并不擁有檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科背景，這從結(jié)構(gòu)上就決定了檔案管理人員的專業(yè)性不足。對(duì)于教學(xué)檔案管理而言，不僅需要一支穩(wěn)定的隊(duì)伍，更需要一支擁有專業(yè)技能的隊(duì)伍。一般而言，教學(xué)檔案涉及到上交學(xué)校存檔和二級(jí)系院自己存檔兩部分，但通常對(duì)上交材料，二級(jí)系院的檔案管理員往往因?yàn)榻虒W(xué)工作繁忙，對(duì)工作缺乏主動(dòng)性，總是等待學(xué)校上級(jí)通知，具有很大部分的臨時(shí)性和被動(dòng)性。而對(duì)于二級(jí)系院收集的存檔材料，往往是全部堆入檔案室，極少進(jìn)行系統(tǒng)、分門別類的存檔，檔案室的條件有限極易造成檔案的破損，降低了檔案的后續(xù)利用率。

鑒于以上所述的問(wèn)題，對(duì)此就需要實(shí)施一些措施來(lái)重視和加強(qiáng)檔案收集工作。

3、提高對(duì)教學(xué)檔案收集的重視意識(shí)

一直以來(lái)，對(duì)于教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)都不重視，對(duì)教學(xué)檔案收集要求不明確，對(duì)教學(xué)檔案的收集重要性被忽略。部分教師對(duì)教學(xué)檔案存檔的界定不清楚，簡(jiǎn)單地認(rèn)為完成了日常教學(xué)過(guò)程就行了，不需要對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)整理歸檔；還有部分教師認(rèn)為，教學(xué)檔案利用率不高，使用效果不明顯，因此對(duì)教學(xué)檔案歸檔顯得十分拖沓。為什么教學(xué)檔案收集難？主要是思想上對(duì)這項(xiàng)工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。因此，首先要提高從上到下對(duì)教學(xué)檔案收集的重視程度，樹立正確的檔案觀念，充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在學(xué)校辦學(xué)歷史上的重要性；加大對(duì)檔案收集工作的宣傳力度，利用多種渠道展示通過(guò)積累檔案資料而產(chǎn)生的各類效益，使得教職工明白檔案的重要性，從而提高對(duì)檔案收集的認(rèn)同感。

4、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

教學(xué)檔案管理員是直接接觸檔案收集工作的人員，這支檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響到檔案收集工作的水平。所以，提高教學(xué)檔案員的責(zé)任感和使命感顯得尤為重要。讓每個(gè)從事檔案工作的人員熱愛檔案收集工作，做到愛崗敬業(yè)，發(fā)自內(nèi)心的把檔案收集工作放在心上，及時(shí)與各檔案歸口的老師聯(lián)系，主動(dòng)將教學(xué)檔案歸檔，做好相關(guān)檔案記載，避免重要材料丟失或者重要檔案沒(méi)能及時(shí)保留而造成的嚴(yán)重后果。同時(shí)提高對(duì)檔案管理人員的關(guān)心，了解工作中遇到的困難，幫助他們解決困難，特別是職稱評(píng)定難的問(wèn)題。對(duì)檔案管理人員可以采取多種方式對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，比如外出培訓(xùn)、邀請(qǐng)檔案館業(yè)務(wù)能手舉辦講座、舉辦技能大賽等形式。讓檔案管理人員能夠在工作中樹立鑒別檔案價(jià)值的能力。當(dāng)前正處于大數(shù)據(jù)的發(fā)展時(shí)期，很多高校都在大力推廣大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以將檔案收集工作逐步推進(jìn)無(wú)紙化管理，這就要求管理人員具有熟練的電腦操作技能，通過(guò)開展計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能。

5、建立檔案收集的長(zhǎng)效機(jī)制

高等學(xué)校的教學(xué)檔案工作因涉及的部門繁雜，根據(jù)業(yè)務(wù)歸屬，二級(jí)系院的檔案室是學(xué)校檔案室的分支，而教務(wù)處又分管著教學(xué)工作，教學(xué)檔案的產(chǎn)生很大程度上與教務(wù)處相關(guān)，但是在實(shí)際工作中的行政劃分，二級(jí)系院的檔案室和二級(jí)系院的管理人員又直接歸屬于二級(jí)系院的管理范疇，這就意味著二級(jí)系院的檔案室具有雙重屬性，因此在二級(jí)系院檔案管理制度的制定上，應(yīng)該結(jié)合其特性，征集各方意見，制