高校教務(wù)秘書的能力培養(yǎng)探究

高等教育作為培養(yǎng)社會(huì)發(fā)展所必要人才的基礎(chǔ)途徑之一，高校承擔(dān)著高等教育的實(shí)施。在高校之中，培養(yǎng)人才不僅僅需要有穩(wěn)定的學(xué)習(xí)場(chǎng)所與優(yōu)秀的教師傳播知識(shí)，更需要有序的教務(wù)管理保障課程的順利開展。高等教育普及化的教育目標(biāo)下，高校擴(kuò)招、學(xué)生人數(shù)日益增多，要保證教學(xué)能夠順利開展，相應(yīng)的任課教師與相關(guān)課程也呈現(xiàn)出同比增長(zhǎng)，這對(duì)高校教務(wù)管理工作提出越來(lái)越高的要求。教務(wù)秘書作為承擔(dān)高校教務(wù)管理工作的最基層人員，其能力素質(zhì)的高低決定著高校教務(wù)管理工作能否順利開展。但是實(shí)際上，不少高校的教務(wù)秘書在教務(wù)管理工作中卻存在著不少問(wèn)題，對(duì)教務(wù)秘書工作的認(rèn)知不足與能力欠缺，造成高校教務(wù)秘書在教務(wù)管理中沒有發(fā)揮出相應(yīng)的作用，影響著院系的教務(wù)工作。作為教務(wù)秘書，銜接著學(xué)校、教師與學(xué)生三者之間的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)要重視自身能力的培養(yǎng)，保障學(xué)校教學(xué)工作的順利開展。

一、高校教務(wù)秘書的工作職責(zé)

（一）課程教學(xué)管理

在高校教務(wù)管理當(dāng)中，教學(xué)計(jì)劃的制定關(guān)乎下一學(xué)期的課堂教學(xué)任務(wù)能否順利地開展。教務(wù)秘書要全面地統(tǒng)籌院系的相關(guān)課程，合理地安排院系內(nèi)各個(gè)教研室的教師進(jìn)行排課，做到時(shí)間安排合理，課時(shí)分布合理，合理地安排雙肩挑教師的課時(shí)安排，保障教學(xué)科研工作兩不誤。而這都離不開教務(wù)秘書要熟知所在院系的課程安排與教師情況，以制定合理高效的教學(xué)計(jì)劃安排。而在學(xué)期之中，教務(wù)秘書還需要對(duì)課程的突發(fā)狀況進(jìn)行管理，如臨時(shí)調(diào)停課、課程調(diào)節(jié)等等。

（二）學(xué)生學(xué)籍管理

高校的任務(wù)是培養(yǎng)人才，需要為每一位學(xué)生都建立起相應(yīng)的學(xué)籍檔案，讓學(xué)生的相關(guān)資料有據(jù)可查。而高校的任務(wù)是培養(yǎng)人才，但并非所有的學(xué)生都能夠順利完成學(xué)業(yè)按時(shí)畢業(yè)，教務(wù)秘書需要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理，對(duì)于不能夠按時(shí)完成學(xué)業(yè)的學(xué)生對(duì)其學(xué)籍進(jìn)行跟進(jìn)，審核其畢業(yè)資格，確保按照學(xué)校的相關(guān)教務(wù)規(guī)定，公平對(duì)待每一位學(xué)生。

（三）成績(jī)學(xué)分管理

學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間，每一個(gè)學(xué)期都需要進(jìn)行期末考試以考量課程的掌握情況，學(xué)校根據(jù)其成績(jī)給予相應(yīng)績(jī)點(diǎn)，以考核所培養(yǎng)的學(xué)生能否順利完成學(xué)業(yè)。教務(wù)秘書需要對(duì)院系所有學(xué)生的課程成績(jī)進(jìn)行管理，換算學(xué)生獲得的學(xué)分。對(duì)于一些實(shí)行學(xué)分制的高校而言，教務(wù)秘書的工作顯得更加重要，只有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)分管理制度，才能保障每一位學(xué)生的學(xué)分都有據(jù)可查。

（四）考試監(jiān)考安排

正如成績(jī)學(xué)分的管理對(duì)于學(xué)生非常重要，考量學(xué)生能否獲得學(xué)分的考試也是教務(wù)秘書份內(nèi)的工作職責(zé)，教務(wù)秘書需要根據(jù)所有班級(jí)的課程時(shí)間進(jìn)行整個(gè)院系的考試時(shí)間安排，統(tǒng)籌期末考試試卷的收集與膠印，安排相關(guān)教師進(jìn)行監(jiān)考。對(duì)于公共課程，教務(wù)秘書還需要與其他院系教務(wù)秘書進(jìn)行協(xié)商，共同開展考試與監(jiān)考工作，保障期末考試工作的順利開展。

作為承擔(dān)院系教務(wù)管理工作的教務(wù)秘書，其工作繁瑣多樣，工作內(nèi)容與職責(zé)遠(yuǎn)不是以上四個(gè)方面的內(nèi)容可以概括的，如與學(xué)生口共同開展實(shí)習(xí)教學(xué)、教學(xué)資料的收集、論文答辯工作的開展等等諸多雜項(xiàng)，可以說(shuō)，作為教務(wù)秘書其絕對(duì)的工作職責(zé)只有一個(gè)：保障教務(wù)管理順利開展。

二、高校教務(wù)秘書存在的問(wèn)題

（一）知識(shí)結(jié)構(gòu)不全面

高校教務(wù)秘書是一項(xiàng)具有繁雜內(nèi)容的工作，工作涉及高校教務(wù)的方方面面。教務(wù)秘書在工作中需要有復(fù)合的知識(shí)結(jié)構(gòu)，如在新媒體環(huán)境下，高校教務(wù)管理已經(jīng)逐步系統(tǒng)化，選課、學(xué)分、考試都需要進(jìn)行程序化的管理。面對(duì)諸多系統(tǒng)管理，教務(wù)秘書需要具備有一定的統(tǒng)籌管理知識(shí)，協(xié)調(diào)好學(xué)生、教師之間的關(guān)系，合理安排教師上課與監(jiān)考等工作。因此，教務(wù)秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要更加全面。而目前，不少教務(wù)秘書由于自身并不具備教務(wù)管理專業(yè)知識(shí)，教務(wù)管理知識(shí)結(jié)構(gòu)多是在工作積累，就這造成教務(wù)管理工作水平不高，影響高校院系教務(wù)管理的開展。

（二）綜合能力不強(qiáng)

由于高校教務(wù)秘書工作具有復(fù)合型的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)其綜合工作能力提出了更高的要求，但是大部分的教務(wù)秘書工作中卻是表現(xiàn)出綜合能力不強(qiáng)的問(wèn)題。教務(wù)秘書除了需要有基本的管理能力之外，還需要有較強(qiáng)的溝通能力，連接學(xué)校教務(wù)處、教師與學(xué)生三者；需要有文書表達(dá)能力，撰寫相關(guān)教務(wù)材料；要有分析決策能力，對(duì)相關(guān)課程、考試成績(jī)等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以便院系、學(xué)校作出更好的決策。在這一點(diǎn)上，大部分的教務(wù)秘書都沒有相應(yīng)的綜合素質(zhì)以應(yīng)付日益提升的教務(wù)管理要求。

（三）服務(wù)意識(shí)不高

高校教務(wù)秘書作為教務(wù)管理人員，但其工作本質(zhì)仍然是教務(wù)服務(wù)人員，核心是向教師、學(xué)生提供服務(wù)，將教務(wù)管理運(yùn)用于服務(wù)當(dāng)中，從而提升教學(xué)管理的質(zhì)量。這就要求教務(wù)秘書要充分利用學(xué)校資源，盡可能地滿足院系教師與學(xué)生的教務(wù)需求。但是，事實(shí)上不少教務(wù)秘書并沒有將自己的工作定位為服務(wù)型工作，在工作面對(duì)學(xué)生時(shí)候態(tài)度高高在上，面對(duì)教師的時(shí)候不能盡可能滿足教師的教務(wù)管理需求，自我的工作服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于教務(wù)管理的工作產(chǎn)生倦怠感，工作中被動(dòng)應(yīng)付，遇事毛躁，甚至與教師學(xué)生發(fā)生矛盾沖突。

三、高校教務(wù)秘書的能力培養(yǎng)

（一）培養(yǎng)綜合管理能力

高校教務(wù)秘書的工作是具有復(fù)合性的，因此要提升教務(wù)秘書的工作能力，首先便要培養(yǎng)其綜合管理能力。在知識(shí)結(jié)構(gòu)上，教務(wù)秘書要注重對(duì)于各種知識(shí)技能的綜合運(yùn)用，從計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，如辦公軟件的運(yùn)用，各類教務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)用，教務(wù)秘書需要不斷地學(xué)習(xí)進(jìn)取，及時(shí)掌握提升辦公能力。另外，教務(wù)秘書還要學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，在統(tǒng)籌安排課程、選課、考試的時(shí)候，做到管理有致，提升學(xué)校、院系的教務(wù)管理效率。

（二）培養(yǎng)協(xié)調(diào)能力

高校教務(wù)秘書工作核心在于連接學(xué)校、教師與學(xué)生，具有溝通三者，協(xié)調(diào)三者之間工作與需求的作用。這就要求教務(wù)秘書必須要有一定的溝通協(xié)調(diào)能力。教師作為工作資源，具有較高的自主性，在學(xué)校層面對(duì)于教師的工作安排上除了常規(guī)的教學(xué)任務(wù)與科研任務(wù)外，還有一些相當(dāng)較為繁雜的任務(wù)，如監(jiān)考、開會(huì)等等，這就需要教務(wù)秘書要溝通協(xié)調(diào)好教師與學(xué)校的關(guān)系，管理教師完成學(xué)校布置的工作任務(wù)。而對(duì)于學(xué)生，教務(wù)秘書需要與學(xué)生管理口進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)學(xué)生的實(shí)習(xí)、論文等工作進(jìn)行安排。要做好教務(wù)秘書的工作，就需要加強(qiáng)對(duì)于自身溝通協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)。

（三）培養(yǎng)創(chuàng)新能力

伴隨著高校教務(wù)管理的要求不斷提升，對(duì)于教務(wù)秘書的工作要求也在不斷提升。優(yōu)秀的教務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)要確保教務(wù)管理工作順利開展的前提下，加強(qiáng)對(duì)于自身創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，一是創(chuàng)新自身的教務(wù)管理理念，為教師學(xué)生提供人性化的教務(wù)服務(wù)工作；二是創(chuàng)新教務(wù)管理的方法，在高校學(xué)生擴(kuò)招教師人數(shù)擴(kuò)充的情況下，教務(wù)秘書要?jiǎng)?chuàng)新自身的教務(wù)管理方法，以更高效率地完成教務(wù)管理工作。

（四）培養(yǎng)科研能力

教務(wù)秘書作為復(fù)合型人才，面對(duì)著繁雜的工作，往往就會(huì)陷入到工作的泥沼中而忽略對(duì)于自身科研水平的提升。而科研能力不僅僅是專業(yè)教師所要承擔(dān)的任務(wù)，教務(wù)秘書培養(yǎng)自身的科研能力也是對(duì)于自我工作能力提升的督促。因此，作為教務(wù)秘書要培養(yǎng)自身的科研能力，以科研來(lái)促進(jìn)自身綜合能力的提升，實(shí)現(xiàn)自身綜合業(yè)務(wù)水平的提升。

高校教務(wù)秘書的工作事關(guān)高校教務(wù)管理工作的提升，作為教務(wù)秘書不僅僅要理清自我的工作職責(zé)，直面在教務(wù)管理工作中存在的問(wèn)題，注重自身的能力的培養(yǎng)，只有這樣才能夠真正地促進(jìn)高校教務(wù)管理工作的發(fā)展。

（作者單位：廣東金融學(xué)院肇慶校區(qū)）