檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包的風險及防范措施

一、前言

數(shù)字檔案館建設重點就是館藏紙質檔案的數(shù)值化加工，需要有較高科技的信息技術為基礎，當前，檔案管理人員的計算機信息知識和技術比較欠缺，檔案數(shù)字化進程受到一定影響，因此有些檔案部門把數(shù)字化加工業(yè)務外包給專門從事這項工作的公司。這些公司主要從事檔案數(shù)字化的前期工作，他們在數(shù)字化加工方面比較專業(yè)，并且效率比較高，涉及的數(shù)字化業(yè)務內容比較全面，能夠勝任檔案數(shù)字化加工工作。檔案管理部門充分利用這種檔案數(shù)字化外包模式，大大提高了檔案數(shù)字化加工的效率。

二、檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包服務的優(yōu)勢

1.檔案數(shù)字化加工外包能夠節(jié)約數(shù)字檔案館建設成本及時間。檔案數(shù)字化加工工作需要比較先進的計算機設備，能夠高速掃描和錄入紙質檔案信息，同時檔案數(shù)字化轉換工作人員具備一定的計算機相關知識和豐富的專業(yè)工作經驗，以及他們在日常工作中所形成的團隊精神，所以外包公司的檔案數(shù)字化速度較快，在短時間內可以完成大量的數(shù)字化轉換工作。

2.檔案數(shù)字化加工外包能夠提供專業(yè)數(shù)字化加工服務。檔案管理部門選擇檔案數(shù)字化加工外包模式，能夠吸收檔案數(shù)字化加工專業(yè)服務公司的技術優(yōu)勢和豐富的經驗，能夠學習先進公司的檔案數(shù)字化工作制度，還會獲得檔案數(shù)字化加工專業(yè)管理軟件，能夠將以前檔案數(shù)字化加工數(shù)據庫有效的繼續(xù)延續(xù)下去，形成更豐富的館藏數(shù)字檔案數(shù)據庫。

三、檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包服務的風險

1.數(shù)字化加工外包業(yè)務中檔案的保密風險。眾所周知，檔案管理部門存有大量的涉密文件和需要保密的檔案資料，這些檔案資料在它的保密期限內是不能夠被隨便外借的。因此在檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包服務時，必須保障涉密檔案不會外泄，不能一味追求檔案數(shù)字化加工高效快速而不顧檔案的保密要求，這樣有可能會出現(xiàn)檔案的失泄密問題。

2.數(shù)字化加工外包業(yè)務中檔案的質量風險。承包檔案數(shù)字化加工的公司雖然有先進的計算機管理技術，但他們不熟悉檔案的歸檔、立卷和整理等業(yè)務，如果檔案管理部門和外包公司缺少溝通，就會影響檔案數(shù)字化加工的質量。

四、檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包服務的風險防范措施

1.實行公開招投標，選擇專業(yè)和有保密資質的外包公司。檔案管理部門在檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包的前期，應該充分調研檔案數(shù)字化加工相關工作，前往全國先進地區(qū)了解檔案數(shù)字化建設和數(shù)字檔案館建設的相關工作，吸取好的經驗，針對本地檔案管理工作實際，制定出詳細的招標書，送招投標管理部門，嚴格執(zhí)行政府對檔案數(shù)字化建設的相關法律法規(guī)。在順利完成數(shù)字化招投標工作后，應該和中標企業(yè)全面溝通檔案數(shù)字化工作如何開展等事宜，保證達到檔案加工業(yè)務外包業(yè)務的最終目標。

2.重點審核保密資質，加強檔案數(shù)字化加工業(yè)務的管理工作。具有保密資質的承包公司是檔案信息化加工業(yè)務外包的前提，只有具備保密資質才能有效防止檔案在數(shù)字化轉換過程中失泄密。加強與承包公司的溝通和交流，定期不定期的召開推進會，就檔案數(shù)字化加工進度和計劃開展研討，確保檔案數(shù)字化轉換工作按期完成。

3.學習檔案數(shù)字化加工技術，加強檔案管理部門的實踐能力。檔案數(shù)字化加工業(yè)務的外包畢竟是迅速提高館藏檔案數(shù)字化加工的應急手段，長遠來看，檔案管理部門只有自己培養(yǎng)這方面的技術人員才能適應檔案管理工作未來的發(fā)展。要增加檔案管理部門工作人員的學習培訓次數(shù)，打造一支能夠勝任未來檔案數(shù)字化加工發(fā)展的專業(yè)技術隊伍。

4.爭取檔案數(shù)字化加工經費，大力投入檔案數(shù)字化加工設備。想要發(fā)展自身的檔案數(shù)字化建設，數(shù)字化加工基礎設施和設備建設是必不可少的，檔案管理部門應該積極爭取檔案數(shù)字化加工的相關經費，大力開展基礎設施建設，開辟檔案數(shù)字化轉換的場所，根據檔案數(shù)字化建設的要求，配置一批能夠適應未來檔案管理工作的檔案數(shù)字化加工的設備，通過專業(yè)知識的業(yè)務骨干傳授經驗，使更多的檔案管理工作人員了解熟悉檔案數(shù)字化加工工作，最后形成一個有設備、有技術、有人員的檔案數(shù)字化建設團隊。

五、結語

綜上所述，檔案數(shù)字化加工業(yè)務的外包給現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設帶來新機遇和新挑戰(zhàn)，檔案管理部門要在確保檔案的絕對保密的前提下開展檔案數(shù)字化外包業(yè)務，提前預料和解決檔案數(shù)字化加工業(yè)務外包中可能產生的困難和問題，確保建成高效、便捷、安全的數(shù)字檔案館，發(fā)揮檔案的存憑留史、資政育人、為民服務的作用。

（作者單位：湖北交通職業(yè)技術學院）