試論圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流的轉化

物質(zhì)流向信息流轉化是一個生態(tài)流的過程，圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉化有它的有利條件，我們可以利用這些條件，結合圖書館館藏、讀者利用需求反饋、圖書館采購自動化管理系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流的轉化。

1前言

物質(zhì)流是指物質(zhì)之間的相互轉換、傳遞及轉化的過程，物質(zhì)流是循環(huán)的。信息流是指存在于我們身邊的電磁信號以及我們對于人類知識文明的繼承、發(fā)散及流傳，信息是雙向傳遞的。圖書資料采購管理系統(tǒng)功能是通過物質(zhì)流和信息流來完成的“生態(tài)流”，以物質(zhì)循環(huán)、人力作用和信息傳遞的運行方式和過程，推動整個圖書館“生態(tài)系統(tǒng)”的正常運轉、服務功能的有效發(fā)揮。

2圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉化的有利條件

2.1協(xié)調(diào)采購解決供需關系的矛盾

解決供需矛盾的關鍵是協(xié)調(diào)采購方案的實施，它可以解決購買重復、經(jīng)費短缺與用戶矛盾。隨著信息技術飛速發(fā)展和不斷改善，網(wǎng)上采集已成為圖書采選的一種發(fā)展趨勢。具備一定實力的大型出版社和圖書供貨商都設有自己的網(wǎng)站；中國圖書進出口總公司的中國海外圖書選書系統(tǒng)、“在線選購”服務等。

2.2疏通信息傳遞渠道調(diào)和各種關系，開展正常活動

在圖書館中，由于物質(zhì)流和信息流的存在，使圖書資料、館員與讀者之間的關系錯綜復雜，形成了一條價值鏈并導致其在價格鏈上的溝通。通過疏通信息傳遞渠道，一是能夠調(diào)和圖書館各部門之間、圖書館與資源之間、讀者與館員之間、資源與讀者之間的關系。二是能夠保證讀者對圖書館環(huán)境的識別、資源的獲取和利用等活動將能夠正常進行。三是網(wǎng)上書店提供的網(wǎng)絡書評對圖書館采購意圖產(chǎn)生重大影響，對圖書館館藏發(fā)展與圖書流通推廣有所幫助。

3圖書資料采選“生態(tài)信息流”

圖書資料采選信息包括讀者需求信息、館藏信息和客戶（經(jīng)銷商、出版商）信息。圖書資料的采選是基于讀者需求的采選，而讀者的需求其有效性取決于兩個方面：一是館藏文獻資料信息；二是圖書館的財力。需求信息與館藏信息相匹配，決定了“購買意愿”。意愿變?yōu)檎鎸嵭袨?，還需要與客戶信息進行匹配，確定“向誰購買”。

現(xiàn)代圖書館圖書資料采選的業(yè)務流程發(fā)展在各個層次、各個環(huán)節(jié)上都要恰當運用信息化技術，使得圖書采購供應鏈更加緊湊高效，使圖書館對圖書市場反應更加機敏，根據(jù)讀者需求和反饋情況提供圖書新書目和開展采購優(yōu)質(zhì)服務，發(fā)揮現(xiàn)代物質(zhì)流中信息資源共建共享作用。

4圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉化的階段

4.1館藏現(xiàn)狀了解及讀者需求反饋分析階段

圖書館與讀者密切關系的發(fā)生，多源自于圖書館的藏書及其流通行為，如何根據(jù)館藏現(xiàn)狀和讀者需求情況制定采購策略，確保圖書館服務品質(zhì)的提升，實現(xiàn)由物質(zhì)流向信息流的轉化是圖書館信息化管理的重要課題。

讀者參與反饋對圖書資料選購和重購意愿具有顯著影響，基于讀者反饋而有針對性地與讀者進行后續(xù)溝通尤為必要。

4.2圖書資料采選自動化管理系統(tǒng)的整合階段

圖書資料采選自動化管理系統(tǒng)的建立是采用計算機技術，建立和維護采訪文件及相應索引、訂購與訂購審校、訂購前書目查重、建立和維護國際交換文件、自動打印訂單和個別登記記帳等。通過整合圖書資料采選自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了圖書采購的集成化管理，將原來許多分離的工作在功能上進行合并和重組，既改進了工作程序，又提高了工作效率。

4.3圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉換階段

圖書資料采選物質(zhì)流向信息流轉化過程即是以圖書采購為原點，向內(nèi)、向外輻射的過程。

向內(nèi)輻射，如圖書館館舍設計、館藏結構需求與分配（查重查復）、藏書結構調(diào)整與優(yōu)化、讀者需求調(diào)查、讀者意見反饋、讀者滿足率、館員專業(yè)技能、圖書采購計劃與策略等等。向外輻射，通過網(wǎng)絡獲取大量的最新圖書的出版信息，現(xiàn)代化的高效采購方法能將采訪人員從低效狀態(tài)中解放出來，使他們能將更多的精力放在了解、獲取和掌握文獻出版情況，了解讀者對文獻的需求上，圖書館采訪部門也因此能減輕大量選書和重復訂購的負擔。

4.4信息流明晰化處理過程

在圖書資料采選信息流明晰處理過程中，存在幾種基本信息流向，即需求信息流、館藏信息流和客戶信息流。也存在一些節(jié)點，通過較高的品種滿足率、到貨準確率以及個性化的加工服務構建了供需信息對稱、圖書配送準確迅速、售后服務保障有力的營銷業(yè)務體系，形成了流程的本質(zhì)內(nèi)容。通過將其直觀化，可以使圖書資料采選流程的各個知識節(jié)點明晰化。

首先，需求信息流應與館藏信息流相匹配，建立良好適度的圖書館藏結構，保證圖書采購“生態(tài)活動”的正常進行；其次，館藏信息流應與客戶信息流相匹配，將圖書資料采選信息流動的路徑、知識處理點和存儲點從圖書館的業(yè)務流程中抽取出來，使圖書資料采選更加便利；第三，是實現(xiàn)合作伙伴之間的信息雙向流動，有效地解決每一個合作伙伴的需求和滿意度。

現(xiàn)代圖書館圖書資料采選的業(yè)務流程發(fā)展將最新圖書信息在出版社、新華書店、圖書館采訪人員與讀者之間傳遞，使得圖書采購供應鏈更加緊湊高效，使圖書館對圖書市場反應更加機敏，根據(jù)讀者需求和反饋情況提供圖書新書目和開展采購優(yōu)質(zhì)服務，發(fā)揮現(xiàn)代物質(zhì)流中信息資源共建共享作用。

（作者單位：湖南鐵路科技職業(yè)技術學院）