信息化管理在辦公室管理工作中的應用

相對于傳統(tǒng)的管理手段來說，信息化的管理能夠?qū)崿F(xiàn)工作效率的飛速提升，轉(zhuǎn)變企業(yè)辦公室管理的模式，實現(xiàn)辦公室管理手段的更新。

一、辦公室信息化管理的優(yōu)勢

相對于傳統(tǒng)的辦公室管理來說，信息化的管理具有較多的優(yōu)勢，具體來說主要是體現(xiàn)在以下兩個方面：

一方面，信息化的管理模式能夠優(yōu)化辦公室管理的路徑，實現(xiàn)辦公室管理效率的提升。具體來說，信息化的管理模式是借助于計算機以及相應的軟件實現(xiàn)，辦公效率和辦公質(zhì)量能夠在較大程度上提升。由于傳統(tǒng)的辦公室管理多是借助于紙質(zhì)信息傳遞和人工傳遞的方式，在信息的整理以及資源的整合方面效率相對較低。而使用了信息化化的辦公軟件能夠?qū)崿F(xiàn)信息在最快的時間內(nèi)有效的傳遞，增加了辦公室信息處理和傳遞的時間。

另一方面，信息化的管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室信息安全的保存、整理和傳遞。企業(yè)的信息安全對于企業(yè)在市場中的競爭來說意義重大，甚至是可以決定著企業(yè)在競爭中的成敗。相對于傳統(tǒng)的信息傳遞過程，人為因素的影響導致信息傳遞過程中存在較多信息失真的問題，而借助于信息化的管理方式，能夠大大的減少由于人為因素造成的信息失真和信息紊亂。再加上各個辦公室的信息都是相對獨立，在信息化管理的過程中都是存在各自不同的信息代碼，能夠在更大程度上保證信息的安全。

二、信息化管理在辦公室管理中的應用

信息化管理模式不是一個簡單的口號，而是可以實際的應用于辦公室管理中，真正的在管理實踐中發(fā)揮相應的作用。

（一）信息化管理在辦公室文件管理中的應用

辦公室最為重要的一個作用，就是對文件的收發(fā)、歸檔、處置等，在傳統(tǒng)的管理方法中，主要是將紙質(zhì)版的文件的收發(fā)、存檔等，在文件處理的過程中，由于涉及到的部門較多，領(lǐng)導層的變動等，紙質(zhì)版的文件不僅是數(shù)量眾多，還存在歸檔上的復雜。而使用信息化的管理模式，能夠在更小的空間內(nèi)實現(xiàn)更多信息內(nèi)容的歸檔，并且可以借助于相應的數(shù)據(jù)庫軟件，將各個信息文件進行編碼，在應用的過程中，只需要將其所屬的類別和其相應的文件名輸入，就可以完整的調(diào)出需要使用的文件，更加的靈活和便捷。值得注意的一點是，在文件歸檔的過程中，錄入的人員需要盡可能將錄入標題明確，否則在后期查詢的過程中，也是會出現(xiàn)一定的問題。

另外，電子檔案的建立還可以將辦公室的部分員工從繁重的體力勞動中解脫出來，不必將較多的紙質(zhì)文件進行手動整理，并且由于建立起來了電子檔案庫，還可以在更大、更廣的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息的共享，這在較大的程度上提升了辦公室工作的效率。

（二）信息化管理在辦公室日常行政事務中的應用

辦公室不僅是一個信息處理中轉(zhuǎn)的地方，還是一個處理企業(yè)日常行政事務的場所，在日常的工作中，不僅是要處理來自企業(yè)各個部門的信息，還要處理企業(yè)的各個部門之間的行政事務。采用信息化的管理模式，能夠?qū)⒁恍﹤鹘y(tǒng)的業(yè)務進行電子化處理，在各個高校、企業(yè)都是有著自己的行政管理系統(tǒng)，企業(yè)的員工，高校的教師都可以在各個地方登陸進入系統(tǒng)，收取相應的電子文件，提交相應的申請和遞交相應的材料，避免了傳統(tǒng)辦公室管理中員工需要東奔西走的方式，大大的降低了不必要的人力浪費，還可以降低企業(yè)辦公室的行政人員支出，對于企業(yè)來說，應用信息化的管理方式不僅是提升了企業(yè)的管理效率，還大大的節(jié)約了企業(yè)的管理成本，對于企業(yè)的未來發(fā)展來說，無疑是一種最好的選擇。

不僅如此，信息化的管理方式在辦公室管理中的應用還有很多方面，像是幫助企業(yè)獲取更多的國家政策，追蹤行業(yè)內(nèi)發(fā)生的巨大變化，以及向外界宣傳企業(yè)的形象等等，這些功能都可以借助于信息化的管理方式實現(xiàn)。相較于傳統(tǒng)的管理模式來說，辦公室信息化的管理模式存在更多的優(yōu)勢，更具有安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的員工隊伍的優(yōu)化，對于企業(yè)的發(fā)展具有較多的益處。

三、結(jié)語

當前，信息化的管理模式也正處于一種不斷更新的過程中，在企業(yè)辦公室管理的過程中應用信息化的管理模式，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定出更符合企業(yè)發(fā)展的管理模式。同樣，信息化管理的模式不僅是能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)工作效率的提升，還能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理成本的降低，但是，這個過程并不是一蹴而就的，而是需要企業(yè)在未來發(fā)展的過程中，給與信息化管理應有的重視，不斷提升自身信息化管理的水平。（作者單位為重慶原鄉(xiāng)天頤置業(yè)有限公司）