檔案管理存在的一些問(wèn)題和建議

隨著科學(xué)領(lǐng)域規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理已經(jīng)逐漸走上了規(guī)?；?，作為許多單位基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，當(dāng)檔案管理工作已經(jīng)受到了主管部門、本單位以及社會(huì)上的廣泛關(guān)注。做好檔案管理工作，能夠給學(xué)校的日常管理工作帶來(lái)極大的方便。但是目前我國(guó)現(xiàn)今的檔案管理工作仍然存在著一定的問(wèn)題，因此，下文將就著一些問(wèn)題進(jìn)行分析。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對(duì)檔案管理工作的不重視

也許是因?yàn)轶w制或是其他的原因，檔案管理在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)都不被人重視。上至主管部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下至主持檔案管理工作的從業(yè)人員，都認(rèn)為檔案管理不過(guò)是“抄抄寫寫，做好管理工作即可”，同時(shí)做好保密等工作，不外泄，就是檔案管理工作的最高層次。這樣的思想一方面是由于檔案管理人員的思想水平不高所導(dǎo)致的，另一方面是由于檔案管理工作不能給單位創(chuàng)造明顯的、大量的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致了單位內(nèi)形成了一種“自頂向下”的輕視檔案管理工作的思想。但是隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨以及檔案管理工作的發(fā)展需要，這樣的工作思想已經(jīng)嚴(yán)重不能適應(yīng)當(dāng)前的需要。

（二）檔案管理工作的硬件設(shè)施不健全

在上世紀(jì)的信息技術(shù)剛出現(xiàn)時(shí)，便有人預(yù)測(cè)今后的世界是一個(gè)信息化的世界，是一個(gè)信息量巨大的時(shí)代。檔案管理的主要工作是將許許多多的檔案信息進(jìn)行匯總、編輯以及整理，最終形成有層次的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)嚴(yán)重不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)如此巨大的工作量的符合，然而信息技術(shù)的出現(xiàn)恰恰彌補(bǔ)了這一缺點(diǎn)。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是許多單位缺少檔案管理工作的硬件設(shè)施，而且沒(méi)有足夠的資金以及技術(shù)來(lái)發(fā)展這些硬件設(shè)施，甚至一些單位采用最原始的方法來(lái)收集、整理信息，這樣的做法一方面可能在收集整理信息的過(guò)程中出現(xiàn)偏差，另一方面可能會(huì)嚴(yán)重拖慢信息采集的速度與質(zhì)量。而且一些單位甚至沒(méi)有專門的檔案管理室，即使有，檔案管理室的基本硬件條件都很差，甚至不具備基本的防潮、防火等“六防”條件。

（三）檔案管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高

在分析了許多單位的檔案管理從業(yè)人員的組成結(jié)構(gòu)等具體數(shù)據(jù)之后，筆者發(fā)現(xiàn)許多單位的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都偏低。一方面是由于許多檔案管理工作從業(yè)人員的工作年限較長(zhǎng)，持續(xù)學(xué)習(xí)能力以及吸收知識(shí)能力早已不能跟上時(shí)代的步伐，另一方面也是由于體制的原因，其得不到精進(jìn)業(yè)務(wù)能力的渠道。而且許多檔案管理從業(yè)人員不能夠熟練地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)管理檔案，造成了檔案管理工作的嚴(yán)重滯后，客觀上也拖慢了單位內(nèi)其他工作的進(jìn)度。

二、解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度以及支持力度

從這一角度來(lái)看，主要氛圍兩個(gè)方面。第一方面是在單位內(nèi)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，而而且是要“自頂向下”的，即從領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視程度開始，一級(jí)一級(jí)地向下傳遞，利用體制的優(yōu)勢(shì)來(lái)對(duì)加強(qiáng)對(duì)這一工作的重視程度；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持力度，客觀上為檔案管理工作的開展創(chuàng)造出一個(gè)良好的環(huán)境，為其掃清障礙。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的硬件以及配套設(shè)施的建設(shè)

在檔案管理管理工作中，最重要的一環(huán)之一便是檔案管理工作的硬件設(shè)施，如果硬件設(shè)施跟不上，那么其他的一切都是空談。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施的建設(shè)便成了檔案管理工作的重中之重。同時(shí)，要積極引進(jìn)相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)以及相應(yīng)硬件設(shè)施的引進(jìn)，并且對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行廣泛而又深刻的技術(shù)普及技術(shù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)

從這一建議的角度來(lái)看，筆者認(rèn)為主要可以分為兩個(gè)方向。一是要注重對(duì)“新鮮血液”的傳輸。這就需要相關(guān)單位具有敏銳的“人才嗅覺(jué)”，同時(shí)以豐厚的資金報(bào)酬以及福利待遇來(lái)幫助人才落戶，以此來(lái)促進(jìn)單位的檔案管理工作的開展，最終促進(jìn)單位內(nèi)的辦事效率的提高；二是要注意對(duì)已經(jīng)在崗的檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的“再培訓(xùn)”，針對(duì)這一點(diǎn)，國(guó)外早有案例：當(dāng)?shù)卣畞?lái)牽頭，促進(jìn)單位以及研究院所的合作。高校以及科研院所可以依托其強(qiáng)大的教育資源以及背景來(lái)為一些需要學(xué)習(xí)的從業(yè)人員提供再次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，而單位恰恰可以利用這一空檔來(lái)為高等院校的畢業(yè)生提供一定的實(shí)習(xí)崗位甚至是就業(yè)機(jī)會(huì)，這樣的兩方面的互補(bǔ)極大地促進(jìn)了單位內(nèi)檔案管理工作的開展，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在當(dāng)今的大背景之下注定是一條充滿艱辛的道路，在這條路上，需要一代又一代的人“開墾”，需要無(wú)數(shù)的“先行者”進(jìn)行不斷地試煉?？偟膩?lái)說(shuō)，需要多方面的不斷努力，主管部門既要通過(guò)行政的手段來(lái)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度；而檔案管理工作的從業(yè)人員也不能松懈，其作為檔案管理工作的重中之重，一定要充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，以積極向上、熱情飽滿的陶都來(lái)對(duì)待工作，只有這樣才能將工作做好，才能為促進(jìn)單位內(nèi)的檔案管理工作的不斷發(fā)展貢獻(xiàn)出自己應(yīng)有的力量；而社會(huì)也需要對(duì)檔案管理工作抱有一個(gè)寬容開放的態(tài)度，充分為其營(yíng)造一個(gè)和諧的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，以促進(jìn)其發(fā)展，最終促進(jìn)人民的辦事體驗(yàn)。（作者單位為吉林省梨樹縣科學(xué)技術(shù)局）