查收查引服務(wù)優(yōu)化體系的構(gòu)建與思考探討

摘 要：在當(dāng)下圖書(shū)館服務(wù)系統(tǒng)中，查收查引服務(wù)是其最為重要的組成部分，可以幫助用戶(hù)隨時(shí)查看己發(fā)表的論文、專(zhuān)著、專(zhuān)利等，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中的收錄和引用情況進(jìn)行全面了解。盡管目前查收查引服務(wù)在圖書(shū)館管理中有著很廣泛的應(yīng)用前景，但是在實(shí)際運(yùn)行時(shí)，仍存有很多不足，如：工作效率低、重復(fù)工作明顯、缺乏創(chuàng)新性等，因此，當(dāng)務(wù)之急就是要對(duì)現(xiàn)有的查收查引服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：查收查引服務(wù)；優(yōu)化體系；構(gòu)建思考

作者簡(jiǎn)介

云艾（1978-），女，漢，海南?？谌耍究?，助理館員，研究方向：查收查引。

查收查引服務(wù)是高校圖書(shū)館的一項(xiàng)特色服務(wù)系統(tǒng)，其服務(wù)質(zhì)量的高低可直接影響到用戶(hù)的工作效率和科研水平。從當(dāng)前高校圖書(shū)館查收查引服務(wù)現(xiàn)狀來(lái)看，大多都存在效率低、重復(fù)工作、方法滯后等不良現(xiàn)象，不僅無(wú)法滿足用戶(hù)的全部需求，而且也會(huì)降低圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。因此，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)、高效的查收查引服務(wù)體系，是當(dāng)下各高校圖書(shū)館勢(shì)在必行的工作趨勢(shì)。本文也會(huì)對(duì)查收查引服務(wù)優(yōu)化體系的構(gòu)建進(jìn)行詳細(xì)論述，并針對(duì)性的提出一些參考建議。

1 查收查引服務(wù)現(xiàn)狀分析

1.1 工作效率低

1.1.1形式單一

現(xiàn)下，大部分高校圖書(shū)館的查收查引服務(wù)都仍然采用傳統(tǒng)手工勞動(dòng)方式，不僅工作形式單一，而且工作強(qiáng)度也是十分明顯。例如在獲取檢索報(bào)告時(shí)，要采取手工方式來(lái)錄入讀者信息，才能完成，進(jìn)行收費(fèi)及統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，也要采用人工或Excel進(jìn)行計(jì)算，降低了查收查引的服務(wù)能力。

1.1.2重復(fù)率高

通常，用戶(hù)在使用查收查引服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，都會(huì)重復(fù)提交委托申請(qǐng)，并且會(huì)有不同的需求，這樣就會(huì)使系統(tǒng)出現(xiàn)重復(fù)工作的現(xiàn)象。另外，當(dāng)查收查引服務(wù)系統(tǒng)處于工作狀態(tài)時(shí)，如果用戶(hù)所提交的委托申請(qǐng)不完整，不正確提供文獻(xiàn)題名、作者、來(lái)源刊等，就會(huì)產(chǎn)生大量的無(wú)效申請(qǐng)，進(jìn)而不僅降低了系統(tǒng)的工作效率，而且也影響了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。

1.1.3數(shù)據(jù)庫(kù)功能不齊全

有些圖書(shū)館查收查引服務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)將作者、單位、參考文獻(xiàn)等標(biāo)引錯(cuò)誤，使用戶(hù)無(wú)法自由選擇字段，出版年、卷、期不能按順序進(jìn)行排序；并且收錄功能不全，出現(xiàn)重復(fù)收錄或漏收錄等不良現(xiàn)象。

1.2 缺少綜合性分析

目前，在大多數(shù)高校圖書(shū)館中，查收查引服務(wù)系統(tǒng)的工作原理都存在一次性完成的特征，尤其是在進(jìn)行論文收錄、引用或查詢(xún)等方面。究其原因，主要是因?yàn)檎撐氖珍浺梅?wù)缺少深層次的規(guī)劃，經(jīng)常將服務(wù)功能提供給論文收錄，相對(duì)對(duì)于個(gè)人學(xué)術(shù)影響力、學(xué)術(shù)研究成果的考評(píng)等方面卻是極為忽視。若查收查引系統(tǒng)服務(wù)只停留在基礎(chǔ)性工作，則從某種角度來(lái)看，這就造成了人力資源的浪費(fèi)。因此，要想提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量，就要對(duì)查收查引系統(tǒng)進(jìn)行深層次的優(yōu)化，使其可以為讀者提供個(gè)性化、優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)[1]。

2 優(yōu)化體系的有效構(gòu)建

2.1 系統(tǒng)的完善

要想有效完善高校圖書(shū)館查收查引服務(wù)系統(tǒng)，使其服務(wù)功能和操作程序更為規(guī)范高效，可以參照Web系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求來(lái)進(jìn)行。而從當(dāng)下高校圖書(shū)館查收查引系統(tǒng)的優(yōu)化現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)高校圖書(shū)館查收查引系統(tǒng)都進(jìn)行了相應(yīng)的完善，且部分圖書(shū)館為了提高自身的查收查引服務(wù)功能，還會(huì)將查收查引系統(tǒng)與科技查新業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行捆綁，這樣就可以對(duì)用戶(hù)所發(fā)出的委托申請(qǐng)、處理進(jìn)度、收費(fèi)明細(xì)、滿意度評(píng)估等要求進(jìn)行充分的實(shí)現(xiàn)[2]。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)使用查收查引系統(tǒng)的高校約占總數(shù)的20%左右，基本上實(shí)現(xiàn)了高校圖書(shū)館查收查引服務(wù)的信息化管理。而且圖書(shū)管理員通過(guò)該優(yōu)化服務(wù)體系，還可以增強(qiáng)館員后臺(tái)系統(tǒng)的應(yīng)用功能，進(jìn)而在提高工作效率的基礎(chǔ)上，有效的規(guī)范了工作流程。

2.2 檢索策略的完善

對(duì)圖書(shū)館查收查引服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面的優(yōu)化，關(guān)鍵任務(wù)就是要確保檢索策略的完善，具體可以從以下兩方面入手：

第一，相關(guān)優(yōu)化工作人員必須具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，能夠精通信息檢索文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)基本知識(shí)，并全面掌握數(shù)據(jù)庫(kù)特征。比如目前中文期刊文獻(xiàn)檢索平臺(tái)比較多，每個(gè)平臺(tái)收錄的期刊論文都有重復(fù)部分，建議首選超星中文發(fā)現(xiàn)和CNKI，其中超星發(fā)現(xiàn)將其他的平臺(tái)進(jìn)行資源整合，相對(duì)較全，并有可視化分析。

第二，檢索式構(gòu)造要具備一定的檢全性和檢準(zhǔn)性，這樣才能提高查收查引服務(wù)的工作效率。但是要想實(shí)現(xiàn)檢索構(gòu)造的檢全性，必須采用相應(yīng)的檢索方式，如：二次檢索、組合檢索、限定范圍等方式。前提條件就是要精確檢索字段的多種寫(xiě)法，例如檢索結(jié)果一旦出現(xiàn)同名同姓作者，則就要進(jìn)行組合檢索來(lái)提高檢準(zhǔn)率，將作者AND地址、作者AND來(lái)源期刊等分別進(jìn)行檢索。在這一過(guò)程中，AND地址要盡量檢全，如機(jī)構(gòu)的全稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)都要采取多種寫(xiě)法，用“OR”連接起來(lái)。而且檢索策略要根據(jù)檢索結(jié)果進(jìn)行靈活調(diào)整；在高級(jí)檢索中，可以采用“AND”“OR”“NOT”，三個(gè)邏輯關(guān)系進(jìn)行檢索結(jié)果的擴(kuò)大或縮小，為避免漏檢提高檢索率，檢索詞盡量用到截詞符*。這樣就會(huì)快速的得出結(jié)論。

2.3 功能軟件的完善

2.3.1簡(jiǎn)化軟件

為了解決圖書(shū)館查收查引數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法讓用戶(hù)自由選擇字段或者輸出無(wú)用字段的應(yīng)用弊端，相關(guān)管理人員就要對(duì)系統(tǒng)中經(jīng)常使用的檢索工具進(jìn)行適當(dāng)簡(jiǎn)化。例如EI工具簡(jiǎn)化，當(dāng)用戶(hù)檢索結(jié)果出現(xiàn)三種格式時(shí)，即citation（引用）、abstract（摘要）、detailed record（詳細(xì)記錄）。其中前兩種檢索格式具有一定的簡(jiǎn)潔性，但是卻沒(méi)有accession number（登錄號(hào)），而detailed record格式又太過(guò)浪費(fèi)，所以就要通過(guò)EI簡(jiǎn)化程序來(lái)使字段選擇變得簡(jiǎn)單，這樣就可以為用戶(hù)隨時(shí)隨地的呈現(xiàn)出簡(jiǎn)單易懂的文章檢索號(hào)、題名、作者、單位、來(lái)源、文獻(xiàn)類(lèi)型等必備字段。

2.3.2排重軟件的完善

當(dāng)論文被同時(shí)被SCIE和EI收錄，有的委托人只要SCIE收錄結(jié)果，有的則需重復(fù)記入SCIE和EI，若是采用人工排重方式，則會(huì)需要較長(zhǎng)的排重時(shí)間，所以，應(yīng)對(duì)排重工具進(jìn)行適當(dāng)簡(jiǎn)化，可以先將SCIE、EI全格式純文本導(dǎo)出來(lái)，然后再將兩者導(dǎo)入到EI排除SCIE程序中，這樣就會(huì)自動(dòng)排除程序中的原有記錄，并重新對(duì)SCIE、EI重復(fù)值進(jìn)行計(jì)算。endprint

2.3.3入藏號(hào)的完善

當(dāng)委托人研究成果呈批量檢索時(shí)，必須保持記錄號(hào)的連貫性，這樣才能達(dá)到最佳檢索效果，但在實(shí)際檢索時(shí)，卻是要分多次檢索才能完成。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室、院系加急檢索任務(wù)也要經(jīng)由館員的全面配合才能順利將檢索結(jié)果進(jìn)行合并。因此，為了改善這種服務(wù)方式，就要大力優(yōu)化入藏號(hào)獲取程序，這樣才能在最短時(shí)間內(nèi)完成多個(gè)檢索結(jié)果的合并，避免查收查引出現(xiàn)重復(fù)工作現(xiàn)象。例如在對(duì)檢索結(jié)果文本進(jìn)行全格式保存時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)重新對(duì)該文件進(jìn)行檢索，首先要將文本導(dǎo)入到入藏號(hào)檢索程序中，以便獲取到由入藏號(hào)和OR所組成的檢索式，然后再將該檢索式引入到Web of Science或EI系統(tǒng)中，進(jìn)行重新檢索[3]，這樣就可以準(zhǔn)確確、快速的實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)檢索結(jié)果的合并統(tǒng)一。

3 思考與展望

3.1 原則優(yōu)化

圖書(shū)館查收查引服務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)設(shè)施，其在進(jìn)行優(yōu)化體系構(gòu)建時(shí)，必須借助在線系統(tǒng)、各類(lèi)軟件工具等先進(jìn)的科技技術(shù)才能得以實(shí)現(xiàn)，除此之外，人為因素也是不可缺少的輔助要素。通常，查收查引系統(tǒng)中所涉及人工方式來(lái)進(jìn)行的操作程序有很多，常見(jiàn)的有：設(shè)置檢索策略、審核在線申請(qǐng)單，漏檢或錯(cuò)檢等程序，所以，在實(shí)際操作時(shí)，必須遵循以人為本的優(yōu)化原則，保證相關(guān)館員的信息素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能達(dá)到最高標(biāo)準(zhǔn)，且還要具備良好的溝通能力和服務(wù)能力，能夠讓新的查收查引服務(wù)體系充分得到用戶(hù)的認(rèn)可和支持。

3.2 機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)優(yōu)化

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)是圖書(shū)館查收查引服務(wù)系統(tǒng)中，最為關(guān)鍵的組成部分，其可以避免重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象的發(fā)生，但在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，處理論文的效率卻是差強(qiáng)人意，因此，必須對(duì)其進(jìn)行更深入的完善，這樣才能保障用戶(hù)科研成果的檢全性和檢準(zhǔn)性[4]。

3.3 服務(wù)優(yōu)化

良好的服務(wù)質(zhì)量是每一圖書(shū)館查收查引服務(wù)系統(tǒng)的主要應(yīng)用宗旨，尤其是量化評(píng)價(jià)對(duì)于用戶(hù)科研成果而言，十分重要。因此，必須提高館員的綜合素質(zhì)和綜合能力，使之在滿足用戶(hù)量化評(píng)價(jià)高要求的基礎(chǔ)上，更好的幫助用戶(hù)實(shí)現(xiàn)科研成果的課題選擇、研究、跟蹤等多方面工作。同時(shí)，高校圖書(shū)館要進(jìn)行科研成果研究的使用需求，就要將服務(wù)深化作為核心發(fā)展觀，致力于構(gòu)建一個(gè)以查收查引服務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的學(xué)科服務(wù)體系，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館學(xué)科化和知識(shí)化。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了進(jìn)一步突顯高校圖書(shū)館的權(quán)威性和規(guī)范性，就要對(duì)現(xiàn)有的查收查引服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面的優(yōu)化，進(jìn)而在提升其應(yīng)用功能的基礎(chǔ)上，更好的提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量，這樣才能實(shí)現(xiàn)其學(xué)術(shù)量化工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]宋成方.查收查引服務(wù)質(zhì)量提高路徑及其延伸服務(wù)探析[J].山東圖書(shū)館學(xué)刊，2012，（05）：47-50.

[4]嚴(yán)潮斌；陳嘉勇；侯瑞芳；李玲.查收查引服務(wù)支撐需求驅(qū)動(dòng)下的高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)[J]現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)技術(shù)，2017，01：19-20endprint