周海珍
摘 要:學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、思想品行考核情況以及社會實踐活動情況等,是學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)生涯的真實體現(xiàn)。隨著學(xué)生各類信息資料數(shù)量和范圍的增加,對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求,傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理理念和方式顯然已不能滿足要求,實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化勢在必行。基于此,本文首先分析小學(xué)學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容及作用,然后探討當前小學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題,最后著重論述小學(xué)學(xué)籍檔案管理實現(xiàn)信息化的有效途徑。
關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;信息化管理;問題與策略
隨著新課程改革的深入發(fā)展,學(xué)校迎來了發(fā)展的黃金時期,學(xué)校規(guī)模逐漸拓展,招生人數(shù)也逐漸增多。與此同時,學(xué)生檔案信息數(shù)量也越來越多,這對學(xué)籍檔案管理工作而言是一項巨大的機遇和挑戰(zhàn)。若學(xué)籍檔案管理工作不到位,就會直接影響學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)等。故學(xué)校必須充分認識到學(xué)籍檔案管理的重要性,從多方強化學(xué)學(xué)籍檔案管理工作,為學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)??梢姡芯啃W(xué)學(xué)籍檔案管理及其信息化管理策略極具現(xiàn)實意義。
1 小學(xué)學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容
小學(xué)階段是學(xué)生正式步入人生學(xué)習(xí)的開端,學(xué)籍檔案的建立也是后續(xù)學(xué)習(xí)、生活和工作的重要基礎(chǔ),因此,在學(xué)生入校后學(xué)校就應(yīng)積極落實相關(guān)信息資料的調(diào)查、收集和歸檔工作。具體而言,學(xué)校應(yīng)做好新生入學(xué)注冊登記手續(xù)、學(xué)籍卡片、學(xué)籍變更情況、學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、社會實踐活動情況、獎懲情況、思想品行考核情況等[1]。每歸檔一項資料、一條信息,都應(yīng)建立在多方調(diào)查和考證的基礎(chǔ)上,確保歸檔學(xué)籍檔案資料的真實性和完整性。此外,對于學(xué)生的家庭情況、社會關(guān)系等也應(yīng)納入歸檔范圍,以便后續(xù)查閱利用。
2 學(xué)校學(xué)籍檔案的重要性
社會經(jīng)濟的快速發(fā)展使得流動人口數(shù)量增加,這為學(xué)籍管理工作的開展增加了難度,建構(gòu)全國范圍的學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,詳細記錄全國范圍每位學(xué)生的學(xué)籍信息,可為學(xué)生義務(wù)教育經(jīng)費保障、資助、事業(yè)統(tǒng)計與日常管理、正確決策提供直觀的、準確的數(shù)據(jù)參考[2]。教育部辦公廳已在2014年正式啟用全國中小學(xué)學(xué)籍信息管理系統(tǒng),為所有在校學(xué)生均制定了電子學(xué)籍,做到了學(xué)籍的全國聯(lián)網(wǎng),使用學(xué)生身份證號碼建立學(xué)籍,一人一籍,籍隨人走,還涉及到學(xué)籍正常變動(如升學(xué)、升級)與非正常變動(休學(xué)、死亡,轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、輟學(xué)等)行為處置的方法及流程。電子學(xué)籍系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用,為教育部門各項工作(如學(xué)生資助、經(jīng)費管理、招生入學(xué)、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)等)的開展提供了便利性,有效避免已取得學(xué)籍的學(xué)生在其它年紀重報學(xué)籍,達到了不漏報、重報、虛報學(xué)籍的效果,提高了工作準確性,增強了工作效率,意義重大。以學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)為例,可由轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生本人或法定監(jiān)護人持相關(guān)證件材料向流入地就讀學(xué)校提交轉(zhuǎn)學(xué)申請,詳細轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)則從流入地教育行政部門至流出地教育行政部門提交辦理,使整個轉(zhuǎn)學(xué)辦理流程更簡單,縮短了轉(zhuǎn)學(xué)時間,還避免了學(xué)生為轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)的辦理而在兩地反復(fù)奔波,為流動人口隨遷子女就學(xué)帶來了便利。
3 小學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題
就當前小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀來看,仍然存在以下幾個問題:一是未能充分重視學(xué)籍檔案管理工作。具體而言,一些學(xué)校對學(xué)籍檔案認識不深、不全面,未能認識到學(xué)籍檔案的價值,在實際工作不重視學(xué)籍檔案管理工作,造成信息歸檔不全、真實性有待考證等問題。加之在制度方面缺乏有力支撐,使得學(xué)籍檔案管理工作缺乏規(guī)范性,管理質(zhì)量和效率都比較低下。二是缺乏創(chuàng)新意識和理念。在信息網(wǎng)絡(luò)時代,學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是應(yīng)重點解決的問題,但很多學(xué)校受資金、環(huán)境條件、人員等因素的限制,使得學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)始終停滯不前,即便條件充足的學(xué)校,也因領(lǐng)導(dǎo)者缺乏信息化意識和創(chuàng)新理念,而無法有效開展學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)工作。三是缺乏優(yōu)秀管理人才。人才是開展學(xué)籍管理工作以及實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ),但現(xiàn)目前很多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理都是由兼職或是文化水平不高的人員擔任,這種綜合能力和素質(zhì)都不高的隊伍很難滿足新時期對學(xué)籍檔案管理工作的要求。
4 強化小學(xué)學(xué)籍檔案管理的主要途徑
1.提高對學(xué)籍檔案管理的重視度。學(xué)生學(xué)籍檔案是一個教育單位必不可少的組成部分,必須實現(xiàn)統(tǒng)一管理,切忌任何個人或是部門據(jù)為己有。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須提高學(xué)籍檔案管理的重視度,堅持以《檔案法》為基礎(chǔ),將學(xué)籍檔案納入日常重要工作范疇,同時積極創(chuàng)建檔案管理組織隊伍,由學(xué)校校長擔任組長,班主任和任課教師及其他工作人員也應(yīng)積極參與,共同為學(xué)籍檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題出謀劃策,營造良好、積極的學(xué)籍檔案管理工作氛圍,實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他各項工作的同步發(fā)展。
2.完善學(xué)籍檔案管理制度。為使學(xué)籍檔案管理工作更加規(guī)范,學(xué)校應(yīng)結(jié)合實際情況積極制定完善的學(xué)籍檔案管理制度。具體而言,可從三方面著手:一是實現(xiàn)檔案形成全程的制度化管理,每個環(huán)節(jié)都要有相應(yīng)的制度做基礎(chǔ),確保檔案歸類科學(xué)、編目清楚;二是落實學(xué)籍檔案移交與接收工作,相關(guān)手續(xù)和程序必須按照制度進行,該簽字的必須簽字,該監(jiān)督的必須監(jiān)督;三是編制系統(tǒng)檢索工具,為信息化建設(shè)提供制度保障,使檔案檢索體系不斷得到改進和完善[3]。
3.創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理理念。一是明確學(xué)籍檔案服務(wù)的主要方向,各小學(xué)要清楚認識到學(xué)籍檔案管理工作是為學(xué)校服務(wù)的,只有明確服務(wù)方向才能實現(xiàn)與其他工作的協(xié)調(diào)發(fā)展;二是積極樹立信息化的發(fā)展理念,要知道在信息網(wǎng)絡(luò)時代學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是必然趨勢,學(xué)校應(yīng)積極引入信息化知識、技術(shù)和設(shè)備,為學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ),同時積極拓展學(xué)籍檔案利用渠道,促使檔案資源合理流動。
4、提高學(xué)籍檔案管理安全性。管理者可應(yīng)用計算機高端技術(shù)來消除電子學(xué)籍檔案管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險,如對學(xué)生信息系統(tǒng)作加密處理,并應(yīng)用公開加密與嚴格加密的雙加密模式,其中公開加密主要用作學(xué)籍文件發(fā)送,而嚴格加密則主要用作學(xué)籍內(nèi)容接收,如此即可保障電子學(xué)籍檔案內(nèi)容更安全,維護學(xué)生權(quán)益。另外,技術(shù)人員還應(yīng)對學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)增設(shè)身份驗證,實現(xiàn)對學(xué)生電子學(xué)籍檔案訪問權(quán)限的控制,也屬于風(fēng)險規(guī)避的可行舉措。
5.強化學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)努力創(chuàng)造條件給學(xué)籍檔案管理人員提供培訓(xùn)或是進修的機會,讓他們鞏固自身知識的同時也能學(xué)習(xí)到更多實用的管理技能,不斷提高他們的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)[4];鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)計算機知識和技能,尤其應(yīng)強化對數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)上信息篩選以及網(wǎng)絡(luò)管理等方面的學(xué)習(xí),讓管理人員能熟練掌握計算機技能。
5 結(jié)語
綜上所述,小學(xué)學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間一切活動的真實、完整記錄,對學(xué)生后續(xù)的學(xué)習(xí)乃至是工作、生活都有重要影響,因此,學(xué)校應(yīng)充分重視學(xué)籍檔案的管理工作。加之,信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的挑戰(zhàn)和機遇,學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作開展信息化建設(shè)也是勢在必行的。因此,各小學(xué)校應(yīng)緊密結(jié)合實際情況,深刻認識學(xué)籍檔案管理工作的重要意義,并正視自身存在的問題,積極落實學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè),實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量和效率的有效提升。
參考文獻
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