小學(xué)學(xué)籍檔案管理的重要性與信息化管理策略

周海珍

摘 要：學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、思想品行考核情況以及社會實踐活動情況等，是學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)生涯的真實體現(xiàn)。隨著學(xué)生各類信息資料數(shù)量和范圍的增加，對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求，傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理理念和方式顯然已不能滿足要求，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化勢在必行。基于此，本文首先分析小學(xué)學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容及作用，然后探討當前小學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題，最后著重論述小學(xué)學(xué)籍檔案管理實現(xiàn)信息化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；信息化管理；問題與策略

隨著新課程改革的深入發(fā)展，學(xué)校迎來了發(fā)展的黃金時期，學(xué)校規(guī)模逐漸拓展，招生人數(shù)也逐漸增多。與此同時，學(xué)生檔案信息數(shù)量也越來越多，這對學(xué)籍檔案管理工作而言是一項巨大的機遇和挑戰(zhàn)。若學(xué)籍檔案管理工作不到位，就會直接影響學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)等。故學(xué)校必須充分認識到學(xué)籍檔案管理的重要性，從多方強化學(xué)學(xué)籍檔案管理工作，為學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)?？梢姡芯啃W(xué)學(xué)籍檔案管理及其信息化管理策略極具現(xiàn)實意義。

1 小學(xué)學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

小學(xué)階段是學(xué)生正式步入人生學(xué)習(xí)的開端，學(xué)籍檔案的建立也是后續(xù)學(xué)習(xí)、生活和工作的重要基礎(chǔ)，因此，在學(xué)生入校后學(xué)校就應(yīng)積極落實相關(guān)信息資料的調(diào)查、收集和歸檔工作。具體而言，學(xué)校應(yīng)做好新生入學(xué)注冊登記手續(xù)、學(xué)籍卡片、學(xué)籍變更情況、學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、社會實踐活動情況、獎懲情況、思想品行考核情況等[1]。每歸檔一項資料、一條信息，都應(yīng)建立在多方調(diào)查和考證的基礎(chǔ)上，確保歸檔學(xué)籍檔案資料的真實性和完整性。此外，對于學(xué)生的家庭情況、社會關(guān)系等也應(yīng)納入歸檔范圍，以便后續(xù)查閱利用。

2 學(xué)校學(xué)籍檔案的重要性

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展使得流動人口數(shù)量增加，這為學(xué)籍管理工作的開展增加了難度，建構(gòu)全國范圍的學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，詳細記錄全國范圍每位學(xué)生的學(xué)籍信息，可為學(xué)生義務(wù)教育經(jīng)費保障、資助、事業(yè)統(tǒng)計與日常管理、正確決策提供直觀的、準確的數(shù)據(jù)參考[2]。教育部辦公廳已在2014年正式啟用全國中小學(xué)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，為所有在校學(xué)生均制定了電子學(xué)籍，做到了學(xué)籍的全國聯(lián)網(wǎng)，使用學(xué)生身份證號碼建立學(xué)籍，一人一籍，籍隨人走，還涉及到學(xué)籍正常變動（如升學(xué)、升級）與非正常變動（休學(xué)、死亡，轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、輟學(xué)等）行為處置的方法及流程。電子學(xué)籍系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，為教育部門各項工作（如學(xué)生資助、經(jīng)費管理、招生入學(xué)、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)等）的開展提供了便利性，有效避免已取得學(xué)籍的學(xué)生在其它年紀重報學(xué)籍，達到了不漏報、重報、虛報學(xué)籍的效果，提高了工作準確性，增強了工作效率，意義重大。以學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)為例，可由轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生本人或法定監(jiān)護人持相關(guān)證件材料向流入地就讀學(xué)校提交轉(zhuǎn)學(xué)申請，詳細轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)則從流入地教育行政部門至流出地教育行政部門提交辦理，使整個轉(zhuǎn)學(xué)辦理流程更簡單，縮短了轉(zhuǎn)學(xué)時間，還避免了學(xué)生為轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)的辦理而在兩地反復(fù)奔波，為流動人口隨遷子女就學(xué)帶來了便利。

3 小學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題

就當前小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在以下幾個問題：一是未能充分重視學(xué)籍檔案管理工作。具體而言，一些學(xué)校對學(xué)籍檔案認識不深、不全面，未能認識到學(xué)籍檔案的價值，在實際工作不重視學(xué)籍檔案管理工作，造成信息歸檔不全、真實性有待考證等問題。加之在制度方面缺乏有力支撐，使得學(xué)籍檔案管理工作缺乏規(guī)范性，管理質(zhì)量和效率都比較低下。二是缺乏創(chuàng)新意識和理念。在信息網(wǎng)絡(luò)時代，學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是應(yīng)重點解決的問題，但很多學(xué)校受資金、環(huán)境條件、人員等因素的限制，使得學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)始終停滯不前，即便條件充足的學(xué)校，也因領(lǐng)導(dǎo)者缺乏信息化意識和創(chuàng)新理念，而無法有效開展學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)工作。三是缺乏優(yōu)秀管理人才。人才是開展學(xué)籍管理工作以及實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，但現(xiàn)目前很多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理都是由兼職或是文化水平不高的人員擔任，這種綜合能力和素質(zhì)都不高的隊伍很難滿足新時期對學(xué)籍檔案管理工作的要求。

4 強化小學(xué)學(xué)籍檔案管理的主要途徑

1.提高對學(xué)籍檔案管理的重視度。學(xué)生學(xué)籍檔案是一個教育單位必不可少的組成部分，必須實現(xiàn)統(tǒng)一管理，切忌任何個人或是部門據(jù)為己有。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須提高學(xué)籍檔案管理的重視度，堅持以《檔案法》為基礎(chǔ)，將學(xué)籍檔案納入日常重要工作范疇，同時積極創(chuàng)建檔案管理組織隊伍，由學(xué)校校長擔任組長，班主任和任課教師及其他工作人員也應(yīng)積極參與，共同為學(xué)籍檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題出謀劃策，營造良好、積極的學(xué)籍檔案管理工作氛圍，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他各項工作的同步發(fā)展。

2.完善學(xué)籍檔案管理制度。為使學(xué)籍檔案管理工作更加規(guī)范，學(xué)校應(yīng)結(jié)合實際情況積極制定完善的學(xué)籍檔案管理制度。具體而言，可從三方面著手：一是實現(xiàn)檔案形成全程的制度化管理，每個環(huán)節(jié)都要有相應(yīng)的制度做基礎(chǔ)，確保檔案歸類科學(xué)、編目清楚；二是落實學(xué)籍檔案移交與接收工作，相關(guān)手續(xù)和程序必須按照制度進行，該簽字的必須簽字，該監(jiān)督的必須監(jiān)督；三是編制系統(tǒng)檢索工具，為信息化建設(shè)提供制度保障，使檔案檢索體系不斷得到改進和完善[3]。

3.創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理理念。一是明確學(xué)籍檔案服務(wù)的主要方向，各小學(xué)要清楚認識到學(xué)籍檔案管理工作是為學(xué)校服務(wù)的，只有明確服務(wù)方向才能實現(xiàn)與其他工作的協(xié)調(diào)發(fā)展；二是積極樹立信息化的發(fā)展理念，要知道在信息網(wǎng)絡(luò)時代學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是必然趨勢，學(xué)校應(yīng)積極引入信息化知識、技術(shù)和設(shè)備，為學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，同時積極拓展學(xué)籍檔案利用渠道，促使檔案資源合理流動。

4、提高學(xué)籍檔案管理安全性。管理者可應(yīng)用計算機高端技術(shù)來消除電子學(xué)籍檔案管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，如對學(xué)生信息系統(tǒng)作加密處理，并應(yīng)用公開加密與嚴格加密的雙加密模式，其中公開加密主要用作學(xué)籍文件發(fā)送，而嚴格加密則主要用作學(xué)籍內(nèi)容接收，如此即可保障電子學(xué)籍檔案內(nèi)容更安全，維護學(xué)生權(quán)益。另外，技術(shù)人員還應(yīng)對學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)增設(shè)身份驗證，實現(xiàn)對學(xué)生電子學(xué)籍檔案訪問權(quán)限的控制，也屬于風(fēng)險規(guī)避的可行舉措。

5.強化學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)努力創(chuàng)造條件給學(xué)籍檔案管理人員提供培訓(xùn)或是進修的機會，讓他們鞏固自身知識的同時也能學(xué)習(xí)到更多實用的管理技能，不斷提高他們的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)[4]；鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)計算機知識和技能，尤其應(yīng)強化對數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)上信息篩選以及網(wǎng)絡(luò)管理等方面的學(xué)習(xí)，讓管理人員能熟練掌握計算機技能。

5 結(jié)語

綜上所述，小學(xué)學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間一切活動的真實、完整記錄，對學(xué)生后續(xù)的學(xué)習(xí)乃至是工作、生活都有重要影響，因此，學(xué)校應(yīng)充分重視學(xué)籍檔案的管理工作。加之，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的挑戰(zhàn)和機遇，學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作開展信息化建設(shè)也是勢在必行的。因此，各小學(xué)校應(yīng)緊密結(jié)合實際情況，深刻認識學(xué)籍檔案管理工作的重要意義，并正視自身存在的問題，積極落實學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量和效率的有效提升。

參考文獻

[1]于斯音，于蘇普.巧用Excel做好中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)初探[J].中學(xué)教學(xué)參考，2015（33）：94-95.

[2]劉穎艷，張國瑞.學(xué)籍檔案管理改革方向分析[J].現(xiàn)代交際，2016（07）：233.

[3]許懷玉.成都市小學(xué)生學(xué)習(xí)信息化管理的問題及對策研究[D].四川師范大學(xué)，2015.

[4]唐風(fēng)華.學(xué)籍檔案管理存在的問題及解決建議[J].陜西檔案，2014（05）：46-47.endprint