淺談企業(yè)電子檔案管理中的問題及對策

張姍紅

[摘要]隨著我國計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理中的安全防護措施很關(guān)鍵，也是從事檔案管理工作必須具備的素質(zhì)。電子檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)非常重要的地位，必須要予以足夠重視。不過由于多種因素綜合影響，企業(yè)電子檔案管理中還存在一些問題亟待解決，需要在工作實踐中進一步探索和研究。本文特對當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題進行闡述和分析，并在此基礎(chǔ)上提出可行性的解決對策，以期為其未來發(fā)展提供建議和指導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè) 電子檔案管理 問題 對策

檔案主要記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，以及企業(yè)員工的聘用和成長信息，具有真實性，通過檔案，可以更快速的了解企業(yè)歷史，并便捷的獲得員工基本信息。隨著社會信息化發(fā)展的推進，企業(yè)檔案管理也逐漸開始實現(xiàn)電子化，不僅使得檔案管理質(zhì)量和效率得到了有效的提升，同時也更符合時代對檔案利用的多元化需求。但是，必須要認(rèn)識到，現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案管理中還存在一些問題，要想更好的促進企業(yè)的發(fā)展，必須對這些問題予以有效解決。

一、企業(yè)電子檔案管理中的問題分析

（一）對電子檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識

電子檔案是近年來新興的一種事物，相對于傳統(tǒng)檔案管理來說，其優(yōu)勢非常多，主要表現(xiàn)為便于操作、可以進行復(fù)制、能夠?qū)崿F(xiàn)共享以及占用存儲空間小等方面，因此開始成為檔案管理的主流趨勢。但是，目前，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還不能接受這一新事物，在使用技能方面不能對其實現(xiàn)很好的操控，還有部分檔案工作者由于思想觀念比較陳舊，并且對未來發(fā)展趨勢缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致其沒有重視電子檔案的優(yōu)勢，大大阻礙了電子檔案管理的發(fā)展。這給企業(yè)電子檔案工作帶來了很大的阻礙，難以滿足新時期企業(yè)快速發(fā)展的需求。

（二）電子檔案管理制度存在不足

目前，從整體上來說，我國企業(yè)電子檔案管理已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但是在管理中仍然存在較大的隨意性，導(dǎo)致其檔案管理工作效率低下，企業(yè)發(fā)展水平受到影響。尤其是從其檔案管理制度上來說，還需要對其具體管理辦法、管理條例、管理規(guī)定以及管理體制等進行進一步的完善，從而使其更加現(xiàn)代化、規(guī)范化、嚴(yán)格化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性不佳，存儲有安全隱患

電子檔案存儲著企業(yè)的重要信息和資料，其安全性和穩(wěn)定性非常重要。但是，現(xiàn)階段，企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)還不完善，也不夠穩(wěn)定，如果出現(xiàn)管理不當(dāng)或者管理系統(tǒng)錯亂，則會導(dǎo)致電子檔案受到損壞或者丟失。另外，電子檔案的存儲載體在硬盤上，雖然容易存取，但是也增加了泄漏的風(fēng)險，一旦丟失則會威脅企業(yè)利益。雖然現(xiàn)在可以通過網(wǎng)絡(luò)儲存?zhèn)浞荩侨绻馐芎诳凸艋蛘卟《厩忠u，也會威脅檔案安全。

（四）電子檔案管理職工素質(zhì)有待提高

在實際工作中，存在檔案管理人員素質(zhì)難以滿足檔案工作發(fā)展需求的現(xiàn)象，由于對檔案管理重要性沒有足夠的認(rèn)識，認(rèn)為是“可有可無”的崗位，一些企業(yè)將即將退休或者工作能力不強的員工安排在檔案管理崗位上，專業(yè)不對口，甚至沒有進行崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理混亂，不能滿足檔案信息化發(fā)展的需求。

二、企業(yè)電子檔案管理中的對策分析

（一）提高對電子檔案管理的認(rèn)識

新時期，電子檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性更加突出，在這一背景下，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，還是電子檔案管理人員，都要從根本上轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，正確認(rèn)識電子檔案的重要性和其對于信息時代發(fā)展的適應(yīng)性，建立以電子檔案為基礎(chǔ)，輔以紙質(zhì)檔案管理的新型思維模式，推動電子檔案管理進一步發(fā)展?？沙闪ｉT領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，對電子檔案管理工作進行監(jiān)管，并定期召開相關(guān)會議，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，并探討解決方案，使其管理水平不斷提升。

（二）健全規(guī)章制度，促進檔案管理工作規(guī)范化

為切實做好各類檔案的管理工作，保證檔案的完整性、真實性和保密性，必須結(jié)合本單位的工作實際和自身特點，在嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》的前提下，建立健全各種規(guī)章制度，如：《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案保密制度》、《檔案收集歸檔工作制度》、《立像及圖片檔案管理規(guī)程》、《檔案查閱制度》及《檔案管理員崗位工作責(zé)任制》等。這些制度的建立，能夠有效地規(guī)范各類檔案的管理工作，使檔案的收集、整理、歸檔、保存工作有章可循，促進檔案管理工作規(guī)范化，同時也使檔案管理人員更加明確自身的職責(zé)，切實增強工作責(zé)任感。

（三）強化電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全性

電子檔案管理中存在不穩(wěn)定性，主要是由于基礎(chǔ)設(shè)施難以滿足需求，因此要增加對電子檔案管理的資金投入，提高計算機設(shè)備的性能，使其穩(wěn)定性和工作效率都得以提高，同時可配置移動硬盤、數(shù)碼照相機等，為電子檔案系統(tǒng)的建立和完善創(chuàng)造良好的條件，同時要對檔案室安裝監(jiān)控設(shè)備，做好檔案的保管和保密工作。

（四）加強電子檔案管理職工培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

新時期，隨著社會信息化的進展，要求檔案管理者必須要具備多元知識背景，才能更好的滿足企業(yè)飛速發(fā)展的需求。鑒于此，必須要重視并加強對電子檔案管理職工的技術(shù)知識培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先，要加強檔案管理工作者對于理論、文化和管理等方面知識的學(xué)習(xí)，尤其是數(shù)學(xué)、計算機等學(xué)科知識，以促進檔案管理信息化的需求。其次，要加強檔案學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案自動化管理以及檔案的檢索、修裱、標(biāo)引、編研以及復(fù)制等基本技能的學(xué)習(xí)，從而能夠高效、快速、準(zhǔn)確的做好檔案的管理和查找。最后，檔案工作者自身必須要不斷學(xué)習(xí)，掌握檔案管理信息化技術(shù)和相關(guān)研究、分析等，從而不斷提高自身綜合素質(zhì)和能力。

三、總結(jié)語

總的來說，在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)面臨著很大的競爭壓力，提高內(nèi)部綜合管理力度可以為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的支撐，為其發(fā)展規(guī)劃創(chuàng)造有利的條件。電子檔案管理在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中的地位不可或缺，企業(yè)必須要對其予以足夠的重視，檔案管理部門自身也要端正態(tài)度，以信息化為指導(dǎo)方向，對服務(wù)意識和服務(wù)方式進行大膽的創(chuàng)新改革，并不斷提高專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理工作真正成為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步的重要保證。