分析房產檔案的數(shù)字化管理

文/張瑛，宜興市住房保障和房產管理局

分析房產檔案的數(shù)字化管理

文/張瑛，宜興市住房保障和房產管理局

數(shù)字化管理是房產檔案工作發(fā)展的重點內容，以現(xiàn)階段房產檔案工作發(fā)展情況為基礎，結合近年來數(shù)字化管理應用的特點，分析房產檔案工作中應用數(shù)字化管理的內容和方案。

房產檔案；數(shù)字化；管理；方案

二十一世紀是一個經濟發(fā)展速度非常迅猛的時代，也是一個信息數(shù)量不斷增加的時代。在這一背景下，各行各業(yè)都充斥著大量的信息資源，房地產行業(yè)也是如此。為了可以正確管理這些信息資源，為房地產行業(yè)提供更為有效的服務，就需要應用現(xiàn)代化的管理技術，從而達到房地產檔案的數(shù)字化管理。本文主要是從檔案管理的特點以及數(shù)字化管理理念的應用等情況進行分析，以此提出正確的應用方案。

1 房產檔案管理的特點

在出現(xiàn)房產行業(yè)之后，就出現(xiàn)了房產檔案。房產檔案與人們的現(xiàn)實生活存在緊密的關聯(lián)，其真實展現(xiàn)了社會群體的生活狀態(tài)。特別是在現(xiàn)階段，房產問題更是受到了大范圍的關注，這樣促使房地產檔案管理工作中出現(xiàn)新的挑戰(zhàn)和機遇。

其主要分為幾點內容：第一，在房產檔案管理工作中，因為現(xiàn)階段所處的社會背景是信息技術不斷優(yōu)化的時代，這樣促使房產檔案管理工作開始向著信息化管理的理念發(fā)展，也就是管理工作者在整合、轉移、歸檔信息的過程中，不再完全依據(jù)手工進行整合，而是可以應用網絡技術完成這一工作，以此有效提升檔案管理工作的效率和質量。并且，這一管理形式也在引導房地產檔案管理工作向著數(shù)字化的方向發(fā)展，其中與檔案管理工作相關的設施、信息系統(tǒng)、軟件等產品也被正確應用到房地產檔案管理工作中。第二，在房地產檔案管理工作中，網絡的推廣也為檔案信息資源共享化的發(fā)展提供了依據(jù)，以此促使房產檔案服務應用現(xiàn)代化的社會服務效率得到了有效的提升，應用者只要依據(jù)網絡就可以正確依據(jù)檔案網絡查詢相關信息。并且，也為房產檔案服務的多樣化發(fā)展提供了便捷，房地產單位可以設計相關的網站，與應用者進行信息的溝通，以此為應用者提供更為便利的服務。

2 房產檔案數(shù)字化管理的應用

2.1 實現(xiàn)房產檔案信息的多樣化查閱

例如在電子圖中找到一個房屋，就可以知道這一座房屋的層次、面積、構成等相關信息，同時也可以獲取這一棟房屋的產權人信息、多少面積、分戶圖等內容。相反，也可以結合房屋所處位置、產權人等相應信息的查閱明確其所在的電子位置和周邊設施。同時也可以依據(jù)商品房預售證明、商品房備案合同編號獲取其所在位置和銷售的相關信息等。

2.2 優(yōu)化圖上查閱統(tǒng)計功能

例如在基礎地形圖中劃分相關范圍，就可以獲取這一區(qū)域中整體房產信息的綜合查詢、統(tǒng)一打印最終結果，同時也可以進行圖形輸出打印和制圖制作和輸出。結合這一特點可以對一個物業(yè)小區(qū)中的房屋特點進行整合分析，并且以此為基礎對房屋實施物業(yè)管理、拆遷管理等工作。

2.3 展現(xiàn)數(shù)字檔案和檔案元件彼此管理的特點

系統(tǒng)可以依據(jù)計算機數(shù)碼成像技術，構建三維虛擬檔案庫房檔案系統(tǒng)，從而對數(shù)字化方案和檔案元件實施相對的管理。在電腦虛擬系統(tǒng)中，隨意打開一個檔案架，就可以動態(tài)展現(xiàn)檔案。系統(tǒng)會自主實施碰撞檢測，提供有關導航的圖標，指導操作人員打開檔案鬼，從而快速獲取相關信息，獲取檔案，并且具備顯示和打印等服務功能。同時，對檔案查找提出有關的權限管理約束，保障檔案信息和電子信息的安全性。

2.4 有助于對檔案的應用情況進行管理

系統(tǒng)對每一個檔案的應用情況都會進行記錄，其中包含了借閱者、借閱的時間、信息內容以及歸還的時間等，這些信息可以依據(jù)時間段來整合管理檔案的應用情況。

3 房地產檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化方案分析

其主要分為以下內容：第一，科學設計數(shù)字化建設方案。在設計過程中，需要全面分析部門發(fā)展過程中遺留下來的歷史問題，以及現(xiàn)階段新增加的房產檔案信息，之后對其未來的發(fā)展提供科學的工作方案，以及發(fā)展中需要關注的問題，同時在設計方案的過程中需要以現(xiàn)階段發(fā)展為基礎不斷優(yōu)化方案，例如對于新增加的檔案，需要在不影響登記發(fā)證等日常工作的背景下，可以在發(fā)證之后與實物歸檔前期間實施建檔工作。結合實際庫存檔案信息，為了有效展現(xiàn)出數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應用價值，可以對現(xiàn)階段應用效率高的房地產信息構建檔案系統(tǒng)，之后解決剩余的檔案庫存等問題。第二，優(yōu)化數(shù)字化管理要求。全面的房產檔案信息是達到數(shù)字化管理的重要基礎內容，這樣在構建檔案信息的過程中，需要確保信息的科學性、連續(xù)性以及全面性，其中包含了產權源頭、身份證、姓名、房產類型、房屋面積、應用時間、產權變化以及證明等各種類型的房產信息。同時，也要確保信息的字跡清楚明了，設計序列是正確的，圖像和數(shù)據(jù)信息都是正確的，從而確保房產產權都是科學、有效的。我國房產檔案信息化管理設計最重要的工作就是設計房產檔案數(shù)字化管理工作的標準，這一標準是以應用價值、安全保密等因素為基礎進行設計的，從而引導各個區(qū)域的房產數(shù)字化建設工作不斷推廣，整合相關的信息資源，提升整體房地產檔案管理工作的質量和效率。第三，加大基礎設備和人才團隊的建設。結合房產檔案數(shù)字化管理工作的需求，其在優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時，一定要全面分析基礎設備的建設工作，其中包含了符合工作的機房，確保機房中的整體布線、安全預防、溫濕度以及防潮、塵土、雷電等設施的有效性。同時也要具備有效的信息整合設施，例如高效的掃描儀等。除此之外，與房地產檔案管理工作有關的工作者就是檔案工作者，若是這一類工作者的素質過低，將難以提升房產檔案管理工作質量和效率。這就需要在實際發(fā)展過程中，需要加大培訓強度，確保每一位檔案管理工作者都可以認識到檔案管理工作的必要性，并且擁有強烈的安全保護觀念，認識到自身的責任，保障信息檔案的安全性和全面性。

4 結束語

總而言之，為了讓數(shù)字化管理成為房地產行業(yè)發(fā)展的重要內容，在實際發(fā)展中，房地產檔案管理工作者需要準確掌控機遇，正確面對發(fā)展過程中帶來的挑戰(zhàn)，不斷提升發(fā)展的速度，以此達到檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，構建信息產業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，從而為未來數(shù)字化城市的發(fā)展提供有效的依據(jù)。

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[2]吳利敏.談房產檔案數(shù)字化管理——以郴州市房產檔案管理現(xiàn)狀為例[J].檔案時空,2016,(08)：38-39.

[3]王斌.計算機技術在房產檔案數(shù)字化管理中的幾點思考[J].硅谷 ,2015,(03)：147.

張瑛，職稱：館員,職務：局辦公室主任。文章方向：人事文書檔案，保障性住房建設檔案，房產檔案,研究方向：檔案管理。