單位檔案管理工作優(yōu)化策略

文/郭棟，商水縣衛(wèi)生和計劃生育委員會

單位檔案管理工作優(yōu)化策略

文/郭棟，商水縣衛(wèi)生和計劃生育委員會

檔案匯集單位所有工作者及工作的資料，只有做好檔案管理工作，才能為我國單位管理打下堅實的基礎(chǔ)。本次研究在深入分析單位檔案管理不足指出基礎(chǔ)上，提出一系列改進建議，以期為類似研究提供一定指導(dǎo)。

單位；檔案管理；優(yōu)化策略

檔案管理是一項較為系統(tǒng)性的工作，在社會飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開工作人員的檔案管理。檔案管理主要包含人事、勞資等部門在培養(yǎng)、選用人才活動中形成的寶貴材料，詳細記錄每個人在不同時期、不同階段的發(fā)展情況，單位發(fā)展中出現(xiàn)的各種資料，有助于了解單位的整個發(fā)展歷程。因此，做好對檔案管理工作，不僅能提升該單位檔案管理水平，也能為單位發(fā)展等提供依據(jù)。

1 單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 管理意識比較淡薄

眾所周知，檔案管理屬于默默無聞的工作形式，不容易引起他人的注意，也不易獲得重大的突破。長時期以來，單位中的工作者，包含領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案工作的重視程度不足，認為這項工作僅僅是簡單的抄寫或記錄信息，將檔案保管好即可。他們并未意識到做好檔案管理對員工產(chǎn)生的影響。加之，由于歷史的原因，《檔案法》長時間擱置，不重視檔案管理的決定，其在單位中發(fā)揮重要的作用比較模糊[1]。因此，多數(shù)單位極易忽視檔案管理工作，普遍存在應(yīng)付對待檔案管理工作的情況，而檔案在選拔人事人員中的作用并未發(fā)揮出來。

1.2 管理機制不夠完善

單位開展的檔案管理是一項復(fù)雜的工作，主要包括收集、識別、存儲、統(tǒng)計等內(nèi)容。因此，人事單位必須創(chuàng)建完善的檔案管理制度，例如：系統(tǒng)人員崗位責(zé)任制，文件安全存儲系統(tǒng)等，確保檔案管理工作的順利進行。但部分單位并未建立相應(yīng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案收集的數(shù)據(jù)不完整，文件管理質(zhì)量和數(shù)量相當(dāng)缺乏。加之，少數(shù)人事單位并未設(shè)立專門的組織，人事變動會帶來一些隨機、盲目性的檔案管理。

1.3 缺少先進的管理設(shè)備

檔案管理過程中，部分單位設(shè)施簡陋，將檔案辦公、收納放在一個辦公室內(nèi)，而辦公室并未設(shè)計鐵門、鐵窗等措施實施保護。加之，對檔案的防火、防潮等僅采用最基本的方法，管理水平及層次較低[2]。此外，有些單位管理手段落后，調(diào)閱檔案等還依賴手工尋找方法，如果檔案反復(fù)使用、陽光照射等會導(dǎo)致檔案字出現(xiàn)跡不清晰、發(fā)黃等情況，直接威脅檔案的安全。此外，單位從事檔案管理的人在理論知識、專業(yè)素養(yǎng)和文化程度上參差不齊，檔案管理員大都是從其他崗位上轉(zhuǎn)崗來的，檔案管理專業(yè)出身的人員少之又少。即便是出身于檔案專業(yè)人員，其專業(yè)知識也比較老化，知識面較為狹窄，學(xué)歷比較低等，這些因素導(dǎo)致其難以與新形勢下檔案管理事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。

2 單位檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 提升檔案管理意識

單位領(lǐng)導(dǎo)干部必須高度重視檔案管理工作，將這項工作與干部隊伍建設(shè)放在同等重要的位置。 大力宣傳《檔案法》的學(xué)習(xí)，確保管理人員認識到檔案工作的重要性。雖然檔案僅是企單位業(yè)務(wù)管理中的輔助內(nèi)容，但卻是這些管理層制定決定的依據(jù)，也是這些單位引入優(yōu)秀人才的信息源，能保障單位檔案管理工作順利展開[3]。在單位應(yīng)組建專門的管理小組，定期對檔案信息實施歸檔、整理等操作，發(fā)現(xiàn)問題及時給予糾正和處理。此外，單位要對檔案管理創(chuàng)建相應(yīng)的考核制度，定期巡視、檢查檔案管理工作，推動檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展。

2.2 完善檔案管理機制

檔案管理是一項復(fù)雜、瑣碎的工作，單位要依據(jù)社會現(xiàn)實及本單位實際情況，不斷完善檔案管理制度，以適應(yīng)檔案管理的需要，提升檔案管理水平。尤其是建立必備的安全保障體系，對檔案實行安全管理具體內(nèi)容如下：（1）檔案室不存放易燃材料，材料必須應(yīng)避光保存，并保持一定的溫度。（2）建立計算機輔助管理相關(guān)制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案收集、歸檔、轉(zhuǎn)出等操作[4]。此外，為檔案工作建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，強化責(zé)任分工，明確各級責(zé)任，促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 配置先進的檔案管理設(shè)施

單位管理人員要注重檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障。檔案管理者在發(fā)現(xiàn)管理設(shè)備存在問題時，要及時上報給領(lǐng)導(dǎo)，雙方共同加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。同時，為檔案資料建立專門的管理庫房,并做好相應(yīng)的防火、防潮、防盜等操作，如：在庫房內(nèi)配置滅火設(shè)施、設(shè)計鐵質(zhì)防盜柜等。此外，還必須設(shè)計相應(yīng)的防盜、防火等自動監(jiān)控或報警設(shè)施，利用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)滿足新時期檔案管理需求。運用現(xiàn)代化手段管理檔案信息，也就是依托計算機開展各項管理工作。檔案管理員是檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響[5]。因此，單位要采用多元化的方法，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。例如，組織老員工學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備，針對新型檔案管理設(shè)備進行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能。同時，還可以建立相關(guān)的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質(zhì)提升，以保證工作的發(fā)展需求，更好地為檔案管理工作服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為單位管理工作中的重要組成部分，設(shè)法做好這項工作，不僅能提升工作人員的管理水平，也能激發(fā)其工作潛力，讓他們?yōu)楸締挝回暙I出一份力量。本文以檔案管理為研究視角，闡述單位檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出一系列改進對策，以期為各項工作順利實施提升一定參考。

[1]韓英.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014.

[2]崔萬有.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2015.

[3]張麗.淺談檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2013.

[4]劉禹鵬.優(yōu)化檔案管理方法提高檔案管理質(zhì)量[J].卷宗,2016.

[5]郭紅霞.新時期事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化思路研究[J].東方企業(yè)文化,2015.